Regie in de regio

Griffiers Noordoost-Brabant pakken bestuurlijke spaghetti aan

‘Overal in het land wordt gediscussieerd over grip van gemeenteraden op regionale samenwerkingsverbanden zoals gemeenschappelijke regelingen. De raad staat op afstand terwijl er heel veel geld in omgaat. We hebben op verzoek van de gemeenteraden een werkwijze ontwikkeld waarmee we na de verkiezingen van vorig jaar van start zijn gegaan’, steekt Wim Amesz, griffier van Den Bosch van wal. Op deze dinsdagochtend doen hij en zijn collega’s uit Meierijstad en Sint- Michielsgestel in Den Bosch die nieuwe werkwijze uit de doeken, waarbij ze zelf de nodige kanttekeningen zetten. Want hoewel er een goede start is gemaakt, kan het nog altijd beter.

Als eerste werd door de griffiers voorgesteld, en door de raden omarmd, om focus aan te brengen: oftewel een keuze te maken op welke samenwerkingsverbanden de nieuwe werkwijze zou worden ‘losgelaten’. ‘Raden willen grip op álle samenwerkingsverbanden, maar je moet ergens beginnen.

Op basis van vooraf opgestelde criteria hebben we er zes uitgekozen. Daar zijn de raden mee akkoord gegaan’, zegt Nicole Hoogerbrug (Sint-Michielsgestel). Voor de keuze uit de vele samenwerkingsverbanden werden drie criteria opgesteld: de samenwerkingsverbanden zijn van strategisch belang, er is een groot financieel belang mee gemoeid en ze houden zich bezig met de directe dienstverlening aan de inwoners.

Op basis van die criteria werden de Veiligheidsregio Brabant-Noord, de Omgevingsdienst Brabant noord, de GGD Hart voor Brabant, het convenant AgriFood Capital en de twee inkooporganisaties Wmo en jeugd als ‘prioritaire samenwerkingsverbanden’ uitgekozen. ‘Dat wil overigens niet zeggen dat we tot in lengte van jaren met deze zes regelingen blijven werken’, stelt Hoogerbrug. ‘Als op een bepaald gebied iets gaat rollen en de raden hebben het gevoel dat ze daar meer betrokkenheid bij willen hebben en meer op willen sturen, dan kunnen we switchen.’

Weerstand
‘Onderscheidend in onze aanpak is dat de raden op nagenoeg hetzelfde moment een besluit nemen en alle informatie met elkaar delen’, vervolgt Etienne Franken (Meierijstad). Daartoe worden de vergadercycli van de raden op elkaar afgestemd. Daarnaast wordt alle informatie voor alle raden ontsloten via een speciaal ‘hoekje’ in het bestaande raadsinformatiesysteem.

Als een gemeenschappelijke regeling zienswijzen van de deelnemende raden willen hebben, staat dat voorstel in het systeem. De raadsleden kunnen dan ook per gemeente zien wat de zienswijze is en welke moties en amendementen zijn ingediend. Die kunnen dan door andere gemeenten worden ondersteund. ‘Op die manier kunnen raden de krachten bundelen’, aldus Franken. ‘Als zeventien gemeenten een gezamenlijk standpunt innemen, kun je een deuk in een pakje boter slaan. Vaak komt daar de verzuchting van raadsleden over samenwerkingsverbanden vandaan; dat ze niets kunnen veranderen. Dat kan dus wel.’

‘Als je als zeventien gemeenteraden met dezelfde motie komt, sta je veel sterker dan als iedereen zijn eigen weg gaat’, vult Amesz aan. Het is daarbij wel van belang dat het systeem goed en snel worden gevuld; een punt van aandacht, erkennen de drie griffiers.

Het fenomeen ‘adoptiegriffiers’ is ook onderscheidend in de Noordoost-Brabantse aanpak, vinden de griffiers. Koppels van twee tot drie griffiers hebben elk een samenwerkingsverband onder hun hoede. Zij hebben direct contact met het bestuur ervan en bespreken met hen wat er de komende periode zit aan te komen en op welke momenten inbreng van de raden wordt verwacht, zodat de griffiers hun raden daar inhoudelijk en agendatechnisch op kunnen voorbereiden. ‘Door te investeren in de relatie met de samenwerkingsverbanden kunnen de raden goed en eerder in positie worden gebracht’, vat Amesz samen. ‘Ook voor samenwerkingsverbanden is het prettig om te kunnen afstemmen wanneer bijvoorbeeld een beleidsvisie het beste in tijd kan worden weggezet en welke afspraken we met elkaar kunnen maken.’

