BZK-ambtenaar moet het veld in

Binnenlandse Zaken wil zich openstellen voor ideeën van burgers, externe specialisten en startups. Om dat voor elkaar te krijgen, moeten ambtenaren anders gaan samenwerken. En daarbij ruimte krijgen van bovenaf. 

Beeld je eens de projectleider in die zijn nieuwe team samenstelt via een app. Hij swipet door de profielen van directe collega’s, ambtenaren uit andere departementen of externe specialisten. Hij bekijkt foto’s, tags en korte beschrijvingen. Ziet hij iemand met wie hij denkt dat het klikt en die een goede aanvulling kan zijn, dan swipet hij naar rechts. Geeft het potentiële nieuwe teamlid ook een digitale ‘ja’ tegen het project? Dan rolt er een match uit. Binnen enkele uren kan de projectleider zo al een conceptteam bij elkaar hebben.

Nieuwe standaard
Het klinkt misschien als een verre toekomstfantasie, maar het gebeurt al op verschillende departementen. Met hulp en training van buitenaf experimenteert het rijk met allerlei nieuwe vormen van samenwerken. Zo willen ministeries meer openstaan voor ideeën van buitenaf. ‘De open overheid komt steeds meer midden in de maatschappij te staan’, schrijft Binnenlandse Zaken (BZK) in het strategisch personeelsbeleid rijk 2025. Om dat voor elkaar te krijgen moeten andere samenwerkingsvormen ‘de nieuwe standaard’ worden, zoals policy labs, binnens­kamerse startups en samenwerking met burgers en externe specialisten.

Coaching
Met de samenwerking met startups is de overheid al relatief bekend. Twaalf verschillende overheidsorganisaties experimenteerden al met start-ups in residence. Half oktober zette ook BZK vier challenges uit over onder meer ‘inclusie van digitaal laaggeletterden’. Van de tientallen reacties die het ministerie verwacht, wordt per challenge één startup uitgenodigd om vijf maanden lang te werken binnen het ministerie. Zij krijgen coaching, workshops en een persoonlijke begeleider die de deuren opent naar de verschillende afdelingen.

Belevingswereld burger
Nog intensievere samenwerking tussen het rijk en de buitenwereld gebeurt in policy labs. In het digitale identiteitslab bijvoorbeeld, werken twee BZK-ambtenaren en twee medewerkers van de gemeente Utrecht samen met allerlei professionals die onderzoeksinstituut De Waag rondom het onderwerp bij elkaar verzamelde. ‘Digitale identiteit was zo’n complex vraagstuk dat we het op andere manieren wilden proberen op te lossen dan we tot nu toe hadden gedaan’, zegt Jorgen Bogaard, een van ambtenaren die meedoet aan het lab. Ze vliegen vraagstukken niet alleen aan met beleidsmakers, maar met verschillende lagen van de overheid en met wetenschappers, burgers en bedrijven. Daarbij houden ze vooral drie zaken in de gaten. Samen met De Waag kijken ze vanuit de belevingswereld van de burger: professionele empathie. Ten tweede doen ze aan co-creatie met verschillende stakeholders. Het derde aandachtspunt is niet blijven hangen in het concept, maar meteen testen.

Tindertijdperk
Zulke samenwerkingen met buiten vergen een andere manier van organiseren dan het rijk gewend is, volgens Laurens Waling. Zijn bedrijf Part-up is gespecialiseerd in niet-traditionele samenwerkingsteams. ‘Het rijk heeft vooral veel ict-expertise nodig’, zegt hij. ‘Maar ook expertise in wat ze zelf noemen ‘opgavegericht’ werken. Die is niet aanwezig binnen de organisatie, dus worden veel coaches, begeleiders en veranderaars ingevlogen.’ Een voorbeeld daarvan is Waling zelf. Hij traint voor BZK nu vijftien managers in zes tweedaagse sessies over persoonlijk leiderschap en anders organiseren. De managers leren bijvoorbeeld om de juiste mensen bij hun projecten te betrekken, met behulp van de eerder beschreven swipe-app. ‘In dit Tindertijdperk is gelukkig bekend dat je al in de eerste seconde weet of je iemand gaat vertrouwen of niet’, zegt Waling. ‘Met zo’n app een team samenstellen gaat een stuk sneller dan langs de traditionele lijn van managers, wat vaak maanden kan duren.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 20 van deze week. (inlog)