Ongewenst vader door gba-fout

Maandag 17 december gaat om 11.30 uur de telefoon: kandidaat-notaris Matthijs Laumans belt met de mededeling dat er 'kind' staat vermeld op mijn gba-uittreksel. Hij had dat uittreksel bij de gemeente Nijmegen opgevraagd voor het sluiten van een notarieel contract. 'Ik denk, ik bel u maar even op uw werk, want het zou gevoelig kunnen liggen thuis. In het gesprek met u en uw partner vertelde u mij immers geen kind op uw naam te hebben. Toch hangt er officieel één aan u', zegt hij. 'U weet zeker dat het niet uw kind is?'

Hij zal het document scannen en vervolgens mailen, zodat ik mijn ongeloof met eigen ogen kan wegnemen. Nee, hij maakt geen grapje: als laatste categorie, onder mijn historische adresgegevens, is een apart blok aangemaakt. 'Kind' staat er, onderstreept. Naam: Chris M. Geboorteplaats: Dordrecht. Geboortedatum: april 2004. Registergemeente: Dordrecht. En verder het nummer van de documentakte.

Of ik, als het volgens mij niet klopt, er zelf maar werk van wil gaan maken. Liefst voor het passeren van de akte. 'Prettige dag verder.' Telefonisch, zo laat de afdeling Burgerzaken Nijmegen de volgende ochtend weten, kan mijn verzoek de fout - want dat moet het zijn - ongedaan te maken, niet worden afgehandeld. Met een geldig legitimatiebewijs en de bijbehorende documenten dien ik me aan de balie te melden. 'Liefst ook met de gba-aanvraag', luidt de boodschap.

Twee dagen later trek ik in de stadswinkel een nummertje (F211), waarmee ik me bij balie 9 mag vervoegen. Een verbaasd kijkende ambtenaar - 'wat bizar' - vraagt om mijn legitimatiebewijs, vertelt onderweg naar het kopieerapparaat het verhaal aan een collega (die met een wantrouwende blik de balieklant vorst) en neemt weer plaats achter haar beeldscherm. Een check in het computersysteem leert dat het kind inderdaad op mijn persoonslijst staat vermeld. Hoe het kan, weet ze niet. Ze zegt de zaak officieel in onderzoek te geven, knikkend naar een etage hoger. 'Interessant onderzoek dat ik zelf wel zou willen doen, maar ik zit aan de balie en dat kan dus niet', zegt ze. Ik zal worden gebeld over de uitkomst. Nee, de vordering in mijn zaak kan ik niet volgen en ik kan ook niet zelf bellen. Mijn vraag of het met spoed kan, in verband met de afwikkeling bij de notaris blijft onbeantwoord.

Rommelen

Precies een week later, daags voor de zitting met de notaris, heb ik nog niets gehoord en dus bel ik zelf naar Burgerzaken. 'Sorry, vervelend. We bellen u binnen het half uur terug.' Rond twaalven komt van de afdeling Burgerzaken het verlossende telefoontje: 'Meneer, uw kind is onjuist verklaard'. Ik kan dezelfde dag nog een nieuw, aangepast document ophalen, waarvoor ik niet hoef te betalen. Wat onjuist verklaard betekent? vraag ik. 'O, het kind staat nog wel op uw persoonslijst, maar met de mededeling dat het 'onjuist' is verklaard', zegt de ambtenaar. 'Geen zorgen hoor. Instanties die een uittreksel opvragen, zien een geschoond uittreksel. Pas bij een laag dieper, staat het kind er op met de mededeling onjuist verklaard. Nee, wij kunnen het kind er niet helemaal afhalen. Dan moeten we in het systeem gaan rommelen, en dat kunnen wij niet.'

