Met raad en data

Afgelopen weekend is de zomer begonnen en hoe! Vroeg opstaan dus voor een prachtige fietstocht. Op mijn koptelefoon stond Vroege Vogels aan. Het is toch altijd inspirerend om te horen hoe de natuur zich continue ontwikkelt. Een van de items ging over de manier hoe helmgras zich nestelt in duinen met de Levy walk. Dat is een bewegingspatroon waarbij een organisme heel veel kleine stapjes doet om vervolgens één grote stap te doen. Het jonge helmgras zet stappen met de Levy walk om zich sterker te nestelen.

Kleine stapjes

Deze Levy walk vindt vast ook plaats in uw gemeente, waar datagedreven werken zich voorzichtig ontwikkelt. Als gemeenteraadslid bent u niet betrokken bij alle kleine stapjes. U houdt zich bijvoorbeeld niet bezig met het verbeteren van datamodellen in informatiesystemen. U schrijft ook geen scripts om dashboards te maken. En u organiseert ook niet de trainingen om de dataskills van ambtenaren te vergroten.

Maar in de periode bent u wel druk met de jaarrekening en u formuleert uw zienswijzen op de begroting. En u bekijkt de vele ranglijstjes waarin uw gemeente vergeleken wordt met andere gemeenten.

Ik wil u uitdagen om dat datagedreven te doen, om zo een stimulerende bijdrage te leveren aan de Levy walk die uw gemeente zet. Hoe dan? Door niet alleen naar de cijfers te kijken en “er iets van te vinden”, maar door juist op zoek te gaan naar het verhaal erachter. Doe dat met nieuwsgierigheid, want dan komt u veel meer te weten. Ik geef u een aantal voorbeelden.

Zoek de samenhang

In de jaarrekening over 2018 van uw gemeente staat bijvoorbeeld hoeveel medewerkers de gemeentelijke organisatie mag hebben, hoe de bezetting daarvan was, hoe hoog de externe inhuur was, wat de kosten dan waren van de organisatie en hoe hoog de overhead is. Deze onderwerpen kunt u zien als 5 losse cijfers, maar dan mist u de kracht die deze cijfers in zich hebben. Door de samenhang te zien tussen deze onderwerpen, komt u erachter dat deze cijfers veelzeggend zijn over de organisatieontwikkeling van uw gemeente.

Want als de formatie van de gemeente nagenoeg gelijk was aan de ambtelijke bezetting van de organisatie, betekent dat waarschijnlijk dat de budgetten uit de begroting ook bijna volledig besteed zijn aan de personeelskosten van de ambtenaren. Als u dan vervolgens ziet dat er nog externe inhuur heeft plaatsgevonden, dan zal er wel sprake zijn van additionele financiële ruimte buiten de personeelskosten. Of van urgentie om maatschappelijke meerwaarde te leveren tegen meer geld dan voorzien. Als gemeenteraadslid kun je je dan afvragen waarom de ambtenaren niet in staat bleken om dat werk te doen. Kwam dat bijvoorbeeld doordat zij niet over de kennis beschikken die nodig was? Of omdat het percentage ziekteverzuim gestegen is? In het geval dat beschikbare “ambtelijke” ruimte is vrijgehouden en de bezettingsgraad dus een stuk lager is, is hetzelfde percentage inhuur van extern personeel budgettair beter te begrijpen.

Apparaatkosten, fte per inwoner en overhead

Of neem deze uit het lijstje de apparaatskosten. Dit zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie (dus personeelskosten, huisvesting, ICT, etc.). Zo is er een gemeente die een bezetting van 7 fte/1.000 inwoners had in 2018 waarvan de kosten per inwoner voor het apparaat € 234 waren. Dit bedrag maakt deze gemeente tot een van de “goedkoopste” van Nederland. Fijn kan je zeggen, maar wat zeggen deze cijfers u nou? Ik kan u dat niet precies vertellen, maar wel dat deze data/cijfers erg onsamenhangend lijken te zijn.

