Gemeentelijk vastgoedbeheer in crisistijd: blijf communiceren

De coronamaatregelen hebben veel impact op beheer en exploitatie van gemeentelijk vastgoed. SRO ontzorgt gemeenten hierbij en helpt ze door de crisis. Directeur Marjon van Vilsteren en directieadviseur John Machiels: ‘De belangrijkste les is dat je met alle belanghebbenden moet blijven communiceren.’

Gemeenten moesten afgelopen jaar vaak snel schakelen om voor al hun vastgoed de juiste coronamaatregelen door te voeren. ‘Na elke persconferentie van Rutte kwamen wij met een intern crisisteam bij elkaar om de gevolgen te bespreken voor alle gebouwen die wij namens gemeenten beheren en exploiteren’, vertelt directieadviseur John Machiels van SRO. ‘Aanvullend was er overleg in een crisisteam met  vertegenwoordigers van de gebruikers en de gemeente. Zodat we samen snel tot duidelijkheid konden komen.’ ‘Wij werkten de voorgeschreven protocollen voor onze eigen accommodaties uit, ondersteunden verenigingen met hun protocollen en legden die in geval van twijfel voor aan de gemeente als schakel tussen ons en de veiligheidsregio’, vult directeur Marjon van Vilsteren aan. ‘Vervolgens communiceerden we de regels helder naar de gebruikers.’

In gesprek met alle belanghebbenden

Die samenwerking en communicatie met alle belanghebbenden loopt als een rode draad door het gesprek. Machiels: ‘Dat is de belangrijkste les van afgelopen jaar: blijf in gesprek met opdrachtgever, medewerkers én gebruikers. Alleen dan krijg je over en weer begrip en houd je de relatie goed. Dat is essentieel, zeker als je snel tot oplossingen moet komen.’ Van Vilsteren: ‘Een gemeente liet weten heel blij te zijn dat SRO sinds kort hun zwembad beheert, zodat wij onze expertise en ervaring daar konden inzetten. Hoe kun je verantwoord baantjes zwemmen? En hoe zorg je ervoor dat alle partijen zich vervolgens aan de regels houden? Wij hebben bijvoorbeeld buurtsportcoaches ingezet voor de communicatie naar verenigingen..’

Snel inspelen op nieuwe scenario’s

Van Vilsteren benadrukt dat SRO zich niet alleen bezighoudt met sportcomplexen, maar met al het gemeentelijk vastgoed. Van algemeen belang was bijvoorbeeld de discussie over luchtverversing bij het indammen van het virus. ‘Toen de rol daarvan duidelijk werd, hebben wij direct voor al het vastgoed in ons beheer de kwaliteit van de ventilatie in kaart gebracht. Daarna hebben we concrete aanbevelingen gedaan voor aanpassingen. Zo helpen we de gemeente om snel in te spelen op nieuwe scenario’s.’

Komend jaar nog spannender

Het komend jaar wordt voor gemeenten misschien nog wel lastiger, denkt Machiels. ‘Dankzij de verschillende steunregelingen kunnen veel dingen nu nog wel doorgaan, maar straks lukt dat niet meer. Gemeenten zullen moeten bezuinigen en wellicht zelfs hun dienstverlening aanpassen, al is dat het laatste wat de gemeenten en wij willen.’ Van Vilsteren: ‘Daarnaast zijn er zorgen over bezoekers die door corona al lang niet in de gebouwen zijn geweest. Komen zij wel terug? Ook voor veel sportverenigingen is dat een belangrijke vraag. Hoe zorg je ervoor dat mensen lid blijven terwijl ze een hele tijd niet hebben kunnen sporten?’

Betrokken blijven

Opnieuw is communicatie de sleutel. Machiels: ‘Het vervelende is dat de crisis juist groepen raakt die toch al kwetsbaar zijn en bijvoorbeeld moeilijk kunnen sporten. Onze buurtsportcoaches hebben ouderen in het begin bijvoorbeeld regelmatig gebeld of een kaartje gestuurd. En nog steeds krijgen ze elke week een bericht met beweegoefeningen voor thuis. We hebben er veel energie in gestopt om te zorgen dat zij straks makkelijker weer terug kunnen komen.’

Over SRO

SRO beheert, onderhoudt en exploiteert gemeentelijk vastgoed en zet sportservice in als middel om maatschappelijke opdrachten waar te maken. Dankzij SRO kunnen mensen zorgeloos genieten, recreëren of sporten. Wij zijn dé full-service vastgoedpartner voor gemeenten. Meer informatie op www.sro.nl.