Leiden geeft handen en voeten aan circulair inkopen

Circulair of maatschappelijk verantwoord inkopen is voor veel gemeenten een even logisch als weerbarstig onderdeel van een duurzame bedrijfsvoering. Op papier zien de doelen er mooi uit, maar hoe geef je er in de praktijk handen en voeten aan? De gemeente Leiden kwam er samen met KplusV achter dat het vooral zaak is om te investeren in een sterke basis. En van daaruit stapsgewijs te ontdekken wat er kan en successen met elkaar te vieren. Om zo op weg te gaan naar een situatie waarin maatschappelijk verantwoord inkopen voor de lijnorganisatie én voor de betrokken mensen voelt als een positieve vanzelfsprekendheid, in plaats van een verplichting. Dat blijkt te werken.

De gemeente Leiden wil in 2050 helemaal circulair zijn. Die brede ambitie laat zich ook vertalen naar maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Formeel is het sinds 2016 onderdeel van het lokale aanbestedingsbeleid, en in dat jaar ondertekende Leiden het landelijke manifest over maatschappelijk verantwoord inkopen. Het uitwerken van die ondertekening naar praktisch beleid bleek destijds echter makkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe doe je dat dan, en waar leg je de verantwoordelijkheid, wie voert het uit? Het bleek lastig om aan de ene kant concrete doelen te stellen, terwijl aan de andere kant de angst bestond of zulke doelen wel haalbaar waren en of het niet te duur zou worden. Dat de inkoopbegeleiding was ondergebracht bij Servicepunt71 en DZB Leiden het onderdeel 'Social Return on Investment' invult, compliceerde nog meer. Alle effort van toen ten spijt; uiteindelijk kwam het niet tot besluitvorming.

Groot en ambitieus duurzaamheidsprogramma

In 2018 trad een nieuw, groen en progressief gemeentebestuur aan dat fors inzette op duurzaamheid. Met het oog op de gewenste politieke sturing en focus werd het duurzaamheidsprogramma opgeknipt in vier opgaven. Eén daarvan is de circulaire economie, inclusief maatschappelijk verantwoord inkopen. De wens was om MVI weer vlot te trekken, om tot meer focus te komen en te zorgen voor een grote bijdrage, door meer medewerkers, aan een duurzame bedrijfsvoering. Met de juiste prioriteiten en de creatie van eigenaarschap in de organisatie. Dit leidde tot het inschakelen van externe ondersteuning door KplusV. De aanpak werd helder gestructureerd rond drie eenvoudige vragen: wat is de opgave, wat past er en hoe pakken we het aan? Zo kwamen we samen tot een realistische route die gedragen wordt door de organisatie.

Eerste fase cruciaal

De eerste fase, om erachter te komen wat er in de organisatie speelt, bleek cruciaal. Bij aanbestedingen kwam circulair inkopen te laat in beeld, waardoor ambities niet uit de verf kwamen. MVI kreeg eenvoudig onvoldoende prioriteit. De organisatie stond onder druk door andere grote opgaven. Ook werden MVI-resultaten niet gemonitord en werd er niet op die resultaten gestuurd. Wat er nog wel gebeurde was vooral te danken aan de intrinsieke motivatie en de persoonlijke drijfveren van individuele medewerkers. Een mooi voorbeeld was de aanbesteding van bushokjes die in 2020 werd genomineerd voor de KoopWijsPrijs. Dankzij de bankjes van bamboe, het dimmen van de verlichting, een zonnepaneel op het dak en het onderhoud door een elektrische cargofiets, daalde de milieubelasting met 70% en kwam de exploitatie-opbrengst 17% hoger uit: het werd goedkoper én duurzamer. Dat is een geweldig resultaat, echter de sturing, communicatie en borging ontbraken. Dat maakte het moeilijk voor anderen om ook bij te dragen. Want wie konden ze dan aanspreken, en wat werd er van hen gevraagd? In die context startte KplusV met de eerste fase: wat is de opgave en wat is er al?

In zo’n beginfase lijkt het voor de oppervlakkige toeschouwer misschien of er nog niet veel gebeurt, of het veranderingsproces nog niet op gang is gekomen. Het is een aanpak die aan het begin wat abstract klinkt, en die ook haaks staat op de hands-on cultuur in de organisatie, om gewoon de koe bij de horens te vatten. Bovendien waren we in Leiden al jaren aan het zoeken hoe verder, nu wilde iedereen aan de slag! Toch bleek deze fase cruciaal. Want als je beter kijkt, zie je dat er veel in beweging komt, dat er processen worden losgetrokken. En bovendien: als er was gekozen voor een quick fix, dan zou dat niet hebben geleid tot duurzame verandering. Dan had de wal het schip later in het proces toch weer gekeerd en had het opnieuw geleid tot tijdverlies en een aanslag op de motivatie van betrokken medewerkers.

Aanwezige energie de ruimte geven

In de tweede fase zijn we vooral gaan kijken hoe we vanuit het inzicht in de huidige situatie, uitdagingen konden omzetten in concrete kansen en hoe we het enthousiasme en de energie van medewerkers de ruimte konden geven. Het moest concreter, met meer handelingsperspectief, positief over wat er al is bereikt. Daarbij kwamen we er achter dat het nodig was om te zorgen voor meer structuur en meer focus. Je kunt immers niet alles aanpakken. Dus bakenden we, samen met de organisatie, MVI af in een aantal projecten en tot drie belangrijke beleidsissues: circulaire economie, CO2 reductie en SROI (social return). En we hebben vastgesteld dat gerichte communicatie wezenlijk is voor de  bewustwording en om een positieve houding te versterken bij zowel een brede groep medewerkers als het management. Want juist de directie, managementteams en eigenlijk ook het college zijn ideale vaandeldragers. Hun betrokkenheid, interesse en het bewustzijn  van het belang van deze rol is essentieel. Dat hebben we ze expliciet gevraagd en daar hebben ze volmondig ja op gezegd.

