Het ideale kantoor: COCO

Het ideale kantoor realiseren; dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Iedere organisatie en iedere persoon is immers anders. En daar moet het ideale kantoor dus exact op aansluiten, ook al zijn de ingrediënten veelal hetzelfde, zoals arbo-werkplekken en overlegfaciliteiten. Maar om er een echt goed kantoor van te maken is er veel meer nodig. En dat vergt een goede analyse van de organisatie en het type gebruikers en een goede programmering van de benodigde faciliteiten en identiteit.

Veranderd gebruik

Het gebruik van kantoren is fundamenteel veranderd door de coronapandemie. Het activiteit­gerelateerd werken of hybride werken is sterk toegenomen, aangezien mensen veel specifieker kiezen voor de plek waar ze hun werk willen doen. Ook mobiliteitspatronen zijn veranderd, zowel in de verdeling kantoor-thuis of elders, als tijdens een dag op kantoor. Veelal wordt in de media een ‘of-of-benadering’ benoemd, je bent daarbij of op kantoor of thuis. Maar voor de meeste mensen werkt dit niet zo. Het uitgangspunt is dan ook meestal ‘en-en’. Dus men is niet de hele dag geconcentreerd thuis aan het werken, of alleen maar in overleg op kantoor. Mensen zijn veel dynamischer en het kantoor moet daar goed op aansluiten. Het kantoor moet dus geschikt zijn voor alle relevante functies en activiteiten, waarvan in onze beleving de vier belangrijkste zijn:

Cocreatie, Ontmoeten, Concentratie en Overleggen

Wij noemen dit het COCO-kantoor. De mix van ruimten is daarbij opgeschoven richting de extremen, er is op kantoor namelijk meer behoefte aan Ontmoeten en Overleggen, maar tegelijkertijd ook meer behoefte aan Concentratie. Het aantal arbo-werkplekken in een open werkomgeving neemt daarbij af, dus de grote kantoortuin is nu definitief verleden tijd.
De vier functies worden slim in zones in het kantoor gerealiseerd, zodanig dat er een natuurlijke verdeling is met rumoer, ruis en rust. Het naast elkaar leggen van de zones voor Ontmoeten en Concentratie is natuurlijk niet gewenst, aangezien de beweging van mensen en het geluid van gesprekken tussen mensen gemakkelijk verstorend werken als concentratie vereist is voor de taak waar je aan werkt. 

Ontmoeten centraal in modern kantoor

De ontmoetingsfunctie is essentieel in een modern kantoor. Door de toename van het thuiswerken is de binding met de organisatie en de verbinding met collega's voor veel mensen afgenomen. En dat is een verlies voor organisaties, want de betrokkenheid die mensen hebben is essentieel voor het goed functioneren, zeker op de langere termijn. Ook zitten er verschillen in de behoeften van kantoorgebruikers over de generaties heen. Vooral de jongere generaties hebben veel behoefte aan elkaar ontmoeten, van elkaar leren en kennisdeling. Het kantoor verzorgt hier een spilfunctie in en is dus essentieel. Het kantoor als clubhuis is hier een mooie metafoor voor. Je gaat immers graag naar je eigen club toe en vindt daar gelijkgestemde mensen met gedeelde interesses. Een kantoor met een duidelijk centraal ‘hart’, waar mensen als vanzelf vaak naartoe gaan, bijvoorbeeld voor de koffie of de lunch, maar waar ook ruimte is voor informeel overleg, is hier ideaal voor. Het ‘werkcafé’ past hier heel goed bij.

Aantrekkelijk gezond kantoor

Door een kantoor te creëren met een dynamische en bruisende sfeer in een passende uitstraling en identiteit maak je dit clubhuis en versterk je het clubgevoel. Zeker voor de werving van nieuwe mensen en jonge talenten is een inspirerend kantoor heel belangrijk. Het is namelijk het meest zichtbare en te ervaren kenmerk van een organisatie. Een website geeft een goed beeld en de gesprekken geven een indruk, maar de huisvesting kun je echt voelen. De inrichting moet dan ook dynamisch en flexibel zijn, zowel letterlijk als figuurlijk. Mensen willen een gezonde en duurzame werkomgeving waarin ze goed hun werk kunnen doen en waarvoor het de moeite waard is om de reis vanaf huis te maken. Daarbij moet deze huisvesting aanspreken voor een diverse groep mensen, persoonlijkheden en generaties. De inclusieve werkplek vereist ruimte voor ‘anders’ zijn en daar past een standaard kantooromgeving niet bij. De branding van de organisatie moet dan ook kloppen met de huisvesting.

Cocreatie in een inspirerend kantoor

De processen waar organisaties mee te maken hebben en de omgeving waarin ze opereren zijn complex en dynamisch. De opgaven voor teams en de te verrichten taken vereisen daarom veel meer samenwerking tussen collega's binnen het team, tussen afdelingen en met externe stakeholders. In plaats van individueel taken verrichten is het noodzakelijk om in cocreatie te komen tot gedragen gedeelde oplossingen. Hiervoor zijn in een kantoor goede projectruimten vereist, waarin kleine en grotere teams kunnen samenwerken. Zeker organisaties die met agile of scrum werken hebben speciale plekken nodig om samen te komen en de voortgang af te stemmen. Om tot echt vernieuwende ideeën te komen is het nodig om ook ruimten te hebben die geschikt zijn om ‘out of the box’ te kunnen denken. Ruimten met een inrichting en uitstraling die je direct het gevoel geven dat ‘het ook anders kan’.

Mix van overleg in de kantooromgeving

Er bestaat een enorme variatie in vormen van overleg en vergaderen. En de keuze voor een specifieke vorm is sterk afhankelijk van het soort organisatie, de context waarin gewerkt wordt en persoonlijke voorkeuren. Bilateraal overleg kan prima tijdens een wandeling plaatsvinden, of in een informele setting binnen het kantoor. Vertrouwelijke en privacygevoelige gesprekken vereisen juist weer een afgescheiden ruimte met goede geluidsisolatie en visuele afscherming. Reguliere voortgangsgesprekken of juist korte kennismakingsgesprekken kunnen heel vaak ook goed digitaal plaatsvinden. Het geven van een presentatie waarin vooral het ‘zenden van informatie’ centraal staat kan ook prima digitaal. Maar als er behoefte is aan interactie en dialoog, dan geeft een fysiek overleg een veel rijkere opbrengst. De juiste combinatie van overlegmogelijkheden vinden in een kantooromgeving met de passende groepsgrootte is een ingewikkelde puzzel geworden.

Optimale mix op kantoor

Wat hebben mensen echt nodig om op een prettige manier hun werk te kunnen doen? Om te kunnen beschikken over de benodigde faciliteiten en te kunnen werken zonder akoestische of visuele verstoringen? 
Het ideale kantoor beschikt over de juiste mix aan faciliteiten, waarbij open en afgesloten ruimten op een natuurlijke manier meanderen. Daardoor ontstaan verschillende plekken met kenmerken die voor elk wat wils bieden. Uiteraard uitgevoerd als een smart office, waarbij het reserveren van werkplekken, overlegruimten en parkeerplekken standaard is en er inzicht is in de klimaatcondities van ruimten. 

De experts van HEVO vinden het een uitdaging om voor iedere organisatie die optimale mix te vinden.