Arnhemse bezwaarschriftencommissie digitaal

Arnhem weet niet of ze de primeur heeft, maar de algemene bezwaarschriftencommissie heeft er inmiddels twee digitale zittingen op zitten. Ook de zittingen die de komende tijd in de agenda staan, zullen digitaal plaatsvinden. Het bevalt goed.

Geen achterstanden

Jaarlijks verwerkt de gemeente zo’n 1.200 bezwaarschiften. Zestig procent daarvan wordt via ambtelijk horen afgehandeld. Zo’n 500 bezwaarschiften worden er door de bezwaarschriftencommissie behandeld. ‘We zaten er mee in onze maag. We wilden de indieners van bezwaarschriften niet te lang op een besluit laten wachten en we wilden geen achterstanden in de afhandeling oplopen’, vertelt Jaap Mes, afdelingshoofd juridische zaken bij de gemeente Arnhem.

Aan elkaar knopen

‘Het was wel een flinke puzzel’, aldus Mes. Op een zitting zijn heel wat mensen aanwezig, en die moesten digitaal aan elkaar worden ‘geknoopt’. Het gaat in ieder geval om de voorzitter en twee leden van de bezwaarschriftencommissie, en daarnaast de belanghebbenden en/of hun vertegenwoordigers dan wel gemachtigden. ‘Er waren onder meer bedenkingen en zorgen over de privacy.’ Zo vroegen de commissieleden zich af of hun privé-mailadressen tijdens de digitale bijeenkomst te zien zouden zijn. ‘Uit voorzorg hebben we ze allemaal een Arnhemse mailaccount gegeven.’

Stroomversnelling

Dan was er de vraag welke tool gebruikt zou worden. Zoom viel vanwege twijfels over de veiligheid al snel af. Er is gekozen voor Teams van Microsoft. Daar maakte de gemeente nog geen gebruik van. ‘We hadden wel het plan om dat organisatiebreed te implementeren, en dat is nu door de coronacrisis in een stroomversnelling gekomen’, vertelt Henk Jan van der Vijgh, adviseur functioneel beheer bij de gemeente. Als ‘superuser’ heeft hij Mes ondersteund om de digitale zittingen van de bezwaarschriftencommissie op poten te zetten. Arnhem telt twaalf superusers, die vanuit de gemeentelijke organisatie zijn geformeerd om medewerkers te helpen met het installeren en gebruiken van Teams. Een goede it-ondersteuning is een must, benadrukt Mes.

Hobbel

Na dat de voorzitters en de leden van de bezwaarschriftencommissie voorzien waren van Teams, en wisten hoe ze ermee moesten omgaan, was er de volgende hobbel. Want de bezwaarmakers en/of hun vertegenwoordigers moesten ook via Teams de zitting virtueel bij kunnen wonen. ‘Het was dus de vraag of iedereen wel over die applicatie beschikt.’ Die hobbel was snel genomen, want via Teams kan simpelweg een link worden gestuurd naar de belanghebbenden, die dan op een vooraf afgesproken tijdstip als gast aanhaken, en na de zitting ook weer afhaken. Voordat de bezwaarschriftencommissie officieel van start ging, is het goed uitgetest.

Efficiënt

‘Inmiddels hebben we twee zittingen achter de rug en hoewel er hier en daar wat haperingen waren, zijn deze zittingen zowel voor bezwaarpartijen als voor commissieleden als voor ons bij juridische zaken naar tevredenheid verlopen. Het ging goed en efficiënt’, aldus Mes. Het is wel echt anders. ‘In een normale zitting zie je als commissie zeker vier mensen voor je, nu ziet iedereen maximaal vier mensen op zijn scherm. Maar het fijne is dat je als gemeente je dienstverlening kunt voortzetten en we vertraging in de afhandeling van bezwaarschriften voorkomen.’