Grip op omvangrijke Woo-verzoeken

Met de invoering van de Wet open overheid (Woo) op 1 mei 2022 zijn gemeenten vaker geconfronteerd met omvangrijke Woo-verzoeken. Denk aan verzoeken waarbij honderden documenten openbaar gemaakt moeten worden of waarbij verschillende afdelingen en stakeholders betrokken zijn. Dit legt niet alleen druk op de informatiehuishouding, maar brengt ook juridische risico’s met zich mee.

Bij EIFFEL ondersteunen we gemeenten met een gestructureerde aanpak, waarbij efficiëntie en zorgvuldigheid centraal staan. Met meer dan 30 jaar ervaring en onze innovatieve Woo-desk hebben we inmiddels ruim 350 verzoeken afgehandeld voor meer dan 25 opdrachtgevers.

Complexe verzoeken vragen om maatwerk

Omvangrijke Woo-verzoeken kunnen leiden tot vertragingen, vooral als ze juridische of politieke gevoeligheden bevatten. De rechtbank Noord-Holland biedt gemeenten, op basis van uitspraken ECLI:NL:RBNHO:2024:7939 en ECLI:NL:RBNHO:2024:7944, meer ruimte om bij omvangrijke verzoeken af te wijken van standaardtermijnen. Dit geeft bestuursorganen de mogelijkheid om realistische beslistermijnen vast te stellen, mits deze goed worden onderbouwd.

Drie belangrijke punten uit de jurisprudentie:

• Termijnen afstemmen op complexiteit:
  Standaardtermijnen van vier weken (plus twee weken bij verdaging) zijn niet altijd haalbaar. Een realistische termijn mag worden voorgesteld.
• Belang van onderbouwing:
  Het is essentieel om actief te werken aan de afhandeling en dit zorgvuldig te documenteren.
• Inhoud van het verzoek centraal:
  Wat mag redelijkerwijs verwacht worden van het bestuursorgaan gezien de omvang en inhoud van het verzoek?

Van uitdaging naar oplossing

Bij omvangrijke Woo-verzoeken is een goede voorbereiding essentieel. Een zorgvuldige aanpak voorkomt juridische complicaties en vergroot het begrip van betrokken partijen. Hier zijn enkele praktische stappen die gemeenten kunnen nemen:

1. Documenteer het proces zorgvuldig
   Bouw een volledig dossier op waarin alle stappen van het proces zijn vastgelegd. Denk aan het aantal te doorzoeken bronnen, betrokken medewerkers en het volume aan documenten. Dit biedt een stevige basis bij eventuele juridische procedures.
2. Communiceer helder met de verzoeker
   Bespreek de complexiteit, haalbare termijnen en preciseer, indien nodig, het verzoek. Bijvoorbeeld: een breed geformuleerd verzoek zoals ‘alles over verkeersveiligheid in een wijk’ kan door overleg worden teruggebracht tot ‘alles over de verkeersveiligheid rondom de basisschool in die wijk'.
   Stel een Woo-contactpersoon aan die regelmatig contact met de verzoeker onderhoudt. Door transparant te zijn in de voortgang van de behandeling kun je verwachtingen managen.
3. Houd regie over het proces
   Het houden van regie gaat verder dan overzicht en contact. Weet in welke fase van het proces het Woo-verzoek zich bevindt, welke stappen zijn ondernomen en documenteer deze aanpak zorgvuldig. Zorg voor een goed overzicht en een gestructureerde werkwijze, zodat iedereen betrokken bij het proces op de hoogte is.

De rol van EIFFEL: samen voor een efficiënte aanpak

Met onze Woo-desk bieden we gemeenten de tools en expertise om omvangrijke verzoeken effectief te behandelen. Door juridische kennis te combineren met slimme software creëren we overzicht en zorgen we dat termijnen haalbaar blijven. Daarnaast ondersteunen we bij het overnemen van contact met de verzoeker, het faciliteren in dossiervorming en het structureren van de informatieverzameling.