Wmo en Jeugdwet administratie efficiënter inrichten

Verder (voorheen Zorg-Lokaal) helpt gemeenten om toegekende zorg verantwoord uit te voeren. Dit door middel van georganiseerde administratieve processen, maar ook door het geven van stuur- en managementinformatie. Samen verder met grip op verantwoorde zorg.

De vraag is natuurlijk, hoe krijgen gemeenten grip op verantwoorde zorg? Daar vertellen wij je in dit blog meer over, zodat jij meer grip krijgt op onder andere:

• Het opstellen van een gefundeerd gemeentebeleid;
• Het maken van passende inkoopafspraken met zorgaanbieders;
• Bieden van doelmatige zorgondersteuning aan inwoners;
• Garanderen van rechtmatigheid van betalingen aan zorgaanbieders.

In afbeelding 1 hieronder is te zien op welke onderdelen in het administratieve proces wij kunnen helpen om deze grip na te streven. Elk onderdeel wordt stap voor stap toegelicht.

Administratie Wmo en Jeugdwet

Het administratieve proces start nadat de gemeente een toewijzing heeft afgegeven aan een burger. Op dat moment worden de gegevens van deze toewijzing middels een 301-bericht, vanuit de frontoffice van de gemeente, doorgegeven aan Verder. Vanaf dat moment wordt de gemeente volledig ontzorgd voor wat betreft het administratieve proces.

IT koppeling

Vervolgens wordt het 301-bericht middels een IT koppeling naar Verder gestuurd. Deze IT koppeling zorgt ervoor dat er een verbinding tussen het frontoffice systeem van de gemeente en het backoffice systeem van Verder wordt gelegd.

Zorg-Portaal

Het Zorg-Portaal is het backoffice systeem van Verder wat in eigen beheer is van onze IT-afdeling. Op deze manier kunnen wij makkelijk inspelen op landelijke richtlijnen en eigen innovaties doorvoeren. Berichten worden hierna via het GGK richting zorgaanbieders verstuurd. Eventuele vragen vanuit zorgaanbieders worden in het klantteam opgevangen, waardoor de gemeente deze communicatie niet op zich hoeft te nemen. Indien de zorgaanbieder vragen over een inhoudelijke toewijzing heeft, zal het klantteam dit met een vooraf afgesproken contactpersoon van de gemeente oppakken. Dit omdat Verder geen uitspraken over de inhoud van een toewijzing mag doen.

Beschikkingen versturen

Bij het aanmaken van een nieuwe toewijzing maakt de gemeente een rechtmatigheidsbeschikking. Verder biedt gemeenten de mogelijkheid om het versturen van de beschikking door Verder te laten uitvoeren.

Uitbetaling aan zorgaanbieders

Het proces wordt vervolgd, waarop de zorgaanbieder na zorglevering mag declareren. Het declaratiebericht (303-bericht) wordt door het Verder in behandeling genomen. Binnen één seconde wordt er een retourbericht (304-bericht) naar de zorgaanbieder verstuurd met, indien van toepassing, correctieregels of het uit te betalen bedrag.

Het declaratiebericht wordt op 16 punten gecontroleerd aan het eerder gestuurde 301-bericht en aan PDC gegevens (contractafspraken vanuit de gemeente met de zorgaanbieder).  Bij een goedgekeurde declaratie wordt er een uitbetaling aan de zorgaanbieder gedaan, welke wekelijks worden verricht. Er hoeven hiervoor geen journaalposten naar de gemeente te worden verstuurd, dit wordt door Verder uit handen genomen.

PGB aanlevering en berekening | Verwerken uitval PGB en Bab berichten | Versturen budgetbrieven

Indien er sprake is van een PGB toewijzing, wordt deze op dezelfde wijze als een ZiN toewijzing aan Verder verzonden. Vervolgens wordt er vanuit het systeem een berekening gemaakt, welke middels een TKB bericht naar de SVB wordt verzonden. Parallel daaraan ontvangt de burger een budgetbrief, ook bij een mutatie van de PGB toewijzing. Daarnaast worden uitvalberichten en BAB-berichten voor de jaarafsluiting door Verder verwerkt. Optioneel hierbij is, dat Verder de volgende werkzaamheden ook uit handen neemt:

• Het aanpassen uurloon bij de SVB;
• Het beoordelen van zorgovereenkomsten.

CAK aanlevering en kostprijsberekening

Bij toewijzingen waar een CAK bijdrage van toepassing is, wordt deze bij het CAK aangeleverd. Verder is aangesloten op het berichtenverkeer met het CAK en draagt zorg voor dit proces. Tevens wordt in afstemming met de gemeente de eigen bijdrage voor hulpmiddelen door Verder aangeleverd.

Dashboard

Alle gegevens vanuit het berichtenverkeer, maar ook betalingen aan zorgaanbieders, PGB toewijzingen en CAK aanleveringen worden in een realtime dashboard getoond. Hierin zijn onder andere beschikte waarde en benutting terug te zien, maar ook zorgpaden, tijdigheid van declareren en declaratiegedrag. Daarnaast wordt er informatie gegeven voor de uitvoering, contractmanagers, beleidsmedewerkers en directie.

Accountantsverklaring

Voor alle processen die door Verder worden uitgevoerd, dus het berichtenverkeer, het aanleveren van PGB toewijzingen aan de SVB, berichten naar het CAK en uitbetaling aan zorgaanbieders, wordt een accountantsverklaring door Deloitte afgegeven. Deze verklaring is voor gemeenten om mee te nemen naar hun eigen accountant en jaarrekening. Let op: het gaat hierbij om processen en niet om inhoudelijke toetsing op feitelijke zorglevering.

Totaaloverzicht

Voor de volledigheid zijn hieronder alle diensten weergegeven. Om bijvoorbeeld meer grip te krijgen op feitelijke zorglevering hebben wij mogelijkheden om te ondersteunen door:

• Het uitvoeren van een klanttevredenheidsonderzoek;
• Het meten van kwaliteit van zorg huishoudelijke hulp middels huisbezoeken;
• Het meten van prestatielevering PGB middels huisbezoeken;
• Het ondersteunen bij het opvragen, controleren en inhoudelijk beoordelen van productieverantwoordingen voor de jaarrekening;
• Ook rechtmatigheids- en doelmatigheidsonderzoek naar zorglevering bij zorgaanbieders biedt grip op gepaste zorglevering en rechtmatigheid van declaraties.

Breng focus aan

Door focus aan te brengen op de gemeentelijke core business kan er worden bezuinigd in tijden van tekorten en kunnen gemeenten met zekerheid kostenefficiënt en kwalitatief werken. Besteed dan ook waar mogelijk alle ondersteunende activiteiten uit. Gemeenten die kiezen voor uitbesteden, kunnen zich ten volle concentreren op het leveren van diensten aan burgers en bedrijven.

Wil jij grip op verantwoorde zorg?

Wij ontzorgen gemeenten in administratieve processen Wmo en Jeugdwet, data-analyses en rechtmatigheid. Dit met grip op verantwoorde zorg als resultaat.

Met het uitbesteden van administratieve processen en het faciliteren en beheren van ICT systemen beschik jij over hulp vanuit één expert organisatie om al deze processen uit te kunnen voeren. Het is ons doel om gemeenten te ondersteunen bij het uitvoeren van de complexe processen binnen het sociaal domein, zodat iedereen van Toegang tot Toezicht gericht is op het verbeteren van zorg.