Betere faciliteiten nodig in kantoortuinen

Stilte a.u.b., hier wordt gewerkt

We hadden al casual Friday, mogelijk kunnen we in de toekomst een silent Tuesday aan onze werkweek toevoegen. Een aantal Vlaamse organisaties experimenteert momenteel namelijk met een ‘prikkelarme’ werkdag: stille dinsdag. Volgens een deel van die werknemers is het een verademing, een volle ochtend waarbij gesprekken met collega’s tot een minimum worden beperkt. Ook de mails, telefoontjes en whatsappjes zijn even een no go. Het blijkt dat mensen zich op die dag veel beter kunnen concentreren en sneller hun werk af kunnen krijgen. Het invoeren van stille dagdelen zou een effectieve manier kunnen zijn om ambtenaren tegemoet te komen die last hebben van onrust op hun werkplek. Want het is inmiddels wel duidelijk dat populaire flexibele werkvormen, zoals een open kantoortuin, bijwerkingen hebben.

Dat bevestigt hoogleraar Peter Vink, hij is de zogenoemde comfort-professor bij Industrieel Ontwerpen aan de TU Delft. Hij schreef onder meer het boek Het nieuwe kantoorinrichten. ‘Bepaalde taken zijn uitstekend geschikt voor een kantoortuin’, legt hij uit. ‘Sommige mensen vinden het prettig om op de hoogte te zijn van wat er gebeurt in een organisatie, en in een grote open ruimte kan dat. E-mail bijwerken en declaraties indienen lukt ook nog wel.

Maar wanneer er complex werk gedaan moet worden waar concentratie voor nodig is, heb je een andere omgeving nodig.’ Volgens de hoogleraar valt een hoop te bereiken met het maken van onderlinge afspraken, bijvoorbeeld dat er ruimtes in het gebouw zijn waar niet gesproken wordt. ‘Maar er zouden ook betere faciliteiten in de gemiddelde kantoortuin kunnen worden gemaakt, zoals afgesloten kamers om als concentratieplek te gebruiken.’

Snel afgeleid
Naar aanleiding van een studie onder 779 kantoormedewerkers in de VS en Canada (Veitch e.a., 2007) is een top drie van grootste ergernissen in een kantoortuin opgesteld. Nummer één: privacy/ akoestiek, daarop volgt de temperatuur en ventilatie en op de derde plaats de ontevredenheid over verlichting. Veel studies geven aan dat een kantoortuin ongeschikt is voor ingewikkelde taken. Zo liet een onderzoeker 17 proefpersonen een zoektaak op internet uitvoeren én een opdracht waarbij een tekst geredigeerd moest worden. Zij liet de personen de taak rustig en zonder geluid doen, vervolgens naast mensen die continu spraken en tot slot naast mensen die slechts af en toe praatten. Dat laatste stoorde niet, zo bleek uit de resultaten. De prestatie nam gemiddeld over alle proefpersonen zelfs toe als er in de nabijheid af en toe werd gepraat.

‘Maar nu wordt het interessant’, vertelt hoogleraar Vink over dit onderzoek. ‘Wanneer je de groep proefpersonen splitste in mensen die snel afgeleid worden en mensen die niet snel afgeleid worden, dan zag je duidelijke verschillen. Bij de opdracht om iets op internet te zoeken waren de prestaties van mensen die zich minder konden focussen significant beter in de stille conditie dan in beide lawaaiige omgevingen. Deze trend was ook zichtbaar bij het corrigeren van de tekst, maar het verschil was niet significant. Het is dus per persoon verschillend of men in een open kantoortuin goed kan presteren’, concludeert hij.

‘Bij mensen die zich moeilijk kunnen concentreren, is een rustige omgeving meer van belang. Bij de anderen is af en toe wat woorden horen zelfs prestatieverhogend. Hoe groter de kantoortuin, hoe vaker er wordt gesproken. Dus onderzoek pleit voor de mogelijkheid dat mensen zich kunnen terugtrekken, maar de kantoortuin moet ook beperkt in omvang zijn om ervoor te zorgen dat er pauzes in de gesprekken zijn.’ De meest voor de hand liggende oplossing is volgens Vink te vinden in de gedachte achter flexibel werken, namelijk keuzevrijheid voor werknemers. ‘Er zouden meer verschillende type werkplekken aangeboden moeten worden. Ambtenaren kunnen dan zelf de plek kiezen die het beste bij hun activiteit van dat moment past. Het kantoor is er uiteindelijk alleen maar om mensen te helpen hun werk goed uit te kunnen voeren. Zorg dat er voldoende goede en verschillende type werkplekken zijn zodat medewerkers goede prestaties kunnen leveren’, zo adviseert hij de werkgevers.

Stiltezones
Bij de gemeente Utrecht hebben ze sinds de opening van het ultramoderne stadskantoor in 2014 ook al het een en ander aangepast. Sommige gemeenteambtenaren klaagden over te weinig werkplekken, geluidsoverlast en een tekort aan ruimtes met privacy. Maar een groot deel van die problemen is inmiddels opgelost, zegt de gemeente. ‘Het was destijds een enorme verandering waarbij we al werkende ook moesten leren. Zo hebben we oplossingen moeten bedenken voor het bellen’, legt woordvoerder Maaike Wilmink uit. ‘Mensen bleken soms last hebben van telefonerende collega’s en anderen wilden wat meer privacy bij telefonische gesprekken. Daar hebben we praktische oplossingen voor gevonden. Er zijn nu stiltezones, voor de collega’s die geconcentreerd moeten lezen bijvoorbeeld. En voor het bellen hebben we telefoonhokjes geplaatst: half open met een kap. Je kunt er aan een tafeltje staan bellen en schrijven. Dat werkt perfect.’

Maar de verantwoordelijkheid om rustig te kunnen werken ligt ook voor een groot deel bij de ambtenaren zelf, vindt Anselma Zwaagstra van vakbond CNV. ‘Bij de vrijheid die je krijgt met flexibel werken kun je er ook voor zorgen dat je dat op een goede manier voor jezelf regelt’, aldus de vakbondsbestuurder. ‘Uiteraard moet de werkgever wel goed faciliteren. Daarom is het heel belangrijk dat er van tevoren afspraken worden gemaakt over de invulling van het flexibel werken.’ Het is volgens Zwaagstra ook een kwestie van zelf beter je tijd indelen en onderling goede afspraken maken.

‘Vragen of een bellende collega zich even afzondert, bijvoorbeeld. Je ziet ook dat op maandag, woensdag en vrijdag mensen veel vaker thuis werken. Met als gevolg dat het op dinsdag en donderdag druk is op kantoor en het vechten is om een werkplekje. Dat lost zich vanzelf op, het heeft tijd nodig’, is haar overtuiging. ‘Mensen passen hun werkweek daar vanzelf op aan.’ De vakbond is groot voorstander van flexibel werken. ‘Het geeft een hoop vrijheid voor werknemers en is een win-winsituatie. De nadelen wegen wat ons betreft niet op tegen de voordelen.’