Want als er per inwoner dus 0,007 fte aan ambtelijke capaciteit beschikbaar was, wat kost een fte dan als je op € 234 uitkomt aan apparaatskosten? Dat rekensommetje kunt u zelf maken, maar de uitkomst ervan is € 33.428. Dat bedrag kan gewoon niet kloppen, want als werkgever van ambtenaren ben je snel het dubbele kwijt aan het loon. Dan komen daar nog de kosten voor de werkplek, de ICT-voorzieningen etc. bij! Andersom geredeneerd, een waarde onder de € 600 euro zou hier in deze gemeente niet logisch zijn bij de bezetting van deze organisatie.

En als het percentage overhead heel erg hoog is, dan staat daar dat er een groot deel van elke euro niet besteed wordt aan de realisatie van uw opgaven. In de gemeente die een percentage van 46% overhead opneemt in de jaarrekening 2018 hoop ik als burger toch niet dat van elke euro die ik betaal maar 0,54 cent naar echte oplossingen gaat. Toch?

Overigens zijn deze indicatoren niet alleen opgenomen in de gemeentelijke begrotingsstukken, maar wordt ook van uw gemeenschappelijke regelingen verwacht dat zij deze informatie aan uw gemeenteraad presenteren. Wat een mooie voedingsbron kan dat zijn voor uw zienswijzen!

Uit de recent gepubliceerde Personeelsmonitor 2018 blijkt dat de gemiddelde leeftijd binnen gemeentelijke organisaties is gedaald. Op het eerste gezicht een goede ontwikkeling, gelet op de vergrijzing die in onze sector groter is dan die van anderen. 

Maar is deze daling wel het resultaat van de inspanningen van onze gemeentelijke managers om de organisatie te verjongen? Want een paar regels doorlezen maakt al duidelijk dat er wel meer 60+-ers zijn dan vorig jaar. En dat de relatieve instroom van jongeren (onder de 35 jaar) minder groot is dan het jaar daarvoor. Dan blijkt ook nog dat het aantal jongeren dat uitstroomt verder gestegen is. Dus betekent dat dan dat er juist heel veel ervaren medewerkers tussen de 35 – 48,1 jaar weggegaan zijn? Dat zijn toch de medewerkers met veel kennis en ervaring? Vinden we dat erg? Lopen we daar risico’s mee bij binnen onze organisatie? En is binnen de organisatie bekend waarom deze mensen eigenlijk weg gaan bij onze organisatie? Op deze vragen zal uw college van B&W toch vast wel een antwoord hebben?

En dan ontvangt de Tweede Kamer vlak voor de Parlementaire BBQ nog de monitor van het betaalgedrag van overheidsorganisaties. Daar staat uw gemeente weer in een lijstje genoemd. En u begrijpt het al, cijfers zijn een ding, het verhaal achter deze cijfers vragen geeft u zo veel meer informatie!

De genoemde onderwerpen raken wellicht nog niet uw belangrijkste politieke prioriteiten, maar bedenk daarbij wel dat het aan de gemeenteraad is om kaders te stellen en dus miljoenen Euro’s beschikbaar te stellen. En diezelfde euro’s kunt u maar één keer besteden!

De tekorten van gemeenten op het Sociaal Domein maakt dat de waterspiegel tot aan de lippen rijst. En financiële fitheid van gemeenten is er zeker niet beter op geworden. De eerste politieke geluiden zijn al hoorbaar dat de organisatie nog efficiënter kan functioneren, wat vaak synoniem staat voor hetzelfde met minder middelen en dus medewerkers. 

Ik grijp even terug op de uitkomsten van de Personeelsmonitor 2018, waarin staat dat het ziekteverzuim bij gemeenten verder gestegen is, net als het percentage nulverzuim als de meldingsfrequentie. Dat betekent dus al minder feitelijk beschikbare capaciteit, die veelal al aangevuld wordt met extra inhuur van personeel. Te hard trekken doet een touwtje knappen en duwen heeft ook weinig zin; botte bijlen geven geen mooie sneden!

Terug naar de Levy walk van het helmgras en uw rol daarin. Nee, u bent niet de natuurbeheerder van de duinpan die de datagedreven zoekende wortels van besturen en verantwoorden vooral met rust moet laten. Zorg juist voor de goede wind; het is namelijk de context die zo belangrijk is voor het ecosysteem!