Newsrooms, voor een beter zicht op buiten

Ongeveer 80 gemeenten beschikken over een newsroom. De bollenstreekgemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen en hun gezamenlijke werkorganisatie delen er sinds kort samen een. Er wordt vooral in de gaten gehouden wat er op de ‘socials’ speelt.

De newsroom van Hillegom, Lisse en Teylingen is ingericht in het gemeentehuis van Lisse en bestaat uit enkele bureaus, een statafel en vier schermen aan de muur. Eén ervan toont alle sociale mediaberichten van HLTsamen, de werkorganisatie van de drie gemeenten. Op het tweede scherm verschijnen lokale nieuwsberichten. Op de onderste schermen houden de medewerkers Facebookgroepen in de gaten.

In een newsroom werken medewerkers van verschillende afdelingen samen om het nieuws te analyseren. Met behulp van een monitoringtool verzamelen ze berichten op sociale media en fora, lokale kranten en tijdschriften. Ook telefoontjes van inwoners en meldingen via WhatsApp en email worden meegenomen.

Standup
Stipt om half tien verzamelen negen medewerkers zich voor een zogeheten standup rond de statafel. Wat speelt er op de ‘socials’, is de eerste vraag. Het doortrekken van een bestaande weg levert wat bestuurlijke vraagstukken op. Door naar webcare. Een negenjarige heeft een klacht ingestuurd over de staat van de speeltuin voor haar oma’s huis. Ze kreeg een ambtelijk antwoord terug. Een gemiste kans, vindt het team. Er moet een standaard kinderbrief komen, die is afgestemd op het niveau van een negenjarige en die per situatie kan worden aangepast. Eén van de teamleden zal deze taak op zich nemen.

Corona-virus
Het landelijke nieuws dan. Zorgelijk zijn de ontwikkelingen met betrekking tot het corona-virus. Er is contact met het RIVM en de Veiligheidsregio. De gemeentebesturen ontvangen updates van het team over de verspreiding van het virus. Er liggen twee communicatiescenario’s klaar: één voor een landelijke uitbraak en één voor besmetting in de bollenstreek. Sommige bewoners maken zich zorgen omdat de Keukenhof in maart open gaat. Vier procent van de bezoekers van de Keukenhof is Chinees. Tot nu toe wacht het team af, ook om te voorkomen dat berichten die uit voorzorg worden gedeeld tot paniek leiden. Twee keer per week maken ze opnieuw een afweging. Voorlopig is het voldoende om de situatie in de gaten te houden, besluit newsroom-coördinator Christa van Gellekom.

Crisisteams
Sinds de opening van de newsroom zijn er een paar crises aan bod geweest, zegt Van Gellekom, waaronder een asbestbrand. ‘Bij een crisis is de newsroom de standaard ontmoetingsplek voor crisisteams. Tijdens de asbestbrand hadden we toezichthouders van bouw- en woningtoezicht aan tafel die het gebied hadden bezocht, de burgemeester was hier en we stonden in contact met de asbest-saneerder.’ Als het nodig is om snel te schakelen, zoals tijdens een crisis, dan maken de korte lijnen in de newsroom volgens haar alle verschil. Zo werd er bij omwonenden rond half vijf ‘s middags huis-aan-huis een brief over de asbestbrand bezorgd. Het gemeentelijke callcenter gaat om vijf uur dicht, maar nu werd besloten om de telefoonlijnen die dag tot zeven uur bereikbaar te houden. ‘Wij hebben de eerste resultaten van de samenwerking in de newsroom al gezien tijdens de asbestbrand,’ zegt burgemeester Carla Breuer, voorzitter van HLTsamen.

Onjuistheden
En op de dagen zonder crisis? Hoe hard is een newsroom dan nodig? ‘Door de newsroom hebben we meer informatie beschikbaar. We hebben beter zicht op wat er buiten gebeurt. We reageren sneller op sociale media. Doordat we drie gemeenten en de werkorganisatie tegelijk informeren, werken we efficiënter. De kwaliteit van onze communicatie gaat omhoog doordat we de berichtgeving op elkaar afstemmen. En de afstemming met het informatiecentrum is beter. Die zaten een verdieping boven ons. Niet het andere eind van de wereld, zou je zeggen, maar toch weten we nu beter wat er bij hen speelt en zij weten wat er bij ons speelt’, zegt Van Gellekom. ‘We kunnen beleid aanpassen aan wat er buiten gebeurt. En door op tijd bij te sturen, voorkomen we soms dat feitelijke onjuistheden op sociale media worden verspreid.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 4 van deze week (inlog)