Slimme digitale formulieren voor gemeenten

Als gemeente krijgt u waarschijnlijk dagelijks aanvragen voor uitkeringen of voorzieningen van burgers. De aanvrager zal hiervoor een (online) formulier invullen en de door u als gemeente gevraagde bewijsstukken meeleveren, waarna u kunt beoordelen of deze burger recht heeft op het aangevraagde. Welke stukken vraagt u de burger en hoe doet u dat correct en veilig?

Tineke Bodewes, configuratie consultant van Schulinck In-Form bij Wolters Kluwer, vertelt in deze opinie:

• Hoe u als gemeente de identiteit van een aanvrager correct vaststelt   
• Hoe u met een slim digitaal formulier de juiste bewijsstukken opvraagt
• Dat u zelf kunt bepalen welke gegevens u met uw digitale formulier ontvangt

Een identificatiebewijs opvragen, mag de gemeente dat?

Onder meer op grond van de Participatiewet zijn gemeenten wettelijk bevoegd om persoonsgegevens op te vragen. Zij moeten echter wel rekening houden met de privacy van hun burgers. Alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn om te bepalen of iemand het recht heeft om een uitkering of voorziening te (blijven) krijgen, mogen bij de burger worden opgevraagd. De identiteit van de aanvrager moet (volgens de Participatiewet) worden vastgesteld aan de hand van een geldig legitimatiebewijs, maar vanuit de AVG mag daarvan geen kopie worden opgenomen in het dossier.

Bij een digitale aanvraag kun je echter geen fysiek identiteitsbewijs inzien, maar is een identificatie wel van belang. Een alternatief is het noteren van het soort identiteitsbewijs, het nummer daarvan en de einddatum van de geldigheid. Vervolgens kan de gemeente in de eigen systemen zoeken of die gegevens kloppen met de opgegeven naam. Toch zijn niet alle gemeenten ervan overtuigd dat de identiteit van een aanvrager daarmee ook vaststaat.

Op te vragen bewijsstukken

Er worden bij aanvragen gewoonlijk ook andere bewijsstukken opgevraagd. Bij een aanvraag levensonderhoud kan dat, naast het identificatiebewijs, bijvoorbeeld zijn: een bewijs van inkomen (salaris, uitkering, pensioen, alimentatie), bankafschriften en een bewijs van schulden en hoeveel iemand daarop aflost. Bij de onlangs ingevoerde energietoeslag kan ook worden gevraagd om de huurovereenkomst als bewijs dat iemand de hoofdbewoner is van een woning, het energiecontract en een bewijs (bijvoorbeeld bankafschriften) dat de aanvrager ook daadwerkelijk de nota’s betaalt.

Flexibele digitale formulieren kunnen de oplossing vormen

Niet alle gemeenten vinden het nodig overal bewijsstukken van op te vragen. Zij vertrouwen erop dat de klant de aanvraag doet omdat hij recht heeft op de voorziening en controleren alleen door middel van steekproeven. Er zijn ook gemeenten die juist overal bewijsstukken van vragen en alles controleren om te voorkomen dat ze ten onrechte iets uitbetalen.

En veel gemeenten zitten daar ergens tussenin. Zij controleren niet alles, maar vragen de belanghebbende natuurlijk wel altijd om alle bewijsstukken te bewaren voor een steekproef. Waar al die gemeenten bij gebaat zijn, is een flexibel digitaal formulier, waarbij zijzelf bepalen of er bewijsstukken worden opgevraagd en zo ja, welke dan precies. Bij Schulinck In-Form bouwen we die slimme digitale formulieren.

De gemeente bepaalt hoe het formulier er uit ziet

De burger start het digitale formulier met een inlog met DigiD, waarmee direct zijn identiteit vaststaat. Het systeem achter het formulier kan vervolgens zelf heel selectief bepalen welke bewijsstukken er nodig zijn. Het systeem bepaalt dit op grond van de antwoorden die de aanvrager invult. Het formulier kan direct na het invullen van een vraag om het bewijsstuk vragen, maar de gemeente kan er ook voor kiezen om aan het einde van het formulier alle benodigde bewijsstukken in één keer te vragen.

Het is zelfs mogelijk sommige stukken verplicht te maken en andere optioneel. De aanvrager kan op zijn beurt ook zelf aangeven welke bewijsstukken hij direct kan leveren. Aan het einde van zijn aanvraag krijgt hij dan een document waarin staat welke stukken nog moeten worden nageleverd.

De bewijsstukken die worden geüpload, worden versleuteld opgeslagen. Zo kunnen ze niet in verkeerde handen vallen. Is een burger ingelogd met DigiD, dan kan hij het formulier ook tussentijds opslaan om later verder te gaan. Zo kan hij intussen rustig de bewijsstukken opzoeken. Is alles compleet, dan logt hij weer in, voegt de stukken toe, voorziet het formulier van een digitale handtekening en verzendt het met een muisklik.

Elk formulier op precies de gewenste manier voor u ingesteld

Bij Schulinck In-Form stellen we de digitale formulieren precies zo in als de gemeente of organisatie dat wil, zodat het formulier precies vraagt wat de gemeente nodig acht. Sommige gemeenten zijn al zover dat ze automatisch voorzieningen toekennen.

Zij vragen soms geen bewijsstukken op, maar controleren steekproefsgewijs. In de automatische beschikking die de burger ontvangt, staat dan ook altijd vermeld dat hij de noodzakelijke bewijsstukken, voor een mogelijke controle, enkele jaren moet bewaren.

Slimme digitale formulieren, op maat voor uw organisatie

Het hele gemeentelijke aanvraagproces geautomatiseerd zoals u dat wilt: met de slimme digitale formulieren van Schulinck In-Form kan dat. U verlicht de werkdruk op uw consulenten en vangt eenvoudig piekmomenten op. Veilig, snel en juridisch juist. Als Schulinck In-Form, onderdeel van Wolters Kluwer en marktleider in het sociaal domein, weten we waar we het over hebben.