Diezelfde avond nog haal ik het nieuwe, geschoonde register op. De ambtenaar die het me geeft, weet er inhoudelijk niet van, maar had er bij gerucht wel van gehoord. 'Hoe het er bij mij op kwam, het kind? Tja, waarschijnlijk bij de conversie van handgeschreven naar digitaal. Daarbij werden wel meer fouten gemaakt. Maar nee, zo'n fout als deze ben ik nog nooit tegengekomen.'

Notaris mr. Manon Eustatia van Hoge van Gerven zegt het de volgende dag 'heel apart' te vinden. 'Gedurende mijn carrière heb ik het nog nooit meegemaakt. Bizar. Was u overleden, dan had het uw naasten duizenden euro's kunnen kosten om dat recht te breien. Ik bedoel, het kind had alles kunnen erven. Mijn advies: zet er een advocaat op. Zorg dat uw hele dossier wordt geschoond', zegt ze. 'Dit is een hele grote fout.'

Op het stadhuis in Nijmegen zoekt Burgerzaken intussen op mijn verzoek uit hoe het kind op mijn persoonslijst terecht kon komen. Eind januari belt een ambtenaar van de burgerlijke stand, om te zeggen dat hij 'geen idee' heeft hoe het kind erop is gekomen. 'Dat is voor ons niet te achterhalen. Misschien dat ze het in Dordrecht weten, de registergemeente van het kind.' Nee, daar gaat hij niet meer achteraan. Dat zal ik zelf moeten doen. 'En, o ja, het vak 'Kind' staat nog steeds op uw persoonslijst, maar verder is het leeg. Ook bij doorklikken.'

Conversiefout

In Dordrecht heeft gba-specialist Ans van de Wetering - 'ik doe dit werk al 39 jaar' - aan de hand van het aktenummer het mysterie binnen anderhalf uur goeddeels geklaard. 'De fout ligt in Nijmegen. Wie hier aangifte doet, moet een geldig legitimatiebewijs tonen. Anders geen akte. Als registergemeente sturen wij het bericht naar Nijmegen, dat er een inwoner van Nijmegen, van die en die geboortedatum, hier een kind heeft erkend. Dan is het aan Nijmegen om de persoonslijst van de erkennende vader te wijzigen. Die wijziging kan alleen in Nijmegen plaats vinden. Nee, hier kan die fout niet zijn gemaakt,' zegt Van de Wetering stellig.

Van een conversiefout, bij het omzetten van handmatig op geautomatiseerd, kan geen sprake zijn. 'Wij zijn hier op 1 oktober 1994 overgegaan. Daarbij ging er inderdaad wel eens wat mis. In uw geval betreft het een kind dat is geboren in april 2004. Dat kan dus nooit en te nimmer een conversiefout zijn', zegt ze.

Als ik haar mijn geboortedatum geef, denkt ze de oplossing zo te hebben. '6 juli 1962? Als ik het niet dacht! Degene die het kind heeft erkend, heeft precies dezelfde geboortedatum en woont - of woonde - in Nijmegen. Zijn naam lijkt echter in de verste verte niet op die van u. Dus wat is er gebeurd? Het kind is door die persoon erkend in Dordrecht. Wij hebben, omdat hij een Nijmegenaar is, dat doorgegeven aan de gemeente Nijmegen. Die moet zijn persoonslijst aanpassen. Dat kunnen wij niet vanuit hier. Mijn collega in Nijmegen heeft op geboortedatum gezocht, de eerste de beste naam aangeklikt - Bekkers is waarschijnlijk de eerste die verschijnt - en vervolgens, zonder de eerste letters van de naam te checken, op 'enter' gedrukt. Als je dat vervolgens gedachteloos een paar keer doet, komt het kind automatisch op uw persoonslijst. Dit heeft met te snel werken te maken. Bij degene die het kind heeft erkend, zal het niet op het document hebben gestaan. Nee, ik kan niet zien of dat nu ten goede is veranderd.'

