Geheimen vergen protocol

Geheimhouding en vertrouwelijkheid zijn in gemeenteland lastige grootheden. Uit de praktijk blijkt dat daar in de Nederlandse gemeenten heel verschillend mee wordt omgegaan. Op zichzelf genomen is dat een goed teken. De beslissing om geheimhouding of vertrouwelijkheid op te leggen behoort tot de kern van de gemeentelijke autonomie. Dat impliceert dat hier verschillen ontstaan. Dit uitgangspunt moet onder alle omstandigheden worden gekoesterd.

Het is namelijk een volstrekte illusie dat de wetgever hier tot algehele uniformering kan overgaan omdat begrippen zoals het openbaar belang altijd multi-interpretabel zullen blijven en niet inhoudelijk kunnen en moeten worden dicht getimmerd.

Dit betekent dat de gemeenten zelf criteria moeten formuleren op welke wijze de bestuursorganen met elkaar omgaan. In veel gemeenten hobbelt men van het ene naar het andere geheimhoudingsprobleem omdat richtsnoeren ontbreken. Om die reden wordt te vaak naar een te strikte beperking van het openbaarheidsbeginsel gegrepen. Bij het voorkomen van die te vergaande beperkingen wordt in veel gevallen een beroep op de wetgever gedaan om de marges te verkleinen en ervoor te zorgen dat de openbaarheid beter wordt bediend. Die weg is een illusionaire omdat de wetgever daarvoor te weinig instrumenten ter beschikking heeft.

Veel beter is de aanvaarding dat openbaarheid en geheimhouding in de gemeenten zelf in een goede verhouding moeten worden gezet. Dat kan door voor iedere gemeente een geheimhoudingsprotocol op te stellen waarin raad, college en burgemeester afspreken hoe met deze materie zal worden omgegaan. Een dergelijk protocol bevat een procedurele uitwerking van de wettelijke bepalingen en daarnaast inhoudelijke criteria die na verloop van tijd kunnen worden bijgesteld.

Cruciaal is hier de rol van de griffier. Deze zou het initiatief moeten nemen voor een dergelijk protocol en in nauwe overeenstemming met de raadsvoorzitter en de gemeentesecretaris in kaart moeten brengen hoe de bestuursorganen op dit punt met elkaar verkeren.

Ondertussen moet worden vastgesteld dat ook in de wettelijke procedures verbetering noodzakelijk is. Vooral de openbaarheid in het verkeer tussen raad en college is onduidelijk geregeld, waardoor de colleges te vaak grijpen naar het middel van geheimhouding. Een deel van de praktische problemen kan hieruit worden verklaard en aanpassing van de wettelijke procedures kan hierin belangrijke verbetering brengen. Het wettelijke beginsel dat ieder bestuursorgaan beslist over openbaarheid of geheimhouding is een goed uitgangspunt, maar de zaak loopt vaak uit de rails indien meerdere bestuursorganen bij het opleggen of opheffen van geheimhouding zijn betrokken.

Vervolgens is de term ‘vertrouwelijkheid’ vaak een vertroebelende grootheid. Veel raadsleden zijn van opvatting dat ‘vertrouwelijkheid’ een softe variant is van geheimhouding en er daarom een legitimatie is om vertrouwelijke informatie te delen met anderen: fractiegenoten, deskundige derden etc. Ten slotte compliceert de immuniteit van raadsleden het geheimhoudingsregime. Indien raadsleden in vergaderingen niet-openbare informatie ter sprake brengen zijn strafrechtelijke instrumenten niet beschikbaar. Kortom: zowel voor de wetgever als voor de gemeenten zelf is er veel werk aan de winkel.