Succesfactoren bij duurzaam aanbesteden

Zeven partijen – Midwaste, HVC, Area, AVU, Circulus-Berkel, GAD en ROVA – slaan de handen ineen en sturen met een aanbesteding aan op partnerschap en duurzaamheid. De huidige context van het verpakkingendossier vraagt om een andere uitvraag dan traditioneel het geval was. Het succes van de aanbesteding laat zich door tweetal succesfactoren verklaren. Wij lopen ze met je langs.

De markt prikkelen om te investeren in innovaties en/of uitbreiding van sorteercapaciteit in Nederland te realiseren. Tegelijkertijd willen de partijen de logistiek van overslag en transport optimaal inrichten, om ook op die manier CO2 en kosten te sparen. Dat was het idee van de zeven partijen die begin dit jaar besloten een contract in de markt te zetten voor het sorteren van plastic, blik en drankenkartons (PBD). En zo geschiedde. Onlangs heeft het de overeenkomst met twee sorteerders ondertekend.

Partnerschap

Gelet op de complexiteit van de logistiek en sorterings- en vermarktingsproces in relatie tot de circulaire ambities, is het niet meer dan logisch om hier als markt en overheid als partners samen de schouders onder te zetten. Eén van de succesfactoren bij duurzaam aanbesteden is het insteken op partnerschap in de aanbesteding en het contract.

In gesprek over de inschrijvingen

Dit partnerschap begint al tijdens de voorbereiding van de aanbesteding. Vooraf heeft een marktconsultatie plaatsgevonden en de formele aanbestedingsprocedure is vervolgens ook ingericht met de gedachte dat er gezocht werd naar de juiste partner en die zoek je niet enkel op afstand uit op basis van de uitwisseling van digitale informatie. Daarom heeft in de inschrijffase een ontmoeting plaatsgevonden waarin de ambities en kaders van de opdracht en de aanbesteding mondeling zijn toegelicht en vragen van gegadigden zijn beantwoord. Daarnaast is gebruik gemaakt van de ‘Mededinging Met Onderhandeling’ procedure (MMO) en is, op basis van een eerste en een tweede conceptinschrijving, een zogenaamde ‘onderhandelingsronde’ gehouden. Hierin is het gesprek met inschrijvers is aangegaan, binnen de daarvoor geldende kaders. Deze directe dialoog gaf de mogelijkheid om vraag en aanbod beter op elkaar aan te sluiten. Inhoud en proces zijn daarbij steeds vormgegeven redenerend vanuit een toekomstig partnerschap. Niet alleen is dit proces voor alle betrokken (markt)partijen als heel plezierig ervaren, ook zijn alle inschrijvingen gaandeweg het proces verbeterd in kwaliteit. Met de twee winnende marktpartijen kan hierop gezamenlijk worden voortgebouwd.

Innovatieclausule

Op dat ‘gezamenlijk voortbouwen’ is ook het contract ingericht. Daarin wordt namelijk ruimte geboden aan partijen om in te spelen op veranderingen en ontwikkelingen die leiden tot een betere sorteerprestatie (kwaliteit en duurzaamheid). Het verpakkingendossier is er een dat vele ontwikkelingen kent (zwarte PET, PET tray, et cetera). Tijdens de aanbesteding zijn partijen daarom uitgedaagd te komen met innovaties. Maar de ambitie ging verder dan hier enkel aan de voorkant aandacht aan schenken. Ook het contract moet de mogelijkheid bieden om relatief eenvoudig innovaties door te voeren, zelfs als dit vraagt om (gezamenlijke) investeringen. Deze zogenaamde ‘innovatieclausule’ stelt partijen in staat om te blijven werken aan het optimaliseren van de sorteerprestatie, in relatie tot de uitvoeringskosten. En, gezamenlijk op te trekken in het verhogen van de kwaliteit van de uitgesorteerde stromen. Zo kan maximaal invulling gegeven worden aan de circulaire economie.

Flexibiliteit in de logistiek en toch garanties voor de opdrachtnemer

Doordat de zeven overheidspartijen hun krachten hebben gebundeld, is het mogelijk om alle PBD van de circa 250 aangesloten gemeenten in logistieke zin optimaal te spreiden bij verwerking. De aanbesteding is juridisch dusdanig ontworpen dat het samenwerkingsverband de PBD vrijelijk kan indelen naar de dichtstbijzijnde sorteerlocatie. Vereenvoudigd komt het erop neer dat het contract geen voorwaarden kent die de opdrachtgevers verplichten om het PDB met specifieke herkomstgemeenten naar de opdrachtnemer te brengen, terwijl de inschrijvers de benodigde zekerheid is geboden door een hoeveelheid te sorteren PBD te garanderen. Hiermee is er flexibiliteit om de logistiek van overslag en transport te optimaliseren, op basis van de uitkomst van de aanbesteding, maar ook gedurende de looptijd van het contract. In 2020 leidt dit tot een reductie van meer dan 750.000 transportkilometers. Dit staat gelijk aan een besparing van ruim een miljoen kilo CO2 uitstoot.

And the winner is…

Er is met twee partijen een contract getekend. De ene partij heeft ingeschreven met een bestaande installatie en gaat investeren om de sorteerprestaties te verbeteren, en de andere partij realiseert een ‘state-of-the-art’ installatie in het oosten van het land. Dit is niet alleen een mooi resultaat voor de aanbestedende diensten, maar ook voor Nederland als geheel. En dat is nog maar het begin…

KplusV verzorgde de aanbesteding in opdracht van deze zeven partijen in het samenwerkingsverband. Wil je meer weten over deze aanbesteding, het huidige klimaat van aanbesteden van afvalstromen, of over het toepassen van een innovatieve aanbestedingsmethode? Vraag onze adviseurs Aiko Klein, Albert Bakker of Niels Ahsmann er gerust naar.