Datagedreven transformatie

Het hele artikel De datagedreven transformatie van Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (pdf)

In dit artikel zijn we in gesprek met Jochem Pansier, Manager Informatievoorziening bij de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB). Hij legt uit hoe de dienst werkt aan de transformatie naar een datagedreven organisatie.

De primaire reden voor de OMWB om actief te werken aan een datagedreven transformatie van de organisatie is de veranderende (digitale) omgeving, met een flink aantal grote milieuvraagstukken. Denk aan ZZS, energie, stikstof.

Jochem: “Datagedreven werken stelt je in staat om inzicht te krijgen in je omgeving, bevordert het lerend vermogen van een organisatie en stelt je in staat om sneller te reageren op wat er in je omgeving gebeurt. Hierbij wordt de samenwerking tussen verschillende partners steeds belangrijker, óók een doel van de naderende omgevingswet. Het is voor de OMWB veel meer een breed organisatievraagstuk, dan een technisch vraagstuk. De OMWB pakt beide sporen parallel op”.

Data relateren aan strategische opgaven

Datagedreven werken is een belangrijk onderdeel van de strategie van de OMWB, waarin de OMWB zichzelf ten doel stelt te groeien van een uitvoeringsorganisatie naar een kennispartner. Mede om de strategische opgaven te bereiken legt de OMWB data vast. Denk hierbij aan inhoudelijke gegevens over het toezicht dat wordt uitgevoerd door toezichthouders, gegevens over de vergunningen die verleend worden en gegevens over de gemaakte uren door de medewerkers. Het is voor de OMWB heel belangrijk dat data die meerwaarde bieden, doordat ze kunnen worden vertaald naar informatie die inzicht geeft in de strategische opgaven en daaraan gekoppelde doelstellingen die de OMWB en zijn deelnemers hebben.

Jochem: “Team Informatievoorziening, maar ook Team Strategie en Organisatie (S&O) ondersteunt de uitvoering bij deze vertaling. De business informatieanalist is daarbij voor de OMWB een ontzettend belangrijke schakel. De informatieanalisten helpen de uitvoering bepalen welke data worden geregistreerd, dat indien nodig functioneel beheer hiervoor de systemen aanpast en dat die data in een latere fase inzicht kunnen geven in de gedefinieerde doelen. Deze goede afstemming zorgt ervoor dat medewerkers beter begrijpen waarom het belangrijk is om data te registeren. Dat leidt weer tot een betere dataregistratie en dus een hogere datakwaliteit. Medewerkers worden zelf ook nieuwsgierig naar het resultaat. Je stimuleert hiermee het lerende vermogen, waardoor je als organisatie steeds wendbaarder wordt”.

Ontwikkelen Dataplatform

Om die toename in de opbouw van data te verwerken, externe bronnen daaraan te koppelen en dit vervolgens beschikbaar te stellen aan zowel interne medewerkers als externe medewerkers van de provincie en gemeente, heeft de OMWB een dataplatform ontwikkeld. Het platform bestaat uit uiteenlopende rapportages van bijvoorbeeld financiële gegevens, tellingen van het aantal verleende vergunningen en de resultaten van het uitgevoerde toezicht binnen een branche. Dankzij de rapportages kunnen op strategisch en tactisch niveau keuzes worden gemaakt over hoe de doelstellingen kunnen worden behaald. Ook op operationeel niveau maken medewerkers gebruik van een persoonlijk dashboard. Zo kan men op individueel niveau sturen op de werkvoorraad en het juist registreren van gegevens.

De flinke toename in beschikbare data zorgde ook voor een steeds grotere vraag naar informatieproducten. De OMWB prioriteert middels de ‘tafel van rapportages’ tweemaal per jaar welke producten worden ontwikkeld en met welke prioritering. Hierbij wordt geprioriteerd op basis van verschillende criteria, bijvoorbeeld: Welke kwaliteitstoename levert de rapportage op? Hoeveel medewerkers hebben er profijt van? De tafel van rapportages bestaat uit medewerkers op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau.

