Toepassing van AI in P&C-cyclus gemeenten

Elk jaar opnieuw is de Planning & Control-cyclus een van de meest tijdrovende processen binnen de gemeentelijke organisatie. Ondanks de jaarlijkse herhaling blijft het telkens een uitdaging om de benodigde informatie te verzamelen en deze te verwerken tot een overzichtelijke begroting. Van Dam Datapartners is ervan overtuigd dat AI een cruciale rol kan spelen om dit proces efficiënter en minder tijdrovend te maken. Daarom zoekt Van Dam Datapartners samenwerkingen met gemeenten om de mogelijkheden van AI binnen de P&C-cyclus te verkennen. Wij stellen ons de vraag: ‘Welke voordelen kan AI bieden voor planning en control?’

Tijdwinst in begrotingsontwikkeling

Het grootste gedeelte van de gemeentelijke begroting bestaat uit zogeheten going-concern taken: werkzaamheden die de gemeente jaar in, jaar uit uitvoert, met weinig tot geen beleidswijzigingen of andere significante veranderingen. Deze taken, zoals onderhoud van openbare ruimte en de basisdienstverlening zoals het verlenen van paspoorten en dergelijke, vormen zo’n 80% van de totale begroting, terwijl de resterende 20% voortkomt uit beleidsaanpassingen en wetswijzigingen. Logisch dat de focus van het begrotingsproces voornamelijk op die 20% ligt, omdat dit de onderdelen zijn die veranderingen ondergaan en daardoor extra aandacht vereisen. Hierin ziet Van Dam Datapartners een enorme kans voor de inzet van kunstmatige intelligentie (AI). Door AI in te zetten voor de going-concern taken, kunnen gemeenten niet alleen tijd besparen, maar ook een efficiënter en nauwkeuriger begrotingsproces realiseren. Van Dam Datapartners wil daarom samen met gemeenten onderzoeken hoe AI kan worden ingezet om deze 80% van de begroting automatisch samen te stellen.

AI biedt namelijk de mogelijkheid om met minimale input, zoals het invoeren van de gewenste indexering, zelfstandig een begroting te creëren. Dit betekent dat een Machine Learning model historische data analyseert, de uitgaven van voorgaande jaren bekijkt en eventuele onder- of overbestedingen in kaart brengt. Op basis van deze gegevens wordt er een begroting samengesteld die rekening houdt met trends en gebruikspatronen uit het verleden. Zo kan deze technologie ook vaststellen welke budgetten in de afgelopen jaren niet volledig zijn benut en deze informatie gebruiken om realistische budgetten voor de komende jaren vast te stellen. Deze benadering minimaliseert het handmatige werk voor ambtenaren en zorgt ervoor dat zij zich kunnen focussen op de overige 20% aan begrotingen die door beleidswijzigingen en nieuwe ontwikkelingen de meeste aandacht behoeven.

Natuurlijk klinkt dit eenvoudiger dan het daadwerkelijk is. De betrouwbaarheid van AI staat of valt met de betrouwbaarheid van de data die AI gebruikt. Binnen de P&C-cyclus moet de boekhouding, de salarisadministratie, de projectadministratie enzovoorts op orde zijn om AI een goede rapportage te laten maken. Maar ook om de administratie op orde te krijgen kan AI een rol spelen. Voor de interne controle kan kunstmatige intelligentie ingezet worden.

Tijdsbesparend en minder foutgevoelig

Stel je eens voor: een groot deel van de tijd en moeite die nu wordt besteed aan het begroten van routinematige taken, wordt automatisch uitgevoerd door AI. Dit geeft ruimte aan ambtenaren om zich te richten op de nieuwe beleidsplannen, wettelijke aanpassingen en andere innovaties. Het proces wordt niet alleen minder tijdrovend, maar ook minder foutgevoelig. Daarnaast wordt de begroting realistischer. Het gebruik van AI kan daarnaast helpen bij het anticiperen op toekomstige behoeften door beter te leren van historische data, iets wat met de huidige handmatige processen nauwelijks haalbaar is. Op deze manier draagt AI bij aan een meer toekomstbestendige en efficiënte manier van werken binnen de gemeentelijke organisaties. Van Dam Datapartners ziet dit als de toekomst van de Planning & Control-cyclus en wil samen met gemeenten de mogelijkheden verder verkennen en ontwikkelen.

Kansen voor gemeenten

De inzet van AI biedt dus veelbelovende kansen om het begrotingsproces binnen gemeenten te transformeren naar een datagedreven begroting. Door AI in te zetten ter ondersteuning van de Planning & Control-cyclus, krijgen gemeenten meer grip op hun middelen, besparen ze tijd en kosten en wordt de focus meer gelegd op wat echt belangrijk is: het vormgeven van de toekomst van de gemeente. Van Dam Datapartners wil samen met gemeenten een sleutelrol gaan spelen in het moderniseren van de Planning & Control-cyclus en versterken van de financiële slagkracht van lokale overheden.