Wennen is het wel, voor die samenwerkingsverbanden, weten de drie griffiers. Ze kregen ook wel te maken met weerstand, zoals onder meer bij het nieuwe convenant met AgriFood Capital; het huidige loopt in 2020 af. ‘De raden wilden geen plan voorgelegd krijgen waar ze ja of ja tegen konden zeggen. Er zijn best momenten geweest dat de raden de poot stijf hebben moeten houden en hebben benadrukt dat ze invloed willen’, vertelt Hoogerbrug.

Het resultaat is dat de raden die invloed krijgen. ‘Als ieder voor zich dat had gedaan, was dit echt niet gelukt. Dan was er eind 2019 gewoon iets als raadsvoorstel binnengekomen’, vult Amesz aan.

Minder invloed
Lastig is ook dat drie van de zes samenwerkingsverbanden geen gemeenschappelijke regelingen zijn. ‘Vooral op de inkoopconstructies Wmo en jeugd is lastig grip te krijgen’, stelt Hoogerbrug. ‘Die hebben geen bestuur en geen directie. Als adoptiegriffier heb je niet een direct aanspreekpunt. Daar zijn we wel tegenaan gelopen: met wie moet je gaan praten? Als adoptiegriffier kun je dat contact minder vormgeven en daarmee minder invloed uitoefenen en daar gaat het uiteindelijk om.’ De griffiers zijn nog zoekende hoe dit kan worden verbeterd. Franken: ‘Daar hebben we het ei van Columbus nog niet voor gevonden.’

Last but not least worden twee keer per jaar regiobrede bijeenkomsten gehouden waarin, in principe, de zes samenwerkingsverbanden centraal staan. Net na de verkiezingen vond de eerste bijeenkomst plaats, waar alle zes de samenwerkingsverbanden zich presenteerden. Van de zo’n 200 raadsleden die de zeventien gemeenten tellen, kwamen er 150 op af.

In een tweede, eveneens drukbezochte, bijeenkomst werd meer de verdieping gezocht en in de derde bijeenkomst, die net achter de rug is, stond de Veiligheidsregio centraal. ‘Met de samenwerkingsverbanden proberen we af te stemmen waar hun behoefte ligt. Is er bijvoorbeeld een beleidsthema waar ze graag input van de raden op willen hebben. We zorgen ervoor dat er een uitdagend programma voor de raadsleden ligt’, verduidelijkt Franken. Doel van die regiobrede bijeenkomsten is niet alleen het vergroten van de kennis van de raadsleden over de samenwerkingsverbanden en de onderwerpen die er spelen. De onderlinge contacten tussen raadsleden uit de zeventien gemeenten is eveneens een winstpunt, stellen de griffiers.

Met de nieuwe werkwijze wordt nu bijna een jaar geëxperimenteerd. De eerste ervaringen en reacties zijn positief, stellen de griffiers. ‘Ik merk dat de samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen veel meer bij de raadsleden leven en meer aandacht krijgen. Je kunt het niet een op een vertalen dat het door deze aanpak komt, maar het valt me op dat er deze periode veel meer aandacht voor is’, stelt Amesz. Dat herkent Hoogerbrug: ‘Er zit veel meer energie op.’ De raadsleden hebben ook echt meer grip gekregen, omdat ze nu veel meer vooraan in het proces bij de besluitvorming worden betrokken, stellen de griffiers.

Smoelenboek
Dat gevoel wordt niet gedeeld door Mari van der Aalsvoort, fractievoorzitter van Team Meierijstad, de grootste fractie in de raad van Meierijstad. ‘Ik kan nog niet zeggen dat ik nu grip heb op de regionale samenwerkingsverbanden.’ Wel ziet hij flinke verbeteringen. ‘Door de regionale bijeenkomsten hebben we als raadsleden beter onderling contact. Ook via Ibabs [het raadsinformatiesysteem, red] is veel beter inzichtelijk wat andere gemeenten van voorstellen vinden. Dat is echt een hele grote stap voorwaarts.’ Paul van der Krabben, fractievoorzitter van Bosch Belang, stelt wel meer grip op de regionale samenwerkingsverbanden te hebben gekregen en ziet ook het enthousiasme onder raadsleden groeien. ‘Samen sta je sterker’, vat hij kort en krachtig samen.

