Amersfoort onder toezicht; KplusV onderzocht ‘hoe het zover kon komen’

“Een stevige opdracht met een stevig onderwerp.” Zo vat adviseur Henry Potman het onderzoek samen, dat hij de afgelopen maanden uitvoerde voor Amersfoort. De provincie Utrecht stelde deze gemeente eind 2014 onder preventief financieel toezicht. Aanleiding voor de – onaangenaam verraste – gemeenteraad om KplusV te laten onderzoeken ‘hoe het zover kon komen’. We spreken er Henry over.

Wat was er precies aan de hand in de garnizoensstad?
“In 2014 constateerden Gedeputeerde Staten dat de Amersfoortse begroting voor 2015 niet reëel en structureel sluitend was. Het preventief toezicht dat daarop volgde, betekende dat de gemeente een aantal besluiten niet autonoom kon nemen en nieuwe beleidsinitiatieven op de plank moesten blijven liggen. Een situatie die duurde van januari tot juli 2015.”

En naar de achtergrond daarvan heb jij onderzoek gedaan?
“Precies. Burgemeester en wethouders, raadsleden en ambtenaren voelden zich overvallen door het provinciebesluit. Zij wilden weten hoe de vork in de steel zat, en met die vraag zijn wij aan de slag gegaan. Hiervoor hebben we twee erkende onderzoeksmethoden ingezet: de audit rail en de bowtie. Via de eerste methode volgden we het spoor naar de redenen voor het preventief toezicht. En met de bowtie (letterlijk vertaald: de vlinderstrik) analyseerden we de gebeurtenissen die voortvloeiden uit de besluit van GS en die uiteindelijk leidden tot de opheffing van het toezicht.”

Hoe ben je precies te werk gegaan?
“Van januari tot april hebben we een grote hoeveelheid documenten onder de loep genomen. Waaronder e-mails binnen de gemeente én tussen haar en de provincie. Maar ook interne notities en natuurlijk de stukken over de begroting en het financieel toezicht. Bovendien hebben we gesprekken gevoerd met bestuurlijk en ambtelijk betrokkenen van beide overheden. In ons onderzoek hebben we ons niet alleen gericht op de financiën, maar ook op de processen, politiek, bestuur en ambtelijke organisatie. En op de communicatie en interactie tussen de provincie en gemeente.”

Was die brede aanvliegroute ook meteen onze meerwaarde?
“De raadscommissie die het onderzoek begeleidde, heeft KplusV inderdaad gevraagd om onze combinatie van een financieel-technische en bestuurskundige benadering.”

Wat zijn – in een notendop – onze conclusies?
“Vóór de toezichtbeslissing bleken verschillen in opvatting over financieel-technische vraagstukken te overheersen. Zowel ambtelijk als bestuurlijk lukte het de provincie en gemeente niet om uit deze impasse te komen. Omdat de gemeenteraadsleden de inhoud en urgentie van de discussie niet kenden, hielden zij er geen rekening mee bij de vaststelling van de begroting. Het zorgde ook voor het verrassingseffect en de weerstand, toen de provincie haar besluit bekendmaakte. Wat we vervolgens wel zien, is dat Amersfoort zich – tijdens de periode van het preventief toezicht – vol inspande voor een oplossing: een herstelbegroting met de benodigde financiële maatregelen.”

En onze aanbevelingen?
“De sleutelwoorden voor de gemeente zijn: meer kritisch vermogen en ruimte voor tegengeluiden in de eigen organisatie, volledige en tijdige informatievoorziening aan de gemeenteraad, en versterking van de raad als horizontaal toezichthouder. Voor de provincie op haar beurt: de administratie bij financieel toezicht op orde en meer handvatten voor dit toezicht. En voor beiden: eenduidige en duidelijke onderlinge communicatie op ambtelijk en bestuurlijk-politiek niveau. Over deze en andere aanbevelingen volgen de komende weken raadsdebatten in Amersfoort.”

Meer weten?
Over dit onderzoek? Over onze werkwijze? Over onze kennis en ervaring? Adviseur Henry Potman vertelt je er graag meer over.

Ons complete onderzoeksrapport vind je op de site van de gemeente Amersfoort.