Vier tips voor het opzetten van een Omgevingstafel

In 2021 wordt de Omgevingswet van kracht. Processen worden eenvoudiger voor de ‘klant’ van de overheid, maar daarmee niet per se ook voor de overheid zelf. Met een Omgevingstafel kunnen veel uitdagingen getackeld worden. Daarover geven wij vier tips.

De Omgevingswet vraagt gemeenten om alle reguliere vergunningaanvragen binnen 8 weken te behandelen. Ook de complexe aanvragen, waar voorheen 26 weken voor stond. Bij realisatie van een groot bouwwerk in strijd met het bestemmingsplan wordt dit een zeer lastige opgave.

Een Omgevingstafel kan als vooroverleg (in meerdere sessies) dan uitkomst bieden. In dit vooroverleg zit de klant met vergunningverleners, belanghebbenden, gemeentelijke partners en experts aan tafel om een vergunningaanvraag voor te bereiden en daarmee een initiatief te verwezenlijken. Dit gebeurt bij complexe vergunningaanvragen in de praktijk nog lang niet overal. Met een Omgevingstafel wordt daarmee klantgericht en in de geest van de wet gewerkt: hoe zorgen we ervoor dat de klant van de overheid zijn idee kan realiseren? Een Omgevingstafel geeft vorm aan participatie, klantvriendelijkheid en een snelle integrale vergunningverlening. En dat in één initiatief. Een handige manier om bij implementatie van de Omgevingswet te voldoen aan de 8-wekentermijn. Maar hoe kun je zo’n Omgevingstafel het beste op touw zetten? Wij geven je vier tips voor een succesvolle Omgevingstafel.

Tip 1: spreek verwachtingen uit en duid rollen

Voor zowel de klant, als de gemeente en haar partners (Omgevingsdienst/Veiligheidsregio/GGD) is het goed om aan het begin van het gesprek verwachtingen uit te spreken. Wat voor initiatief heeft de klant en wat verwacht de klant van de gemeente? Anderzijds is het belangrijk uit te spreken wat de gemeente verwacht van de klant: hoe aan de regels voldaan kan worden en hoe nieuwe stappen in het proces kunnen worden gezet.

Een gemeente dient de belangen van al haar burgers en bij complexe vergunningen botsen soms verschillende belangen. Het is goed om dit aan het begin van een complexe vergunningsaanvraag te verduidelijken. Dat kan door duidelijk te maken welke ambtenaar aan tafel de uiteindelijke belangenafweging maakt en welke functies andere ambtenaren vervullen aan tafel. Het is bij complexe aanvragen goed om tenminste de volgende functies van ambtenaren te duiden:

• een voorzitter, die het gesprek leidt;
• een casemanager, die het initiatief behandeld;
• een beslisser, die de knoop over de aanvraag doorhakt.

Verwachtingen uitspreken en rollen duiden aan het begin creëert een duidelijkheid die doorwerkt in het hele proces.

Tip 2: zet alle betrokkenen aan tafel

Om rollen en verwachtingen helder te krijgen dienen alle betrokkenen vertegenwoordigd te zijn aan de Omgevingstafel. Dat kan door op tijd gemeentelijke partners en belanghebbenden (omwonenden) bij het proces te betrekken in verschillende sessies van de Omgevingstafel. Hoe meer partijen er ontbreken, hoe meer contact achteraf nodig is. Het kan soms helpen om af te spreken op locatie, al dan niet gewapend met meetlint en kaart. 

Tip 3: indieningsvereisten zijn kansen

Als de samenwerking in volle gang is en de betrokkenen meer duidelijkheid hebben gekregen, is het tijd om dieper inhoudelijk op het initiatief in te gaan. Belangrijk is om vroeg boven tafel te krijgen op welk informatieniveau de klant of bijbehorende adviseur zit, dan kan de gemeente daarop afstemmen. Als helder is wat de klant wil en wat er mogelijk is, kan dieper in worden gegaan op (onderdelen van) de indieningsvereisten in een kleinere setting. Een initiatiefnemer hoort daarbij graag wat er wél kan, dus geef aan waar de kansen liggen en hoe een initiatief wél gerealiseerd kan worden. Maak ook zeker een verslag van de Omgevingstafel, dan krijgt een klant zowel schriftelijk als mondeling dezelfde duidelijkheid.

Tip 4: maak afspraken

Als de indieningsvereisten doorgelopen zijn, is het zaak om afspraken te maken over welke actor waarvoor verantwoordelijk is. Wie beslist er over welk onderdeel en hoe ziet het tijdspad eruit? Door dit smart te formuleren, is het proces voor de klant prettiger, eenvoudiger en duidelijker. Een fijne toevoeging is daarnaast het zaakgericht werken: een verplichting in de Omgevingswet. Op die manier kunnen initiatiefnemers online via monitoring zien hoe ver het vergunningverleningsproces gevorderd is, waarom bepaalde beslissingen gemaakt worden en heeft de klant een gelijke informatiepositie met de gemeente. Uiteindelijk helpt heldere communicatie met de klant een vergunningverlener ook bij een goede belangenafweging en een snelle vergunningverlening.

Nieuwsgierig naar onze aanpak?

Wil je als gemeente een Omgevingstafel organiseren? Of heb je hulp nodig bij de implementatie van de Omgevingswet? Vraag onze adviseurs Rico Grol of Inge van der Vaart er eens naar. Zij helpen je graag.