Als gemeente kun je veel sneller starten met digitaliseren dan je denkt

Als ik op bezoek ga bij gemeenten, hoor ik vaak termen als ‘wij willen digitaliseren’, ‘wij willen koppelen’ of ‘wij willen automatiseren’. Ze gebruiken die termen nogal eens door elkaar, terwijl ze toch allemaal iets anders betekenen. Vraag ik door, dan willen die gemeenten uiteindelijk allemaal hetzelfde: hun producten en processen via een digitale route aanbieden en optimaliseren.

Lees hier de opinie van Tom Voermans, senior configuratie consultant voor Schulinck In-Form bij Wolters Kluwer, waarin hij duidelijk maakt:

• Wat de termen digitaliseren, koppelen en automatiseren inhouden
• Dat gemeenten al veel sneller kunt starten met digitaliseren dan zij denken
• Dat voor de eerste stappen in het digitaliseringsproces niet alles 100% op orde hoeft te zijn

Digitaliseren van interne of externe processen

‘Het digitaal aanbieden van producten of processen die voorheen niet digitaal werden aangeboden’ is de omschrijving van digitaliseren. Daarbij kan het gaan om interne processen, zoals het archiveren van gegevens. Maar het kan ook gaan om externe processen, denk bijvoorbeeld aan het digitaal aanbieden van aanvraagformulieren aan de burgers van de gemeente. Schulinck In-Form ondersteunt bij het digitaliseren van met name aanvragen. Andere processen die u als gemeente kunt digitaliseren richten zich op de manier van beoordeling en verwerking van de digitale aanvragen intern.

Koppelen = verbinden

Over wat ‘koppelen’ precies betekent, zijn de meningen verdeeld, maar de definitie die naar mijn mening het beste van toepassing is in deze situatie, is ‘verbinden’. Informatie die is opgeslagen in verschillende systemen kan via koppelingen worden verbonden. De informatie komt daarmee beschikbaar op plaatsen waar het voorheen niet beschikbaar was. Dit moet natuurlijk wel veilig gebeuren en er moet een doelbinding zijn. Met een doelbinding bedoel ik dat je alleen díe gegevens gebruikt, die noodzakelijk zijn voor dat specifieke proces.

Slim koppelen kan ervoor zorgen dat je informatie uit verschillende systemen kunt halen en gebruiken. Nieuwe informatie kan dan weer bij andere systemen worden afgeleverd. De mogelijke koppelingen zijn vandaag de dag eindeloos en de mogelijkheden worden voortdurend uitgebreid. Een goed voorbeeld hiervan is de DigiD app. Standaardisaties zorgen ervoor dat koppelingen vergelijkbaar werken. Maar dat betekent nog niet dat ze precies hetzelfde werken.

Schulinck In-Form maakt op meerdere manieren gebruik van koppelingen:

• Koppelingen om een gebruiker te authentiseren, zoals DigiD
• Koppelingen om een digitaal formulier van voorvulling te voorzien, zoals DKD Inlezen. Klik hier voor meer informatie
  Meer informatie over voorvulling is terug te vinden in de infographic ‘Prefill: voorinvulling van formulieren’
• Koppelingen om een ingevuld formulier te verwerken, zoals de koppelingen richting de backoffice applicaties en de zaaksystemen

Er bestaan natuurlijk nog meer soorten koppelingen en als het nodig is, kunnen we die snel realiseren. We kunnen voor iedere situatie een oplossing bieden!

Automatiseren: voor- en nadelen

‘Het vervangen van een menselijke handeling door een computer’, dat is waar automatiseren simpelweg op neer komt. Automatiseren heeft veel voordelen, zoals uniformiteit, kwantiteit en tijdswinst. Maar er zijn zeker ook nadelen aan automatiseren. Zo moet het algoritme dat de automatisering aanstuurt kloppen. Daardoor werkt het voor sommige processen rigide.

We hanteren in de praktijk de ‘80-20-regel’. Die houdt in dat je 80% van de situaties waarschijnlijk eenvoudig kunt automatiseren. Maar de laatste 20% kost vervolgens veel meer inspanning. De vraag die je jezelf als gemeente moet stellen is of automatiseren in die laatste 20% nog loont.

Gemeenten hebben bij automatiseren vaak het idee dat een product of proces 100% geautomatiseerd moet worden, maar dat is een misvatting. Het is vaak niet nodig. Sterker nog: het is nog vaker niet eens mogelijk. Het levert vaak al een directe meerwaarde op wanneer je een gedeelte van een product of proces automatiseert.

Schulinck In-Form zet (deel) automatisering op meerdere manieren in:

• Op basis van een algoritme direct beoordelen van een mogelijk recht
• Direct aansturen van de juiste processen in de backoffice applicatie
• Direct vastleggen van een zaak in het zaaksysteem en het uploaden
• Direct verwerken van informatie richting bijvoorbeeld een datawarehouse

Kleine stapjes

Veel gemeenten denken dat alles 100% op orde moet zijn om te kunnen starten met digitaliseren, koppelen of automatiseren. Dat is niet het geval. Starten met digitaliseren is prima mogelijk zonder processen direct te gaan automatiseren. Het is handig om te koppelen wanneer je wilt digitaliseren, maar niet echt noodzakelijk.

Begin bijvoorbeeld met een proces of product dat ‘aan de achterkant’ handmatig wordt verwerkt. Een burger is al blij als hij thuis een digitale melding of aanvraag kan doen. Dat de gemeente die aanvraag vervolgens handmatig verwerkt, is voor de burger eigenlijk niet interessant.

Focus op digitaliseren

Leg de focus dus eerst op het digitaliseren van het product of het proces, want alleen daarmee is al heel veel winst te behalen. Kijk daarna pas naar de gewenste koppelingen en automatisering. Deze werkwijze biedt ook ruimte om goed na te denken over de gewenste koppelingen en de mate van automatiseren.

Wat voor de ene gemeente goed is, hoeft dat niet te zijn voor de andere. Een ander voordeel van stapsgewijs werken, is dat je de situatie beter overziet dan wanneer alles als één grote brij op je af komt.