‘Later we er geen wedstrijd van maken’

IJsselstein en Montfoort na breuk apart verder

‘De medewerkers gaan door een rouwproces’, zegt Marc van der Veer, sinds mei 2018 gemeentesecretaris van Montfoort. ‘Ze verliezen collega’s met wie ze jaren hebben samengewerkt.’ Woensdag 12 december hadden ze hun laatste gezamenlijke kerstborrel, maar er ligt nu al een afspraak voor een gezamenlijke sportdag volgend jaar. Deze maand hebben beide gemeenten de inrichting van hun nieuwe organisaties voltooid met als spannend sluitstuk de verdeling van de poppetjes. Een onafhankelijke plaatsingscommissie heeft deze taak op zich genomen. Medewerkers konden hun voorkeur uitspreken voor een van beide gemeenten.

De werkplek vóór de fusie (hun ‘bloedgroep’) woog mee in het besluit van de plaatsingscommissie, maar niet ieders voorkeur kon worden gehonoreerd. Voor de werkgevers was het spannend of ze aantrekkelijk genoeg waren voor de medewerkers. Afgelopen jaar zijn veel mensen vertrokken en vacatures mochten niet worden vervuld.

Opvallende uitkomst is dat relatief veel medewerkers voor het kleinere Montfoort hebben gekozen. Volgens mediator Bas Eenhoorn is dit mede te danken aan het wervende verhaal dat gemeentesecretaris Marc van der Veer heeft gehouden voor het personeel. Van der Veer zelf hierover: ‘Ons inrichtingsplan voor de nieuwe organisatie is goed ontvangen. Wij kiezen voor generalisten die snel kunnen schakelen en op meer plekken inzetbaar zijn. Dat spreekt de moderne ambtenaar aan.’

Niettemin heeft ook Montfoort nog negen vacatures te vervullen tegenover de 22 van IJsselstein op een totale formatie van 70 tegenover 140 fte. ‘Zo groot is dat verschil dus niet’, reageert Erik Luchtenburg, gemeentesecretaris van IJsselstein. ‘Er zijn medewerkers die expliciet voor Montfoort hebben gekozen, maar dat geldt zeker ook andersom.’ ‘Maar laten we er geen wedstrijd van maken’, zegt Petra van Hartskamp, sinds januari 2016 burgemeester van Montfoort.

Bestuurlijk onverantwoord
De burgemeester was onaangenaam verrast over de opzegging van de gemeenschappelijke regeling Utrechtse Waarden (UW) door IJsselstein, december vorig jaar. ‘Er waren problemen, maar uit verschillende onderzoeken bleek dat verbeteringen mogelijk waren. Ik vond het geen logisch besluit van de gemeenteraad van IJsselstein om te stoppen en zelfs bestuurlijk onverantwoord. We hadden wel behoefte aan duidelijkheid, al had ik liever een andere duidelijkheid gehad.’

Erik Luchtenburg (IJsselstein) was ook verrast over het besluit van zijn eigen gemeenteraad. ‘Toen ik in september 2017 aantrad, ging ik er nog vanuit dat we samen door konden. Ik schatte de kans op een breuk op 50 procent. Ik heb tot het einde mijn best gedaan om de samenwerking te redden. Achteraf misschien naïef, maar ik wilde niet vervallen in cynisme. We hadden samen gewerkt aan een verbeterplan onder de naam Ruwe Diamant. Een van de geconstateerde problemen was dat de gemeentesecretarissen twee petten hadden. Als adviseur van het college moesten ze opdrachten geven aan UW. Maar daarvan waren ze ook directeur. Als oplossing wilden we een algemeen directeur aanstellen, die terugduwt als de gemeentesecretaris namens het college te veel werk naar binnen wil duwen. Hiermee kwamen we tegemoet aan het gevoel van de medewerkers dat de top niet ziet wat ze allemaal moeten doen. We hoopten zo de druk van de ketel te halen.’

