Janboel rondom het apestaartje

Probeer een directe e-mail te sturen naar de Baarnse burgemeester Jan de Groot die níet door de provider wordt geweigerd. Jan-de.groot@baarn.nl, zo moet het, maar je verzint het niet. In de ene gemeente zou het j.de.groot zijn en in de andere jan.de.groot. Of j.degroot. Misschien degroot of burgemeester@baarn.nl. Geen pijl op te trekken. Waarom is de wethouder in Uden R.Peerenboom en in Arnhem Cees.Jansen? Of in Alkmaar SBinnendijk? In Gilze en Rijen worden de initialen van alle voornamen in het e-mailadres vermeld, zonder puntjes ertussen. In Middelburg wordt het e-mailadres van de wethouder niet genoemd en komt alles in de verzamelpot benw@middelburg terecht. Afwachten wat daarmee gebeurt, maar beter dan in Lochem waar alle mail naar info@lochem.nl moet. In de lokale bladen staan de individuele e-mailadressen wel, maar niet op de website 'want dan krijgen we mails uit het hele land', aldus wethouder Berend-Jan Bussink.

De e-mailadressering van het rijk en de decentrale overheden is niet publieksvriendelijk, en dat terwijl gemeenten dienstverlening aan de burger hoog in het vaandel hebben staan. Wat CDA-Kamerlid en woordvoerder Binnenlands Zaken, Jan Schinkelshoek, betreft zou een simpele en eenduidige e-mail naamsvermelding voor medewerkers en bestuurders van de centrale en decentrale overheid moeten worden ingevoerd. 'Het is werkelijk van de gekke dat je als burger drie keer moet nadenken hoe je een simpele vraag per e-mail stelt. Om het daarna nog verkeerd te doen.'

Daarom heeft Schinkelshoek er bij minister Ter Horst van Binnenlandse Zaken op eenduidige e-mailadressering aangedrongen, om te beginnen bij de rijksoverheid. Schinkelshoek: 'Dat vind ik eerlijk gezegd minstens zo belangrijk als een gemeenschappelijk logo of een huisstijl voor de BV Nederland. Alleen zo kun je laten zien dat de overheid geen samenraapsel is, maar één geheel.' Volgens een woordvoerster van minister Ter Horst is stroomlijning van van e-mailadressen bij het rijk onderdeel van de nota Vernieuwing Rijksdienst.

Despoot

De Wassenaarse burgemeester Jan Hoekema ziet wel wat in een 'groen boekje' voor e-mailadressen van colleges van B&W. Hoekema: 'Het lijkt triviaal, maar is het niet. We hebben een janboel aan e-mailadressen in bestuurlijk Nederland. Voorletters, voornamen, punten ertussen of niet, gemeentenamen, eigenlijk is alleen het @-teken en.nl een standaardgegeven. Gevolg is dat veel mail niet snel bij de juiste persoon komt en dat veel mail helemaal de eindstreep niet bereikt.'

'Ik wilde onlangs graag vers van de pers mijn collega-burgemeester in Laren, Elbert Roest, feliciteren met zijn verkiezing als voorzitter van de bestuurdersvereniging van D66. Maar hoe bereik ik collega Roest als ik hem niet standaard heb zitten in het overvolle mail-adresboek in mijn laptop? Gokken op een unieke combinatie van namen, letters, en combi's daarvan en dan maar hopen dat het goed is. Dat is zelden het geval en dan word je weer opgescheept met het deprimerende bericht van de postmaster. Dat is een onverbiddelijke despoot die zelden hulp te bieden heeft behoudens een enkele keer een glimp hoop: het adres is goed, maar de box is vol.'

Het e-mailadres van burgemeester Roest van Laren is: roest@laren.nl. Na vier of vijf teruggestuurde mails kom je wel op die combinatie, maar zoveel geluk heeft geen mens in het contact met de Larense wethouder Klinkenberg: maria.klinkenberg-klinkhamer@laren.nl. Volgens Hoekema is hier een schone taak weggelegd voor de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Nederlands Genootschap van Burgemeesters (NGB).

Jan Hoekema: 'We moeten voor eens en voor altijd elke burgemeester met zijn functie aanschrijven, en zijn plaatsnaam. Die gegevens moeten eenvoudig voor iedereen te vinden zijn. In mijn geval burgemeester@wassenaar.nl. Burgers en collega's weten de weg daarheen gemakkelijk te vinden. Wat let de VNG of het NGB daartoe effectief actie te ondernemen? Jammer van de vele interessante voorletters en andere details, maar dit systeem is wel zo eenvoudig. De omgang en de selectie van mail is een kwestie op zich, en wie kan er nu iets tegen een goede bereikbaarheid hebben? Of wordt de drempel dan te laag?'

