Valkuilen voor collegevorming

CDA, PvdA en VVD vormen door de verkiezingsuitslag niet meer automatisch een breed samengesteld college van Gedeputeerde Staten. In sommige provincies wordt het een hele toer om een nieuwe coalitie te vormen. ‘Meer nog dan in gemeenten, waar de PVV alleen in Almere en Den Haag meedeed, wordt het in de provincies misschien lastiger een coalitie te vormen omdat de PvdA of het CDA net als in Limburg de PVV uitsluit’, zegt Joan Smithuis, voormalig interimdirecteur communicatie en adviseur in vijf provincies en een fors aantal grote gemeenten.

Een belangrijke les van de gemeenteraadsverkiezingen van vorig jaar, die ook een versplintering van het politieke landschap opleverde, is het inschakelen van een onafhankelijke informateur. Smithuis: ‘Een neutrale informateur maakt de lijstjes wie met wie wil en met welke combinatie de onderhandelingen worden gestart.’ Als de onderhandelaars van politieke partijen die keuzes zelf moeten inventariseren, kan dat het formatieproces belasten. Smithuis, 11 jaar directeur communicatie in Amsterdam tot 1997, sprak in tien grote gemeenten met hoofden communicatie, strategen, gemeentesecretarissen en onderhandelaars over hun ervaringen in de collegevorming.

‘Ik wilde weten wat “de andere kant”, de onderhandelaars van de politieke partijen, vond van het onderhandelingsproces. Ik had gedacht dat die veel solider in het onderhandelingsproces zouden zitten. Ze hebben campagne gevoerd, verkiezingen gewonnen en moeten dan gaan onderhandelen. Hoewel je zou denken dat het zo uit de kast wordt getrokken, blijkt er geen draaiboek voor de formatie te zijn. Vaak is er geen geheugen. Van de politieke partijen bleek alleen D66 een driedaagse cursus te hebben georganiseerd voor haar lijsttrekkers.’ De ambtelijke organisatie daarentegen lijkt het beste voorbereid om met draaiboeken, overdrachtsdossiers en ondersteunende teams bedoeld om invloed te behouden, onzinnige voorstellen tegen te gaan en politieke rekenkunde te corrigeren.

Adviezen

Soms wordt de ambtelijke organisatie bewust buiten het proces gehouden, vooral wanneer de oppositiepartijen winnen. ‘De ambtelijke organisatie moet beseffen dat de formatie het feestje van de politiek is. Adviseren doe je dus bij de koffieautomaat’, aldus Smithuis die zijn onderzoek uitvoerde met het lectoraat communicatie van de Hogeschool Utrecht.

Op dat feestje gaat het vaak en veel om de inhoud. Maar uiteindelijk zijn het formatieproces en de onderlinge verhoudingen doorslaggevend. ‘Als het fout gaat, ook tijdens de onderhandelingen, is het bijna allemaal te herleiden tot gebrek aan vertrouwen tussen onderhandelaars en de eigen fractie. Het verstandigste is daarom de onderhandelingen met twee onderhandelaars te doen, één voor de inhoud en één die op het proces, de onderlinge relaties en emoties let.’

Het is ook slim een vrouw in het onderhandelingsduo op te nemen. ‘Formatie is marathonlopen. Het moet gebeuren naast het gewone werk. Dat vreet energie. Het is dan belangrijk om af en toe een pauze te nemen en rust te creëren. Vrouwen zijn daarin intelligenter. Mannen gaan maar door.’ Ambtenaren moeten niet in de leunstoel afwachten. ‘Het beste is wanneer elke ochtend de politieke vragen worden geïnventariseerd en uitgezet.’

Fris

Probleem is dat zeker de ervaren bestuurders en onderhandelaars vaak liever de hen vertrouwde ambtenaren inschakelen. Het is verstandiger, vindt Smithuis, om toch altijd een rechtstreekse lijn te hebben tussen onderhandelaars en de hoogste ambtenaar, de algemeen directeur of provinciesecretaris. ‘Moet je voorstellen dat een strategieambtenaar betrokken wordt bij het schrijven van de tekst waarin staat dat met een bepaald percentage wordt bezuinigd op de ambtelijke organisatie. Hij zal die tekst nog regelmatig nagedragen krijgen en dat is niet handig.’

Hoofden communicatie en communicatieafdelingen hebben er volgens Smithuis te weinig oog voor dat de politiek aan zet is in de formatie. ‘Onderhandelaars zitten soms tot op woordniveau met elkaar door te praten. Dan gaat het er niet om of dat te communiceren is, maar onderhandelaars willen in het akkoord herkenning voor hun achterban van hun verkiezingsprogramma.’

Eén ding zou hij onderhandelaars en communicatieafdelingen willen aanraden: ‘Als de onderhandelingen klaar zijn, neem dan even de tijd voordat je het college presenteert. Even douchen, andere kleren aantrekken en met de eigen woordvoerders doorspreken wat de boodschap wordt, je hoeft hiervoor geen externen in te huren. Zorg ervoor dat een fris en samenhangend beeld wordt gepresenteerd. Geen triomfantelijk grijnzende mannen achter de microfoon. Ook geen situaties waarin maar een paar bestuurders het woord voeren en de anderen niets zeggen. Je moet laten zien dat het akkoord gezamenlijk wordt gedragen.’