Nu beide gemeenten zelfstandig verder gaan, vindt Luchtenburg het geen goede oplossing. ‘Ik ken ook voorbeelden waarbij een gemeentesecretaris en directeur vooral met elkaar bezig zijn en ruzie maken. Het hangt van de persoon af of je die taken kunt combineren. Ik denk dat ik het wel kan.’ Toen de kogel door de kerk was, moesten beide gemeenten snel omschakelen. Luchtenburg: ‘Een bestuurlijk besluit aanvechten is geen optie. We hebben in de gezamenlijke stuurgroep van UW meteen gezegd: het moet binnen een jaar rond zijn. Als het lang doorsuddert, lopen mensen weg. Lange onzekerheid is erger dan een harde boodschap. Vanaf 1 januari zijn we meteen aan de slag gegaan. We hebben een spoorboekje gemaakt van wat er moet gebeuren en hoe we uit elkaar gaan. Daarbij hebben beide colleges besloten de financiële afwikkeling en de ontvlechting van de organisatie uit elkaar te trekken. Ik praatte alleen mee over de ontvlechting en liet de financiën aan anderen over.’

Vechtscheiding
Bernd Roks, die na de verkiezingen van maart aantrad als wethouder van buiten de raad in IJsselstein, zat net als de gemeentesecretaris van Montfoort in beide overleggroepen. De financiële afwikkeling verliep aanmerkelijk minder soepel dan de ontvlechting. Om een vechtscheiding te voorkomen, kwam de Utrechtse commissaris van de koning met Bas Eenhoorn als mediator op de proppen. Diens ‘Salomonsoordeel’ is inmiddels door beide gemeentebesturen aanvaard. Daarbij moeten ze hun wederzijdse claims opgeven en krijgt Montfoort als kwetsbaarste partij extra ondersteuning bij de opbouw van de nieuwe organisatie.

‘Het scheiden van financiën en organisatie heeft goed gewerkt’, zegt Roks. ‘Daarmee houd je het zuiver. Bij de ontvlechting moesten we tempo maken in het belang van de medewerkers en de organisatie. Dat hebben we professioneel en in harmonie opgepakt. Het was heel ambitieus om in één jaar te willen ontvlechten en te bouwen aan de nieuwe organisatie. Je komt in een snelkookpan van emoties en belangen terecht, maar het is gelukt.’

Na het besluit te stoppen met UW moesten beide gemeenten eerst hun positie bepalen: wat voor gemeente willen ze zijn? Als je alles zelf wilt doen, kom je tot een ander inrichtingsplan dan wanneer je veel taken uitbesteedt. Beide gemeenten kozen ervoor een regiegemeente te blijven. Daarna inventariseerden ze samen wat er concreet nodig was om tot ontvlechting te komen, zoals contracten die moesten worden ontbonden en kwetsbaarheden rond ict. Na de zomer maakten ze elk apart hun inrichtingsplan met de personele invulling.

Het aantal formatieplaatsen daalt iets. Van de 219 fte gaan er 140 naar IJsselstein en 70 naar Montfoort. Voor enkele taken die moeilijk te ontvlechten zijn, zoals ict en archief, sluit Montfoort een samenwerkingsovereenkomst met IJsselstein. Maar tijdens de raadsvergadering van 10 december zei wethouder Ivo ten Hagen van Montfoort hier zo snel mogelijk vanaf te willen: ‘Dat mag geen jaren duren.’

Blijven samenwerken
Burgemeester Van Hartskamp (VVD) beseft niettemin dat Montfoort zal moeten blijven samenwerken met andere gemeenten in de regio. ‘Wat we zelf kunnen, blijven we zelf doen. Maar we hebben altijd over onze eigen grenzen heen gekeken. Het hangt af van de opgave wat we met wie gaan doen. We willen graag samenwerken op inhoud.’ Gevraagd of een nieuwe bestuurlijke of ambtelijke fusie denkbaar is, antwoordt ze: ‘Je moet iemand na een scheiding niet vragen of hij morgen weer gaat trouwen.’

