Meeste overhead op ministeries

Koplopers op het terrein van overhead zijn de Haagse ministeries, zo blijkt uit het deze week gepresenteerde rapport van adviesbureau Berenschot, Heeft iemand de overhead gezien. De departementen hebben veruit het grootste aantal werknemers dat ingezet wordt voor de sturing en ter ondersteuning van werknemers die in de primaire lijnfuncties werkzaam zijn (het primaire proces wordt gedefinieerd als de kerntaak van de organisatie, voor een departement is dat beleid maken, voor een school is dat lesgeven, etc.).

Volgens het Berenschotrapport scoren de ministeries een gemiddeld percentage van 44,5 procent. Gemeenten volgen met een gemiddelde van 35 procent op gepaste afstand als goede tweede en woningbouwcorporaties met 29,7 procent als derde en zelfstandige bestuursorganen daar vlak achter met 29,1 procent als vierde. Zij blijven daarmee ruim voor op commerciële sectoren als verzekeringen/ pensioenen (25,6 procent overhead) en uitgeverijen (20,3 procent) en op het onderwijs. Hogescholen komen uit op gemiddeld 24,5 procent overhead en het voortgezet onderwijs op 18,7 procent.

Binnen de diverse sectoren blijken de verschillen aanzienlijk. Organisaties in één sector met grotendeels dezelfde taken blijken soms een twee keer zo grote overhead te hebben. Het ministerie - de onderzoekers van Berenschot hebben om redenen van privacy de uitkomsten geanonimiseerd - met de grootste overhead scoort 50 procent, het ministerie met de kleinste overhead zit op ongeveer 35 procent. Bij gemeenten varieert het van bijna 48 procent (de grootste) naar ongeveer zeventien procent (de kleinste overhead).

Schaalvoordeel

Schaalvergroting levert maar in beperkte mate een oplossing voor de problemen van overhead, waarschuwen de onderzoekers Mark Huyben en Arno Geurtsen. 'Zo stelt men bijvoorbeeld vaak dat er schaalvoordelen zijn te behalen in de overhead, wanneer de omvang van de organisatie toeneemt. Dit blijkt echter alleen zo te zijn bij organisaties die kleiner zijn dan driehonderd arbeidsplaatsen.' Daarna vervalt dat effect. Berenschot concludeert dat gemiddeld gesproken zeer grote organisaties een zelfde overheadpercentage hebben als kleinere organisaties, met uitzondering van de zeer kleine. 'Een G4-gemeente met tien- of twintigduizend ambtenaren heeft gemiddeld ongeveer eenzelfde percentage overhead als een kleine gemeente met 150 ambtenaren.'

In het rapport waarschuwt Berenschot voor het gemak waarmee politiek en bestuur roepen dat er bezuinigd kan worden op de overhead. De auteurs geven een anoniem voorbeeld, dat te herleiden is tot de kwestie van de Groningse welzijnsinstelling Wing die wethouder Wicher Pattje in de vorige collegeperiode de politieke kop kostte. De wethouder had besloten dat er zevenhonderdduizend euro bezuinigd moest worden op de overhead van een welzijnsinstelling. Op die manier kon de dienstverlening aan de burgers op peil blijven. Berenschot onderzocht de mogelijkheden om te bezuinigen en kwam tot de conclusie dat de omvang van de overhead bij Wing laag was in vergelijking met andere welzijnsinstellingen elders en met gemeenten. Volgens Berenschot kon er niets af, want het minimum was bereikt. Financieel bleek de organisatie ongezond en zwaar in het rood te staan.

Het gemeentelijke plan om te snijden in de overhead maakte de situatie voor de instelling uitzichtloos. Er resteerden twee mogelijkheden: fors snijden in de dienstverlening of veel geld erbij. Beide opties vergden van de Groningse bestuurders en politici een te grote omslag. De financiering werd stopgezet, de wethouder verloor het vertrouwen van de PvdA-fractie en moest aftreden en Wing ging failliet.

Volgens Berenschot staat deze kwestie niet op zichzelf. 'Feitelijk schetst deze casus hoe overhead doorgaans wordt beschouwd, er wordt gekeken naar de kosten van overhead en vervolgens wordt er ingegrepen. De vraag welke taken en processen daaraan ten grondslag liggen, blijft buiten beschouwing', schrijven Huyben en Geurtsen.

Jurist is soms overhead, maar soms ook niet

Overhead is een ongrijpbaar fenomeen dat vaak wordt verward met bureaucratie. Ten onrechte, meent Berenschot. Een gemeentelijk jurist kan wel én niet worden geteld als overhead van de gemeente. Indien het werk van de jurist zich richt op de burgers (bijvoorbeeld het afhandelen van bezwaarschriften) valt het te rangschikken als een functie in het primaire proces (kerntaak) van de gemeente. Indien het werk van de jurist gericht is op de medewerkers van de organisatie (bijvoorbeeld juridische vraagstukken op arbeidsrechtelijk gebied) beschouwt Berenschot het werk als generieke overhead.

In het boek Heeft iemand de overhead gezien, gebaseerd op een onderzoek naar overhead bij 1048 organisaties, definiëren de onderzoekers Mark Huyben en Arno Geurtsen overhead. In de vakliteratuur bestaat geen eensluidende definitie. Overhead omvat volgens Berenschot alle functies en taken die gericht zijn op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Overhead zit daarom van hoog tot laag in de organisatie en bestaat uit generieke (voor de gehele organisatie) en sectorspecifieke overheadtaken. Illustratief is in de zakelijke dienstverlening het hoge aantal secretaresses. In deze sector geldt het hebben van een eigen secretaresse als statussymbool.

Zeven hoofdfuncties en taken vallen volgens Berenschot onder de definitie van overhead: bestuur/directie, lijnmanagement en secretariële ondersteuning; personeel en ondersteuning; financiën en control (inclusief bedrijfsbureaus); informatisering en automatisering; marketing, communicatie en kwaliteitszorg (systeem en audit); juridische zaken en facilitaire zaken.

Per functie en taak heeft Berenschot dat uitgewerkt. De overhead onder het kopje bestuur en directie bestaat naast de bestuurs- en directiefuncties uit het lijnmanagement, algemeen beleid, secretariaat van bestuur en directie en het secretariaat van het lijnmanagement en overige secretariaten. Overhead wordt volgens Berenschot ten onrechte verward met bureaucratie. Zowel medewerkers in de overhead als medewerkers in het primaire proces maken zich schuldig aan bureaucratie dat staat voor het alles organiseren langs hiërarchische lijnen en het uitvoeren volgens vaste procedures.