Raadsleden vinden geheime stukken ‘vanzelfsprekend’

Raadsleden ervaren de keuze voor geheimhouding van stukken vaak als ‘vanzelfsprekend’. Dat concludeert de rekenkamer van de gemeente Lelystad in een rapport, dat deze week verschijnt. De rekenkamer vond geen aanwijzingen voor ‘doelbewust misbruik’ of willekeur.

Argumentatie ontbreekt

De rekenkamer signaleert een aantal patronen bij geheimhouding. Zo wordt regelmatig geheimhouding opgelegd voor volledige documenten in plaats van voor gedeelten daarvan, terwijl de wet voorschrijft dat zo weinig mogelijk informatie geheim moet worden gemaakt. De reden hiervoor zijn praktische argumenten, terwijl een ‘kwalitatieve argumentatie’ voor geheimhouding vaak ontbreekt.

Daarnaast worden stukken vaak voor onbepaalde tijd geheim verklaard, is er geen centraal overzicht van geheime documenten en is de argumentatie voor geheimhouding vaak ‘inhoudelijk niet op orde’. Ook maakt de rekenkamer zich zorgen over de begrippen ‘vertrouwelijk’ en ‘geheim’, die de gemeente door elkaar hanteert, en wordt er incidenteel, al dan niet bewust, informatie gelekt.

Geen register

Uitvogelen welke stukken geheim verklaard zijn, was nog niet eenvoudig voor de rekenkamer. Er is in Lelystad geen register van stukken waarop geheimhouding rust, met als gevolg dat het enige gedeeltelijke overzicht van geheime stukken gebaseerd was op een eerder Wob-verzoek.

Uit het onderzoek blijkt dat in de periode van 2018 tot 2022 voor maar liefst 326 stukken geheimhouding is opgelegd. In hoeveel gevallen die geheimhouding uiteindelijk is opgeheven, is ‘niet exact duidelijk geworden’.

Rooskleurig beeld

Het beeld dat ambtenaren, het college en de raad van de geheimhoudingspraktijk hebben, is ondanks alle op- en aanmerkingen van de rekenkamer rooskleurig. ‘Het beeld bestaat dat er terughoudend wordt omgegaan met het opleggen van geheimhouding’, schrijft de rekenkamer.

De praktijk is weerbarstig. Uit de steekproef van 15 dossiers die in het rapport is opgenomen, blijkt dat in een kwart van de dossiers geen Wob-grond (nu Woo) is opgenomen voor het opleggen van de geheimhouding. Dit is wel verplicht. In meer dan de helft van de gevallen ontbreekt de voorgeschreven expliciete belangenafweging tussen openbaarheid en de belangen die daartegen pleiten. Dat betekent dat achteraf niet te beoordelen is of een stuk terecht geheimgehouden is.

Onvoldoende

De rekenkamer heeft het beleid van de gemeente Lelystad op tien punten, waaronder openbaarheid, transparantie en overeenstemming met landelijke wet- en regelgeving, beoordeeld. Slechts op drie van de tien punten voldoet het beleid volledig aan het normenkader. Een belangrijk kritiekpunt is, naast het ontbreken van een register en het gebrek aan motivering, dat het gemeentelijke beleid ten aanzien van geheimhouding niet openbaar is. Ook dat zorgt ervoor dat het moeilijk is om te controleren of het gemeentebestuur zich aan de (eigen) regels houdt.

Lelystad is niet de enige gemeente die worstelt met geheimhouding. Zo kreeg de gemeente Zevenaar eerder een tik op de vingers van de rechter, nadat een raadsenquêtecommissie maar liefst 75 jaar geheimhouding had opgelegd voor haar stukken. Ook de gemeente Ermelo krabbelde eind vorig jaar terug, nadat De Stentor kritiek uitte op het feit dat de gemeente keer op keer bijeenkomsten hield waarvan de agenda niet werd bekendgemaakt.

Kennis opdoen

De rekenkamer constateert dat er niet zozeer sprake is van onwil bij gemeentebestuur en ambtenarij, maar dat er vooral op het gebied van kennis nog het een en ander te verbeteren valt. Volgens de rekenkamer moet de gemeente Lelystad een ‘vierjaarlijkse leercyclus opzetten’ over geheimhouding bij de gemeenteraad, en een ‘jaarlijkse workshop’ voor ambtenaren.

Het college hoeft niet terug naar de schoolbanken, maar moet wel beter zijn best doen: het moet collegevoorstellen ‘verbeteren’ als het over geheimhouding gaat, het proces ‘optimaliseren’, en een register van geheimgehouden stukken opstellen. Het Lelystadse college laat in een reactie weten de conclusie dat de geheimhoudingspraktijk ‘kwetsbaar’ is ‘zorgelijk’ te vinden. Het college gaat medewerking verlenen aan de uitvoeringen van de aanbevelingen van de rekenkamer.