Wethouder Bernd Roks (VVD) van IJsselstein wil zich evenmin vastleggen op mogelijke toekomstige partners: ‘We moeten nu eerst onze spullen opruimen.’ Maar hij sluit niemand uit, zelfs Montfoort niet. ‘We willen ook met Montfoort in gesprek blijven. Daarom is het belangrijk dat we geen juridisch conflict hebben. We hebben elkaar toch weer nodig. Ik wil het vizier openhouden voor de toekomst. Maar wel op een open speelveld. Behalve op Montfoort oriënteren we ons bijvoorbeeld op de Lopikerwaard.’ Een ambtelijke fusie is voor hem alleen denkbaar als opmaat naar een bestuurlijke fusie. ‘Zonder die stip op de horizon moet je er niet aan beginnen.’ Er wordt volgens hem te lichtvaardig gedacht over de voordelen van een ambtelijke fusie: ‘Op termijn bespaar je misschien kosten, maar in het begin kost het altijd meer.’

Luchtenbrug en Van Hartskamp merken beiden op dat IJsselstein en Montfoort te laat zijn begonnen met harmoniseren en synchroniseren. Luchtenburg: ‘Dan moet je twee systemen in de lucht houden en ben je duurder uit.’ Des te meer reden om een ambtelijke fusie slechts te overwegen als onderdeel van een bestuurlijk traject, meent Roks. ‘Dan is het een investering in de toekomst.’ De wethouder van IJsselstein bepleit een actievere rol van de provincie bij het verkennen van opties voor bestuurlijke samenwerking.

‘Laat ze een kader creëren waarbinnen gemeenten elkaar treffen. Als aanjager en facilitator kunnen ze rondetafelgesprekken organiseren voor gemeenten en bouwstenen aandragen voor bestuurlijke samenwerking. Ik verzeker je dat iedereen komt als je ze uitnodigt. Bij de ontvlechting zat er ook iemand van de provincie aan tafel en de gedeputeerde zat het overleg voor. Dat heeft goed gewerkt. Je hebt olie in het systeem nodig.’

Eigen kracht
Van Hartskamp is niet bezig met opties voor bestuurlijke fusies: ‘Wij doen het op eigen kracht. De bal ligt bij de gemeenten zelf. Wij pakken die uitdaging op.’ Montfoort heeft wel in dank aanvaard dat de provincie formatieve en kwalitatieve capaciteit ter beschikking stelt om de nieuwe, zelfstandige organisatie op poten te zetten. Sterker nog, dit was voor het college een belangrijke reden om akkoord te gaan met het advies van Bas Eenhoorn over de financiële afwikkeling van de ‘scheiding’. Eenhoorn vindt dit onderdeel van zijn oplossing cruciaal, omdat Montfoort kleiner en daardoor kwetsbaarder is. Voor haar huisvesting krijgt Montfoort de 100.000 euro die resteert in de UW-begroting. Immers, haar ambtenaren moeten verkassen van het gemeentehuis in IJsselstein naar het ‘kasteel’ van de gemeente Montfoort.

Is daar genoeg ruimte? Van Hartskamp: ‘We hadden al rekening gehouden met de nieuwe situatie en een vleugel vrijgehouden, die we anders hadden willen verhuren.’ In het gemeentehuis van IJsselstein komt juist ruimte vrij, waarvoor de gemeente nieuwe huurders gaat zoeken. Op 1 januari 2019 heeft iedereen zijn nieuwe plek ingenomen. Rob Jonkers van Lokaal Montfoort liet tijdens de raadsvergadering van 10 december enige twijfel doorklinken: ‘Ik hoop dat als we 2 januari de gemeente Montfoort bellen, niet iemand van de gemeente IJsselstein aan de lijn krijgen.’