Digitale formulieren: een schat aan mogelijkheden

Steeds meer gemeenten maken gebruik van digitale aanvraagformulieren. Daarmee kunnen ze hun burgers snel en goed helpen en tegelijk lange rijen aan de balie voorkomen. Een bijkomend voordeel is dat de online aanvragen uniform binnen komen. Sommige gemeenten – vooral de kleinere – werken eenvoudigweg met een digitale pdf-versie van het vroegere papieren aanvraagformulier. Grotere gemeenten en samenwerkingsverbanden zien steeds vaker in dat het verder digitaliseren van aanvraagformulieren behoorlijk wat voordelen kan opleveren.

Tineke Bodewes legt in deze opinie uit:
-          Dat digitale formulieren veel meer kunnen dan hun papieren voorgangers
-          Welke voordelen het digitaliseren van aanvraagformulieren heeft voor de gemeente en
-          wat de positieve gevolgen voor de aanvrager zijn.

Een slim digitaal formulier kan informatie combineren

Digitale formulieren bieden een schat aan opties, die al bij het invullen van het formulier in werking kunnen treden. Daarbij kan het systeem achter het formulier zelf informatie combineren en slaat het irrelevante vragen over, om door te gaan met vragen die wél van belang zijn. Een voorbeeld: vult de aanvrager zijn of haar geboortedatum in, dan bepaalt het formulier of deze burger gepensioneerd is en zal de volgende vraag informeren naar de AOW inkomsten. Antwoordt de aanvrager op de vraag of er een partner is met ‘nee’, dan wordt daar niet over doorgevraagd. Sterker nog: ook is direct bekend wat de van toepassing zijnde vermogensgrens is voor deze burger. Daarnaast kun je met een digitaal formulier de aanvrager dwingen tot het beantwoorden van bepaalde vragen, omdat hij/zij de aanvraag anders niet kan voltooien. Bewijsstukken kunnen direct worden geüpload en met de aanvraag worden meegestuurd. De benodigde informatie komt op deze manier compleet en gemakkelijk bij de gemeente binnen.

De medewerker bekijkt alleen complexe zaken – het werk wordt interessanter

Op basis van de ingevulde gegevens kunnen eventuele berekeningen direct worden uitgevoerd en in het formulier getoond. De hoogte van een bijstandsuitkering bijvoorbeeld, wordt onder andere bepaald op basis van de ingevulde informatie over de leeftijd van de aanvrager, of hij/zij een partner heeft (en zo ja, van welke leeftijd) en of iemand in een inrichting woont. Een digitaal formulier bepaalt zelf die norm en geeft een eenduidig antwoord. Een medewerker van de gemeente hoeft alleen nog steekproefsgewijs te controleren. Het rekenwerk behoeft geen controle, dat gaat namelijk automatisch. Medewerkers bekijken alleen complexe zaken, wat hun werk interessanter maakt.

Koppelen van digitale formulieren aan het gemeentelijke systeem is mogelijk

Nog te vaak typen medewerkers de informatie van formulieren handmatig in het gemeentelijke systeem. Dat is helemaal niet meer nodig! De digitale formulieren van Schulinck In-Form, kunnen direct worden gekoppeld aan het systeem van de organisatie. Vervolgens kan het systeem automatisch werkprocessen aanmaken: een enorme tijdsbesparing ten opzicht van het oude, handmatige systeem. We krijgen bij Schulinck In-Form (onderdeel van Wolters Kluwer) regelmatig de vraag of er geen fouten worden gemaakt die niemand opmerkt, als de processen automatisch gaan. Integendeel! In de praktijk blijkt dat het merendeel van de aanvragen volgens plan verloopt en dat de beoordeling van aanvragen juist eenduidiger wordt. ‘Nog even snel afhandelen’ is er met digitale formulieren niet meer bij. En is de gemeente toch nog wat huiverig, dan kunnen de aanvragen in een overgangsfase eerst nog worden gecontroleerd. Blijkt de vrees onterecht, dan kan de gemeente overgaan op een volledige automatisch afhandeling. En blijkt in de overgangsfase dat bepaalde aanvragen met combinaties van factoren een risico vormen - bijvoorbeeld als er vermogen is of inkomsten zijn – dan kunnen we zelfs in het formulier inbouwen dat op die factoren extra wordt gecontroleerd.

Een snelle, eenduidige beslissing is fijn voor de burger

De aanvrager heeft ook veel te winnen bij een goed digitaal formulier en niet alleen omdat hij vanuit huis zijn aanvraag kan doen. De burger krijgt direct antwoord op de vraag of hij een uitkering of voorziening al dan niet krijgt toegewezen. Zelfs direct een beschikking afgeven is mogelijk. Ziet de aanvrager in zijn scherm dat de aanvraag is afgewezen, dan kan hij ook zien waarom hij niet in aanmerking komt, wat een hoop frustratie scheelt. Bij een snelle positieve beslissing kan vlot worden uitbetaald. De burger krijgt zijn geld sneller, de gemeente kan aanvragen sneller afhandelen. Fijn voor beide partijen! Ouderen en andere digitaal minder vaardige burgers blijken in de praktijk meestal wel een familielid of buur te hebben die kan helpen om met DigiD een aanvraag in te dienen – ook zij zijn gebaat bij een vlotte uitbetaling en als digitaal aanvragen daarvoor zorgt is dat een extra stimulans. Eenmaal overstag vinden zij een digitaal formulier meestal ook handiger dan een papieren formulier, dat vragen stelt die niet van belang zijn en vervolgens naar een brievenbus moet worden gebracht.

Slimme digitale formulieren, op maat voor uw organisatie

Schulinck In-Form, onderdeel van Wolters Kluwer, kan u helpen met digitale formulieren op maat, of u nu een grote of een kleine organisatie hebt. Uw eigen ideeën over een ideaal formulier kunt u bij ons kwijt: bij Schulinck In-Form ontwerpen we op maat en passen we formulieren aan naar uw wensen. We filteren de aanvragen die u zelf wilt beoordelen uit en lossen alle voorkomende probleempjes op. De lijntjes tussen Schulinck In-Form en de gemeente of organisatie zijn daarbij altijd kort.

Nog veel meer mogelijkheden

Naast het ondersteunen bij aanvragen kunnen digitale formulieren ook op andere momenten in het gemeentelijke proces worden ingezet. Ze zijn er in de vorm van kennisbomen, rekentools, kunnen dienen als interne ondersteuning of zijn een samenspel van aanvrager en interne medewerker. In deze infographic leggen we de extra mogelijkheden uit.
 

Als Schulinck In-Form, onderdeel van Wolters Kluwer en marktleider in het sociaal domein, weten we waar we het over hebben. Bent u benieuwd wat we voor uw organisatie kunnen betekenen? Kijk naar de oplossingen van Schulinck In-Form.