Brunssum en Landgraaf onderweg naar ambtelijke fusie

Bestuurlijk zelfstandig, per 2015 ambtelijk gefuseerd

De Limburgse buurgemeenten Brunssum en Landgraaf geven vanaf 2015 een extra dimensie aan hun toch al nauwe samenwerking: met één ambtelijke organisatie. Op bestuurlijk niveau blijven zij zich wel zelfstandig inzetten voor de belangen van inwoners en bedrijven. KplusV adviseert en begeleidt de beide gemeenten onderweg naar hun ambtelijke fusie.

De fusie kent grofweg drie etappes. De eerste etappe duurde tot juni 2013. Toen besloten de gemeenteraden van Landgraaf en Brunssum hun colleges te vragen de ambtelijke samenwerking verder uit te werken. Daarmee was het startschot gegeven voor de tweede etappe. Die resulteerde eind 2013 in een plan van aanpak, waarmee de raden instemden. De laatste etappe loopt tot 2015 en moet uitmonden in een goed werkende bestuursdienst.

Voorwerk voor besluitvorming
KplusV heeft deelgenomen aan alle etappes. Zo hebben wij de effecten, de voor- en nadelen en de gevolgen van vier samenwerkingsmodellen uitgezocht. Wat betekent elk model voor bijvoorbeeld de kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid, klanttevredenheid, kansen voor medewerkers en kracht van het bestuur? Met deze bevindingen en onze visie konden de gemeenteraden zelf hun afwegingen maken en vervolgens een weloverwogen beslissing nemen in juni 2013.

Support bij plan van aanpak
De colleges zijn daarna aan de slag gegaan met het plan van aanpak voor de ambtelijke fusie. Hiervoor hebben zij een stuurgroep, een projectgroep en meerdere werkgroepen geformeerd. Wij hebben hen geholpen om dit plan van aanpak op papier te zetten. Met een aantal vertrekpunten:

• het bestuursmodel voor de fusie (waaronder de relatie tussen de gemeenten en de bestuursdienst, de rechtsvorm en governance, de activiteitenoverdracht van de gezamenlijke sociale dienst naar de betrokken partijen, en de planning van de oprichting);
• de ambtelijke organisatie van de bestuursdienst en de filosofie daarachter;
• de doelstellingen voor de dienstverlening;
• de personele aspecten (zoals een sociaal plan, arbeidsvoorwaarden, functiebeschrijving en -waardering, plaatsing, cultuur, medezeggenschap, planning en implementatie);
• financiën (waaronder de begroting, inbreng en verrekening), planning en control, en btw;
• informatiemanagement en ICT;
• huisvesting;
• communicatie;
• de werkplanning en projectbegroting.

Voorbereidingen bestuursdienst
Eind 2013 vroegen beide colleges hun gemeenteraden toestemming voor de oprichting van een gemeenschappelijke regeling. De raden hebben hiervoor het plan van aanpak bekeken en hun goedkeuring gegeven. Vervolgens is het plan voor advies naar de ondernemingsraden van Brunssum, Landgraaf en de gezamenlijke sociale dienst gegaan, en ter vaststelling naar de colleges. Vooruitlopend op dit advies en deze vaststelling zijn de voorbereidingen opgestart om de bestuursdienst vorm te geven.

Werkgroepen brengen nu in beeld wat de overeenkomsten en verschillen zijn in de werkprocessen van de gemeenten, en hoe zij daarvoor de informatie verstrekken. Het streven is om deze processen en informatievoorziening te standaardiseren. Vanuit de werkprocessen kunnen dan het organisatiemodel, de functies en formatie worden ingericht. Daarnaast inventariseren de werkgroepen of het nodig en haalbaar is om ook het beleid te harmoniseren. KplusV begeleidt deze activiteiten.

Mijlpalenplan voor stuurgroep en medezeggenschap
Zo laten we met een mijlpalenplan zien wanneer welke voorstellen klaar zijn voor de stuurgroep en medezeggenschap. De eerste helft van 2014 staan de organisatiestructuur, het sociaal plan, informatiemanagement, werving en selectie van de directie en leidinggevenden, en de functiewaardering op het programma. In de tweede helft van het jaar komen plaatsing, dienstverlening, begroting, planning en control, en huisvesting aan bod.

De drie etappes vinden hun finish op 1 januari 2015. Dan staat er een sterkere, efficiëntere, kwalitatieve en toekomstbestendige ambtelijke organisatie voor de ruim 66.000 inwoners van Brunssum en Landgraaf.

Interesse gewekt?
Wil je meer weten over dit traject? Of over samenwerken en fuseren in zijn algemeenheid? Onze adviseur Henry Potman vertelt je er graag meer over.