Meisjesnaam

Ruud van Bennekom, directeur van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters, zegt dat Hoekema wel een punt heeft. 'Het idee van burgemeester@wassenaar.nl is sympathiek en klinkt eenvoudig en aantrekkelijk. Het is de moeite waard de voors en tegen af te wegen, maar dat zou primair in VNG-verband moeten gebeuren. Het gaat immers om de digitale bereikbaarheid van de gehele gemeente en niet alleen om de burgemeester. Overigens vind ik het veel belangrijker dat digitale post daadwerkelijk het college bereikt en daar moet iedere gemeente toch haar eigen voorzieningen voor treffen.'

De secretaresse van burgemeester Jan-de.Groot in Baarn zit behoorlijk in haar maag met de warboel aan emailadressen - wat te denken van vrouwen die dan weer wel zoals de wethouder in Laren en dan weer niet hun meisjesnaam gebruiken. Maar wat vindt Jan-de.Groot zelf van zijn bijzondere e-mailadres?

De Groot: 'Voor mij is uitgangspunt dat de bereikbaarheid van collegeleden voor de eigen burgers goed en snel moet zijn. Het zal niet vaak voorkomen dat burgers mails willen versturen naar andere gemeenten. Is het dus niet vooral een probleem van journalisten of misschien wel VNG'ers, die meerdere gemeenten benaderen met de moderne communicatiemiddelen? Vroeger zocht je het adres op en schreef je een brief, later kwam de telefoon en nog weer later de fax. De roep om alle gemeenten te kunnen bereiken met één postbusnummer of één telefoonnummer, heb ik nooit gehoord. Waarom dan nu wel met het e-mailadres? Nee, geen centralistisch beleid voor iets dat vooral lokaal van belang is. Wij moeten als lokaal bestuur de burger goed informeren over onze bereikbaarheid. Voor derden is de website de aangewezen weg om achter het e-mailadres van bestuurders te komen. Of moeten de websites ook al worden gestandaardiseerd? Nee toch?'

Simpel

Iedereen ontwikkelt vooral zijn eigen website, vindt Jo-Annes de Bat, CDA-raadslid in Goes en directeur van de CDA-bestuursvereniging. Maar e-mailadressen van bestuurders, ambtenaren en raadsleden zouden wat hem betreft in tijden van klantvriendelijkheid overheidsoptreden begrijpelijk en uniform moeten zijn.

De Bat: 'Het loopt de spuigaten uit met de veelheid aan soorten e-mailadressen. Dat is zo in de Tweede Kamer, waar iedereen maar wat doet voor het @-teken. Ministeries doen het ook allemaal anders. Bij gemeenteraden is het nog veel gekker. In de ene gemeente is het gestandaardiseerd en in de andere gemeente gebruiken raadsleden hun privémailadres. Zo maken we het de burger wel erg moeilijk om met de politiek in contact te komen. Het zou zoveel handiger zijn als overal in Nederland achter de @, plaatsnaam en nl. zou komen te staan. Voor het apestaartje zou overal dezelfde naamconstructie moeten komen. Gemeenten kunnen dat aanbieden. Als raadsleden echt hun eigen mailadres willen houden, kunnen ze de mail laten doorsturen. De KNVB doet dat ook: alle scheidsrechters hebben een mailadres met relatienummer.'

Het CDA-raadslid vindt niet dat specifieke e-mailadressering moet worden opgelegd. Jo-Annes de Bat: 'Gemeenten die nadenken over hun communicatie zijn wel zo assertief dat ze dit probleem durven aan te pakken. Raadsleden moeten het ook zien als een gebaar naar de burger.' De Bat zal de e-mailadressering aan de orde stellen in de gemeenteraad van Goes.

'Standaardisering geen goed idee'

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) vindt standaardisering van e-mailadressen een slecht idee.

Asha KhoenKhoen van de VNG: 'Burgemeesters en wethouders, maar ook gemeenteraadsleden moeten goed en snel bereikbaar zijn. Vermelding van contactadressen op gemeentelijke websites brengt duidelijkheid. Steeds vaker bestaat de mogelijkheid om via een link direct een mailtje te sturen. Dat helpt problemen met punten, streepjes en initialen, uit de wereld. De VNG wil niet - zoals het groene boekje dat doet voor de Nederlandse taal - de regels voor e-mailadressen voorschrijven. Logica in spelling is sowieso subjectief gebleken en staat nog altijd ter discussie. Wat betreft de e-mailadressen van gemeentebestuurders zal het bovendien niet vaak voorkomen dat inwoners van gemeente X e-mails willen versturen naar bestuurders van gemeente Y. De VNG heeft sowieso geen problemen om met haar leden in contact te komen. Misschien is dit meer een probleem voor journalisten?'