De informatievoorziening vanuit de samenwerkingsverbanden is verbeterd maar, uitgezonderd de Veiligheidsregio, nog wel onvoldoende gestructureerd, vindt Van der Krabben. Van der Aalsvoort kwalificeert de winst van de nieuwe werkwijze al met al als marginaal en mist vooral een stip op de horizon. Hij zou graag zien dat de besluitvorming in kleiner regionaal verband, met raadsleden en portefeuillehouders uit alle betrokken gemeenten, zou plaatsvinden. ‘Nu gebeurt dat toch in eigen kring. De uiteindelijke standpuntbepaling gebeurt in de eigen raden; ik zou dat liever in regionaal verband doen. In 2018 is een goede stap gezet, maar wat mij betreft wordt 2019 het jaar van de doorontwikkeling.’

Ook Van der Krabben ziet mogelijkheden tot doorontwikkeling. Dit jaar wil hij dat er een soort regionaal ‘smoelenboek’ beschikbaar komt. ‘Raadsleden uit verschillende gemeenten kunnen elkaar dan makkelijker vinden en bijvoorbeeld vooraf de koppen bij elkaar steken om samen een amendement in te dienen.’ Ook zou hij via een verenigde vergadering van alle raden willen toegroeien naar een regioraad. ‘Dan kun je zaken regionaal afstemmen en verankeren; daar wil je uiteindelijk naar toe.’

Van der Krabben weet dat dat nu nog onbespreekbaar is. ‘Het is vanwege het politieke draagvlak belangrijk om kleine stapjes in die regionale samenwerking te zetten en we gaan stap voor stap vooruit. Al zou het wat mij betreft allemaal wat sneller mogen.’

De regio wil niet toe naar een regioraad, à la de Drechtsteden, stelt griffier Hoogerbrug. ‘Onze werkwijze is niet bedoeld als opstapje voor een regioraad.’ Wel wordt rondom de totstandkoming van het nieuwe convenant met AgriFood Capital gedacht aan een verenigde vergadering. ‘Het summum van grip als die tweehonderd raadsleden bijeenkomen en met zijn allen amendementen indienen’, aldus Franken. ‘Maar dat zijn nog toekomstbeelden.’

Verbetering
De griffiers zullen de laatste zijn die geen mogelijkheden tot verbetering zien, want niet alles gaat als gewenst. De afstemming van de besluitvormingscyclus is een lastige. Franken: ‘We willen de besluitvorming binnen twee tot drie weken op de borden van de raden krijgen. Als griffiers doen we dan ons best om het zo te plannen dat er dan een raadsvergadering is, maar die gemeenschappelijke regelingen moeten dan hun spullen wel op tijd aanleveren. Dat proces loopt nog niet lekker en moet echt beter.’

De raadsleden moeten daarnaast wennen aan de aparte informatiestroom in het raadsinformatiesysteem. ‘Op gezette tijden zetten we dat wel in de etalage en het staat of valt met het goed vullen. Ik verwacht wel dat het met de komende ronde kadernota’s goed geraadpleegd gaat worden’, aldus Franken. Hoogerbrug: ‘De essentie van de nieuwe werkwijze is dat we vooraan in het proces willen zitten. Wat dat betreft zitten we nog in de opstartfase.’

‘Onze werkwijze is ook niet de heilige graal van hoe om te gaan met samenwerkingsverbanden; het is een pakket van maatregelen waardoor je meer grip op het proces voelt en krijgt. Onze aanpak kan nog best worden verfijnd, maar we doen er iets aan’, stelt Franken. De griffiers en de raden nemen de ‘bestuurlijke spaghetti’, zoals samenwerkingsverbanden vaak worden gezien, niet voor lief wil hij maar zeggen. Volgend jaar wordt de Noordoost- Brabantse aanpak geëvalueerd. Amesz lachend: ‘We moeten nog wel wat te wensen hebben.’