Zoals het gba-systeem nu is ingericht, verdwijnt de aantekening van het kind niet helemaal van de persoonslijst. Dit is om te voorkomen dat kan worden verdoezeld wat ooit is gebeurd. 'Een puur administratieve reden', erkent Ronald Zijlstra van de Nederlandse Vereniging voor Burgerbelangen (NVVB). 'Zodat achteraf te reconstrueren is dat er een fout is gemaakt. Maar emotioneel gezien is natuurlijk weinig bevredigend, zeker als er zo'n ernstige fout is gemaakt als bij u.' Iets wat ooit op een persoonslijst heeft gestaan, mag er nooit meer af.

In het kader van de modernisering van het gba, liggen er plannen bij dit soort fouten van de persoonslijst te scheiden aanhangsels te maken - zogeheten log-files. 'Daarop komen dan alle - achteraf gebleken - onjuiste gegevens terecht. Op de persoonslijst staat dan alleen de goede, actuele informatie. Administratief is dat beter, maar het geeft ook een prettiger gevoel', zegt Zijlstra. 'Maar ja, die modernisering ligt voorlopig stil', moppert Van de Wetering. Ook al is het niet mijn kind, ik kom er nooit meer helemaal vanaf.

Nieuw systeem op 'ouwe meuk'

De meest voorkomende oneffenheden in de gemeentelijke basisadministratie (gba) zijn verouderde adresgegevens (door het bewust of onbewust niet doorgeven van verhuizingen), slordigheden bij de invoering (tikfouten bij huisnummers) en onvolledige inschrijvingen van buitenlanders (onjuiste naamschrijfwijze).

Het huidige gba-systeem is volgens de NVVB - de Nederlandse Vereniging Voor Burgerbelangen - hard aan vervanging toe. In feite gaat het volgens beleidsadviseur Ronald Zijlstra (gba-docent en -auditor) om een verouderde techniek. De gemeenten in Nederland werken inmiddels met vijf verschillende databases. Dat 'praat' met elkaar via de mailbox. 'Dat wil zeggen dat de verstuurde informatie door de ontvanger eerst uit de mailbox moet worden gehaald om die vervolgens in het eigen systeem weer in te voeren. Veel informatie wordt bovendien telefonisch doorgegeven van de ene naar de andere gemeente. Behalve dat het tijdrovend is, vergroot het de kans op fouten', zegt Zijlstra.

Het nieuw gedachte systeem is een moderne on line en real time te gebruiken database, waarin (meer) gegevens logischer kunnen worden gerangschikt. Gemeenten zouden bovendien het totale gemeentelijke gba-bestand kunnen raadplegen. Dat maakt het systeem volgens Zijlstra inzichtelijker, veiliger en kwalitatief beter te beheren. 'Maar voorlopig blijven we met de ouwe meuk zitten', verzucht hij.

Wegens geldgebrek heeft staatssecretaris Bijleveld van Binnenlandse Zaken begin dit jaar een streep gezet door het nieuwe burgerzakensysteem, hoewel ze erkent dat een goed werkende gba 'cruciaal is voor de informatiehuishouding van de overheid.' De gemeentelijke basisadministratie moet voor de politie, de belastingdienst, de sociale verzekeringsbank en andere geautoriseerde afnemers immers als bron gaan dienen van de gegevens over alle Nederlanders. Online en 24 uur per dag moeten die instanties een kopie van alle volledige persoonslijsten kunnen opvragen. En twijfel over de betrouwbaarheid van de gba-gegevens - het vroegere bevolkingsregister - was juist de reden om het gba te gaan moderniseren.

'Die nieuwe database is juist het kernonderdeel van de hele modernisering. Eenzelfde techniek als de banken gebruiken, maakt de overheid veel dynamischer en sneller', zegt Zijlstra. 'Maar bovenal: zonder een goede registratie van persoonsgegevens kun je als land geeneens fatsoenlijke democratische verkiezingen organiseren.' Op 19 maart is er een nieuw bestuurlijk overleg tussen rijk, gemeenten en de NVVB.