Desondanks is er het gevaar om te veel rapportages te ontwikkelen, waardoor een ‘overload’ aan informatie ontstaat voor de werknemers. Daarom wil de OMWB op een gerichte manier informatie blijven verzamelen waarbij de medewerker aan de basis staat. Zij bepalen de behoefte en weten wat relevant is. Deze werkwijze wil de OMWB verder stimuleren en door ontwikkelen.

Tips voor andere omgevingsdiensten

• Wees niet bang om externe expertise in te schakelen.
• Blijf intern doorontwikkelen.
• Werk samen, met de inhoud en met andere kennispartners!

Meer inhoud en kwaliteit

Jochem vertelt: “Voordat de informatiehuishouding van de OMWB werd geoptimaliseerd, moesten er voor interne en externe verantwoording veelal handmatig rapportages worden gebouwd. Dit was een tijdrovende en inefficiënte opdracht, met name door het vele opschoningswerk wat nodig was. Door het inrichten van een goed ondersteunend dataplatform, de focus op het verhogen van de datakwaliteit en het goed aansluiten op de doelen en opgaven van de organisatie, konden we veel automatiseren. Het zorgt voor continu inzicht voor onze opdrachtgevers in ons werk, wat zorgt voor vertrouwen”.

Doordat medewerkers en externen nu zelf toegang hebben tot de rapportages, verschuift het gesprek naar de inhoud. Medewerkers van de OMWB, gemeenten en provincie kunnen eenvoudige vragen nu zelf beantwoorden. In plaats van informatie beschrijven, ontstaat er tijd voor het analyseren van de gegevens. Wat betekent deze informatie en hoe kunnen we hierop anticiperen? De snelle data-uitwisseling zorgt voor meer expertise in huis. Dit heeft onder andere een positief effect op beleidsvorming. Kortom, winst voor alle deelnemende partijen. Toch hebben ze bij de OMWB nog veel ambitie. Jochem: “We maken nu de stap naar het breed opbouwen van data die inzicht geven in de inhoudelijke kant van het werk”.

Het proces naar het huidige inrichtingenbestand en dataplatform was intensief en vroeg veel flexibiliteit van het personeel. Jochem: “Dankzij de intrinsieke motivatie van het hele team hebben we stappen gezet in het datagedreven werken. Stappen waar we als organisatie ontzettend trots op zijn en de komende jaren verder in willen investeren”.

De Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant ontwikkelt zich snel tot een datagedreven organisatie. De datagedreven werkwijze is succesvol geïmplementeerd doordat het wordt gedragen door de medewerkers en de datakwaliteit is verhoogd door het inrichtingenbestand. Maar ook doordat er gestructureerd gewerkt wordt aan de hand van een eenduidig proces en het samenwerken met andere partijen wordt bevorderd. Kortom, een duidelijke strategie en visie op voorhand bepalen mede het succes van de implementatie.

Ambieer je als omgevingsdienst ook een datagedreven werkwijze? Start met het toepassen van de stappen hiernaast. Wil je op strategisch niveau advies of wil je tijdelijk versterking door één van onze adviseurs? Neem contact op met Van Dam & Oosterbaan.

Proces Datamanagement

1 Strategie & visie bepalen
2 Velden per product vastleggen
3 Borgen in werkprocessen
4 Teamleider eigenaar maken van data
5 Stuurinformatie beschikbaar stellen
6 Analyses maken met toegevoegde waarde
7 Data duiden en context geven

“Van Dam & Oosterbaan is een klantgerichte en fijne partner. In samenwerking met Van Dam & Oosterbaan is het datamanagement van de OMWB naar een hoger niveau getild.”
– Jochem Pansier, Manager Informatievoorziening

Door Esrah Jellema, Hannah Kroes & Niels van Dijk