Leefbare opvanglocaties voor Oekraïense vluchtelingen in Utrecht

Oekraïense vluchtelingen blijven langer in ons land dan gedacht. Er volgt naar verwachting nog een nieuwe toestroom Oekraïners en er komen ook nog 67.000 asielzoekers uit andere landen bij. Gevolg: de druk op de opvang bij gemeenten neemt verder toe. Hoe zorgen gemeenten komende jaren voor leefbare en veilige opvanglocaties? Het lukte gemeente Utrecht om dit voor elkaar te krijgen met een ervaren kwartiermaker van RadarAdvies.

Situatie: opvangplekken voor 1.000 Oekraïense vluchtelingen

De gemeente Utrecht biedt onderdak aan zo’n 1.000 Oekraïense vluchtelingen (mei 2023). Er zijn zo’n 10 opvanglocaties in de stad en er komen in 2023 nog 3 opvanglocaties bij. Variërend van een omgebouwde stadswerf, woonhuizen, middelgrote kantoorpanden tot 5 verdiepingen met gedeelde voorzieningen naast het FC Utrecht stadion Galgenwaard. Diverse gebouwen moeten worden omgevormd tot duurzame opvanglocaties en noodzakelijke verhuizingen naar nieuwe locaties moeten goed verlopen. Utrecht heeft afgelopen maanden geleerd dat het voor duurzame opvang kleinschalig moet denken en doen. Leefbaarheid voorop!

Opdracht: duurzame aanpak sociaal beheer opvang Oekraïners

RadarAdvies kreeg de opdracht om te zorgen voor:

• een concrete en duurzame aanpak voor het beheer met als doel schone, leefbare en veilige opvanglocaties
• het vormgeven van opdrachtgeverschap richting uitvoerend beheerders
• het vormgeven van sociaal beheer op nieuwe locaties
• het in positie brengen van het team sociaal beheer binnen de gemeente
• het opnemen en inregelen van het reguliere werk binnen het sociaal domein

Een opdracht aan het eind van een crisisperiode (juni 2022). Janne Kuijpers van de gemeente Utrecht werd toen programmamanager voor de matching en ondersteuning van de opvang van Oekraïense vluchtelingen. RadarAdvies was verantwoordelijk voor:

• het sociaal beheer van de opvanglocaties voor Oekraïners
• de doorontwikkeling en professionalisering van het sociaal beheer op de locaties
• het ontwikkelen van een aanpak voor het programmateam

Resultaat: leefbare opvanglocaties door …

1. locatiemanagement dat goed samenwerkt met de buurtteams
2. locatiemanagers die weten wat ze bij welke casus zelf moeten en kunnen doen en wanneer zij andere organisaties en de gemeente betrekken
3. rust binnen het team sociaal beheer door duidelijk afspraken over wie wat wanneer hoe doet
4. samenwerking binnen de sub teams van het programmateam
5. rechtmatig inkoopproces: opdrachtgeverschap naar dienstverlener met het beste plan
6. locatiemanagersoverleg op locatie, in de wijk
7. goede relaties met uitvoerders, zodat er personeel is wanneer nodig
8. zicht op wanneer voorzieningen kunnen worden afgeschaald

Programmamanager Utrecht over Radars aanpak: blijf in de doe-modus

Janne Kuijpers: “Christiaan ging voortvarend aan de slag. Eerst objectief analyseren en dan pas doen. En vooral dat ‘doen’, bleef hij agenderen. Hij gaf ons verbeterpunten voor een duurzamere aanpak en een toekomstvisie. Het team sociaal beheer in Utrecht is nu goed onderweg. De juiste mensen zitten op de juiste plek. Er wordt eerlijk aanbesteed. Er is weer rust en orde.”

Ook als het moeilijk is: oplossingsgericht denken en doen

Janne: “Soms moest ik best even wennen aan een voorstel. Bijvoorbeeld om te kiezen voor kleinschalige opvanglocaties om zo beter te kunnen zorgen voor leefbare woonplekken. Ik dacht in eerste instantie: dat kun je leuk voorstellen, maar we zitten midden in een crisis en met een tekort aan opvanglocaties. Ik ben allang blij als we een groot bedrijfspand voor opvang gereed kunnen maken. Maar Christiaan bleef kleinschalig denken en doen agenderen. Het was even wennen om in deze modus te komen, maar het is ons gelukt.”

“Want ook een groot pand kun je zo inrichten dat vluchtelingen er nog een paar jaar veilig en prettig samen kunnen verblijven. We weten nu hoe we dit goed moeten organiseren. Bijvoorbeeld door grote panden zó in te richten dat er per verdieping communityachtige plekken ontstaan. Dit zorgt bovendien voor minder incidenten en bevordert zelfredzaamheid.”

Christiaan: “Het is mijn drive als adviseur in het publiek domein om doelmatig met publieke middelen om te gaan. Ook in opdrachten die voortkomen uit een verschrikkelijke oorzaak, zoals een oorlog in Europa. Ik geloof dat we het sociaal beheer in Utrecht met mededogen én efficiëntie hebben weten neer te zetten. Er is zicht op de behoeften van Oekraïners en wat er wel en ook niet langer meer nodig is. Het is echt mogelijk om betrokken te zijn en tegelijkertijd pragmatisch te handelen. Bepaalde locaties draaien zo zelfstandig dat ambulant sociaal beheer voldoende is. ”