Van Wob naar Woo: een quicklist als leidraad

De verdere inwerkingtreding van de Wet open overheid lijkt steeds meer toekomstmuziek te worden, maar om de implementatie door bestuursorganen te vereenvoudigen, heeft EIFFEL een quicklist ontwikkeld. Terwijl het Rijk nog stoeit met de inregeling, is het voor betrokken partijen verstandig om de stip op de horizon te zetten. Laat de tegenstrijdige opvattingen over de uiteindelijke functie van PLOOI, en de radiostilte van het Ministerie over de actieve openbaarmaking, even voor wat het is en focus op de onderwerpen die wél alvast op de tijdlijn geplaatst kunnen worden.

Sluiten alle regelingen aan bij de Woo?

Voor bestuursorganen is het essentieel om de regelgeving uitvoerig na te lopen. Zijn er delegatiebesluiten die moeten worden aangepast naar aanleiding van de wetswijziging? Klopt de mandaatregeling nog wel? Mogelijkerwijs moeten de bezwaren- en klachtenregeling worden aangepast, ter voorbereiding op de mediation bij het adviescollege. Kijk kritisch naar de werkprocessen rondom deze onderwerpen, zodat er op efficiënte wijze invulling kan worden gegeven aan deze nieuwe werkwijze.

Om discussie aan de poort te voorkomen is het aanbevolen om een duidelijk beleid inzake artikel 5.7 op te stellen, waarbij ook een blik op de WMEBV en de WEP werpen geen overbodige luxe is. Kijk ook goed via welke kanalen de verzoeken ingediend kunnen worden, zodat er een optimale workflow kan worden vastgesteld. Waar het hiervoor mogelijk was om de digitale weg af te sluiten, moet je van de Woo minimaal 1 digitaal kanaal open zetten voor Woo-verzoeken.

Afkadering van de werkzaamheden

Door de fundering stevig neer te zetten, kan de uitrol van de wetswijziging met succes plaatsvinden. Het is verstandig om de werkzaamheden af te kaderen en duidelijke afspraken vast te leggen, zodat de contactpersoon voor de Woo exact weet wat er moet gebeuren. Door inzicht te krijgen in de beschikbare informatiebronnen, zoals het loket voor vergunningsaanvragen en de raadsinformatiesystemen, kan de contactpersoon intern worden doorverwezen. Daarbij is het verstandig om eens een kritische blik te werpen op de informatiehuishouding, en meer specifiek, op bestaande informatiesilo’s binnen de organisatie.

Hoe wordt het lakken en anonimiseren uitgevoerd?

De hoeveelheid documenten die worden beoordeeld en gelakt is al fors, maar dit zal de komende jaren alleen maar verder toenemen. Binnen gemeenten wordt vaak een handmatig laksysteem gebruikt, waarvoor ook nog eens een gelimiteerd aantal licenties geldt. Door het actief openbaar maken, is er sprake van een hogere werkdruk en een strijd om de foutmarge zo klein mogelijk te houden. Dit is een behoorlijke uitdaging, wanneer er gewerkt wordt met handmatige, tijdrovende en foutgevoelige methoden. Een geautomatiseerd laksysteem, op basis van kunstmatige intelligentie, kan voor bestuursorganen een uitkomst zijn, omdat dit vele voordelen met zich meebrengt. Denk aan het realtime documenten anonimiseren, een zeer kleine foutmarge en AVG-compliant automatiseren, zodat de FTE’s elders kunnen worden ingezet door de tijdwinst die dit met zich mee brengt.

Welke processen kunnen worden geautomatiseerd?

Naast het automatiseren van het lakproces, zijn er vaak ook andere repetitieve werkzaamheden die vervangen kunnen worden door een automatische workflow. Vaak zijn dit stappen die ingrijpende, positieve gevolgen hebben, voor zowel intern als extern betrokkenen. Denk aan het digitaliseren van bouwtekeningen, bodeminformatie en andere intensief geraadpleegde bronnen. Legal Tech kan op dit vlak ook veel doen voor bestuursorganen, want door de werkprocessen in te regelen is het goed mogelijk om de afhandeling van verzoeken te vereenvoudigen en versnellen.

Naast de bekende voordelen van automatisering, hebben het efficiënter maken van deze workflows nog een groot voordeel: uniformiteit. Van de in totaal 11 informatiecategorieën zijn de raadsvoorstellen onderdeel van de debuterenden, die de actieve openbaarmaking mogen gaan vormgeven. Bij gemeenten worden de collegevoorstellen door verschillende personen in allerlei jasjes gegoten, waardoor er geen consequent format wordt toegepast. Door schrijfstijl, opbouw en manier van lakken te automatiseren, zijn documenten eenvoudiger te creëren, maar ook sneller te scannen door raadplegers.

Weet iedereen hoe de Woo eruit komt te zien?

De implementatie van een nieuwe wet komt veelal op het bordje van juridische zaken, vooral nu het gaat om de Woo. Uiteraard moet de juridische invulling geregeld worden, maar inmiddels is wel duidelijk dat de werking afhankelijk is van vele andere afdelingen. De baliemedewerker moet in staat zijn een verzoek te herkennen, IT moet de systemen aanpassen, DIV moet de informatie intern goed vindbaar maken, alle collega’s moeten hun dossiers in het zaaksysteem opslaan, de OR regelt de gevolgen voor het personeel en een college van B&W heeft de zorgplicht om de berichtenapps op de juiste manier te organiseren.

Vaak wordt aangenomen dat mailwisselingen, maar ook chats, WhatsApps en telegramberichten geen deel uitmaken van een zaakdossier of van een Woo-verzoek, maar niets is minder waar. Het is de taak van de eindverantwoordelijken om iedereen te informeren, zodat alle informatiestromen op de juiste manier worden opgeslagen. Het laatste wat je wilt is wel dat je bij een Woo-verzoek de informatie moet gaan achterhalen bij een inwoner, bedrijf of ander bestuursorgaan. Er draait voor gemeenten een pilot, waarbij gemeenten de archivering van de mailservers automatiseren door middel van de capstone techniek. Dit op basis van een selectielijst voor e-mailberichten waarvoor de VNG opnieuw door de gemeenten moet worden gemachtigd.

Hoewel de Woo een valse start maakt, vanwege het aanhoudende debat rondom de actieve openbaarmaking en een aantal andere onderdelen, is nu de tijd om voorbereidingen te treffen. De toenemende werkdruk die het proces met zich meebrengt, is juist datgene dat de gemeente tot innovatie kan dwingen. Er dient draagvlak gecreëerd te worden en alle neuzen in de gemeente moeten dezelfde kant op wijzen.