Klacht na schrappen schriftelijke notulen raadsvergaderingen

Een gemeente kan niet volstaan met geluidsopnamen als vervanging van schriftelijke verslagen van raadsvergaderingen, meent jurist en inwoner van Heemstede Henk Kruijer. Hij wil dat PvdA-minister Ter Horst van Binnenlandse Zaken een raadsbesluit van de gemeente Heemstede tot schrappen van schriftelijke notulen vernietigt.

Kruijer zegt in een brief aan Ter Horst dat burgemeester Marianne Heeremans op ‘ernstige wijze plichten verzuimt die haar in de Gemeentewet zijn opgelegd’. De gemeenteraad van Heemstede besloot op 23 april op voorstel van burgemeester Heeremans dat er geen schriftelijke notulen van raads- en commissievergaderingen meer worden gemaakt. Daarvoor in de plaats kan iedereen die dat wil, via internet op de gemeentelijke website, de gewenste opnamen afspelen.

Volgens de Vereniging van Nederlandse Gemeenten zijn er meer gemeenten die schriftelijke notulen hebben afgeschaft. De VNG kan niet aangeven hoeveel gemeenten alleen nog geluidsopnamen van raads- en commissievergaderingen maken. Voor zover bekend is dit de eerste klacht die tegen het schrappen van schriftelijk notueleren wordt ingediend. De minister van Binnenlandse Zaken kan raadsbesluiten vernietigen als die strijdig met de wet zijn.

‘Burgers zonder voldoende krachtige en kostbare computerapparatuur met internetverbinding, zijn geheel verstoken van kennisname van het verhandelde tijdens gemeenteraadsvergaderingen’, schrijft Kruijer aan Ter Horst. Bij het beluisteren van geluidsopnamen kunnen volgens de Heemstedenaar burgers volgens Kruijer ook nog eens het gesprokene verkeerd verstaan, waardoor misverstanden kunnen ontstaan. Nergens kunnen ze checken wat de juiste tekst is.

Kruijer heeft ervaren dat sinds de invoering van de audio-rapportage, het volgen van het democratisch proces in Heemstede niet meer voldoet aan de toegankelijkheidseisen. Zo zou het vrijwel ondoenlijk zijn om kennis te nemen van een bestemmingsplan, doordat de bijbehorende plankaart en tekst nauwelijks is te downloaden. ‘Voor de bestudering van dergelijke uitgebreide documenten en kaarten is internet absoluut een ongeschikt medium’, zegt hij in de brief aan Ter Horst.

Niet geschrokken

Locoburgemeester van Heemstede Pieter van de Stadt is niet erg geschrokken van de eis van zijn plaatsgenoot. Met vertrouwen ziet het college de reactie van de minister tegemoet. Er zijn legio andere gemeenten die het ook zo doen, zegt Van de Stadt.

Overigens nam het gemeentebestuur naar aanleiding van de klacht van Kruijer wel maatregelen. Van de Stadt: ‘Er is een mogelijkheid om op onderdelen in de geluidsopnamen te zoeken. Je hoeft dus niet de hele vergadering te volgen.’ Van de Stadt zegt dat niemand op het gemeentehuis terugverlangt naar de schriftelijke notulen van vergaderingen. Het uitwerken was een tijdrovende klus en tikfouten waren zo gemaakt. ‘Nu kunnen raadsleden en burgers meteen na de vergadering nagaan wat en hoe iets gezegd is’, zegt Van de Stadt enthousiast. ‘En er kan geen misverstand zijn over wat en hoe iets is gezegd.’ Burgers die geen computer hebben of niet zo thuis zijn op het internet, kunnen op het gemeentehuis met hulp de gevraagde passages beluisteren. De service gaat nog verder, zegt de locoburgemeester: ‘Wie thuis de gesproken notulen nog eens wil afluisteren, kan van ons een CD-rom of USB-stick krijgen met alles erop.’

Heemstede is nog niet helemaal af van schriftelijke verslaglegging, zegt Van de Stadt. Na iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt, met eventueel de stemverhouding. ‘Dat blijkt afdoende’, concludeert de locoburgermeester. Kruijer is het met deze conclusie totaal oneens. Hij vraagt aan minister Ter Horst ‘gepaste maatregelen’ te nemen tegen zijn burgemeester.