Soms is het spannend

Inkopen gebeurt op allerlei plekken in de organisatie, en overal wordt nu in de derde fase gewerkt aan de bewustwording op die drie thema’s, en ondersteunen we de mensen om er in de praktijk handen en voeten aan te geven.

Af en toe is het spannend. Het is een complex proces met veel mensen in een grote organisatie die toch al worden overspoeld door werk en dan is het niet altijd eenvoudig om ergens je volle aandacht aan te geven. Corona hielp natuurlijk ook niet. Omdat gezien werd hoe we nu op een meer fundamentele wijze aan de slag waren, kregen we het vertrouwen om ondanks die omstandigheden door te gaan. En met resultaat: we hebben toegewerkt naar verbeeld eigenaarschap. Houvast vinden collega's nu allereerst in het Actieplan MVI 2.0, waarin het geheel van de gemaakte afspraken en acties staan. Het is bewust speels, laagdrempelig en zonder te veel tekst vormgegeven, want nu is de tijd van uitvinden in de praktijk écht aangebroken.

Eigenaarschap borgen

We hebben een nieuwe rol gecreëerd in de vorm van een MVI-concernadviseur. Dat is een netwerker pur sang. Niet iemand waar je alles op kunt afschuiven zodat je het zelf niet hoeft te doen, maar juist degene die het eigenaarschap van anderen in de organisatie ondersteunt en faciliteert, door kennis en inspiratie te leveren. De concernadviseur houdt het overzicht en rapporteert over de voortgang aan het directieteam, zodat bijvoorbeeld duidelijk wordt welk inkoopvolume al maatschappelijk verantwoord is. Die doelen hebben we ook vastgesteld: we beginnen klein en gaan daarna groeien.

Zo houden we het overzichtelijk. Het is een kwestie van kennis en ervaring verzamelen, binnen en buiten de organisatie, samen met marktpartijen. Ook DZB en Servicepunt71 hebben een groot aandeel in het succes. Om beter te weten wat er kan, welke innovaties er zijn en hoe je die goed benut. Kortom: onderzoek alles en behoud het goede. Zoiets kost natuurlijk tijd en collega’s hebben de begrijpelijke reflex om bij een nieuwe aanbesteding eenvoudig met knippen en plakken de uitvraag van vier of vijf jaar geleden als basis te nemen. De MVI-concernadviseur kan helpen om die herhaling van zetten te voorkomen.

Medewerkers kunnen zich aanmelden als ze bezig zijn met inkooptrajecten, en geïnteresseerd zijn in de vraag hoe ze dat maatschappelijk verantwoord kunnen aanpakken. Veel daarvan krijgt een plek in het hiervoor ingerichte MVI-leernetwerk. Er is volop gelegenheid om van elkaar te leren, om ervaringen uit te wisselen, na te gaan waar het goed loopt, waar het stroever gaat en hoe dat op te lossen valt. Stapsgewijs gaan we steeds meer standaardiseren, zodat het sneller en makkelijker gaat.

Reality check

Zo gaan we al wel aan de slag en zullen we in de praktijk ontdekken wat er binnen de financiële kaders mogelijk en haalbaar is. Je moet altijd een reality check doen, maar niet helemaal aan het begin. Dat gaat ten koste van de creativiteit en het enthousiasme. Aan de hand van de eerste cases willen we laten zien hoe ver je kunt gaan, welke successen je kunt boeken - en hoe je het niet zelden ook goedkoper kunt maken. Er gebeurt bijvoorbeeld heel veel met circulair bouwen, waarbij we helemaal hebben uitgewerkt wat we gaan doen in projecten in de openbare ruimte. In de Transitieagenda Bouw is afgesproken dat alle overheden de eigen bouwprojecten vanaf 2023 helemaal circulair uitvragen; wij zijn er klaar voor! Die beweging willen we verder brengen naar andere circulaire, CO2-neutrale en sociaal verantwoorde inkoop.

Dit willen we, dit kunnen we

Er ligt nu een actieplan voor twee jaar. Dan is het nog niet helemaal klaar. Maar we hebben de verantwoordelijkheden helder, inzicht gekregen in wat wel en niet bereikt kan worden, een goede basis gelegd voor monitoring én we zien al vele goede voorbeelden waaruit blijkt dat eigenaarschap ontstaat. Er is een enthousiaste, positieve sfeer ontstaan: dit willen we, dit kunnen we aan, het is gewoon leuk en bevredigend om circulair en maatschappelijk verantwoord in te kopen. Stapsgewijs ontwikkelen we zo kritische massa, zodat MVI het nieuwe normaal wordt, overal in de organisatie.  Daarvoor zijn we goed op weg.

Meer weten?

Wil je meer weten over de aanpak bij de gemeente Leiden of eens sparren over de mogelijkheden voor een blijvend duurzame bedrijfsvoering bij jouw gemeente? Check dan deze website of neem dan contact op met Karlijn Bakker, adviseur duurzame organisaties en partner bij KplusV via e-mail of LinkedIn.