Hoge werkdruk? Ga datagedreven werken!

Ondanks dat er elke dag hard gewerkt wordt in de publieke sector, zie ik in de praktijk dat de grote werkvoorraad maar niet wil slinken. Medewerkers voelen de werkdruk, maar blijven zichzelf voorhouden dat het volgende maand beter zal worden. Enkele weken later is de werkdruk echter niet verlaagd, maar juist toegenomen. Dit werkt demotiverend en kan leiden tot uitval van medewerkers. Mijn oplossing? Datagedreven werken!

Sturen op feiten, niet op functioneren

Data kunnen je helpen om inzicht en overzicht te krijgen in bijvoorbeeld je werkvoorraad. Toch voelen organisaties nog weleens weerstand bij het overgaan naar een datagedreven werkwijze. Ik heb in het verleden bij een organisatie gewerkt waar bestuurders het lastig vonden zich te committeren aan datagedreven werken. Men dacht dat het verzamelen van data de discussie over het functioneren van medewerkers (nog meer) zou verharden. Dit veranderde toen uit de praktijk bleek wat datagedreven werken precies voor de organisatie kon betekenen. Een nieuwe teamleider begon min of meer op eigen initiatief een dashboard te bouwen met de informatie die hij nodig had voor het nemen van zijn beslissingen. Hij bracht in kaart hoeveel dossiers nog moesten worden afgehandeld, hoeveel tijd hiervoor per dossier nodig was en hoe groot hiermee de totale werkvoorraad zou zijn. Op basis daarvan kon hij precies zien of er genoeg fte in huis was om de klus te klaren. Ook kon hij met deze startinformatie andere beslissingen nemen, bijvoorbeeld over de mogelijkheid om nieuwe opdrachten aan te nemen.

Een draadje om aan te trekken

Dit zelfontwikkelde dashboard werd een draadje om aan te trekken. De teamleider, die inhoudelijk nog nooit met dit soort dossiers had gewerkt, bepaalde namelijk niet zelf hoeveel tijd er aan de afhandeling mocht worden besteed. Hierover ging hij het gesprek aan met het hele team. De input van de teamleden werd gebruikt om nauwkeurig te bepalen hoeveel tijd er nodig was voor de verschillende dossiers. Hiermee gaven de verantwoordelijke medewerkers zelf aan hoeveel dossiers er per week afgehandeld konden worden.

Die afspraken maakten de werkvoorraad meetbaar en zorgden ervoor dat medewerkers zelf ook meer duidelijkheid konden en wilden krijgen over de actuele stand van zaken en wat zij daarin konden betekenen. Al snel kwam er vraag naar een teamdashboard waarin de soorten dossiers, de werkvoorraad en de beschikbare behandeltermijnen inzichtelijk werden gemaakt. Ook wilden de medewerkers graag inzicht in hun eigen handelen via een persoonlijk dasboard. Hierin werd inzichtelijk hoeveel uur een medewerker had gewerkt aan het afhandelen van dossiers en hoeveel dat er waren. Op deze manier men zelf inschatten wanneer er tijd was voor andere activiteiten die bijdroegen aan de ontwikkeling van het team of tijd vrijmaken voor persoonlijke ontwikkeling.

De mogelijkheden zijn eindeloos

Bij Van Dam & Oosterbaan werk ik voornamelijk aan opdrachten die betrekking hebben op het aansturen van teams en het coördineren van uitvoerende werkzaamheden. Vaak word ik aangetrokken als duidelijk wordt dat de organisatie van werkzaamheden of de ontwikkeling van het team onvoldoende aandacht hebben gehad, bijvoorbeeld bij ad-hoc-voorzieningen. Zo lopen veel gemeenten nu nog tegen achterstanden aan die zijn ontstaan door het plotseling moeten verstrekken van de energietoeslag en het leefgeld voor Oekraïense vluchtelingen. Datagedreven werken helpt om overzicht en inzicht te krijgen vanuit verschillende invalshoeken. Is het ziekteverzuim bijvoorbeeld hoog, dan kan dit een reden zijn om aandacht te besteden aan de werkomstandigheden. Zijn de uitvoeringskosten te hoog, dan kun je op basis van data achterhalen waar deze kostenposten zich bevinden. Dergelijke analyses maak ik op basis van datagedreven onderzoek. Deze inzichten gebruik ik om samen met de andere disciplines, zoals HR en Financiën naar een passende oplossing te zoeken. Zo ontwikkel ik geregeld samen met mijn opdrachtgever dashboards die ook na mijn vertrek inzetbaar blijven, ook voor gebruikers met minimale datakennis. Hiermee is het positieve effect niet tijdelijk van aard.  De datagedreven uitkomsten van de onderzoeken, analyse en dashboards zet ik in om het werk leuker en efficiënter te maken voor de individuele medewerkers en voor de organisatie als geheel. Dat is wat een datagedreven aanpak kan bereiken.