Zesje voor de jaarstukken

De conclusie van de Zuidelijke Rekenkamer is niet mis te verstaan. Naar aanleiding van het onderzoek naar verbeterpunten in de jaarstukken - jaarrekening en jaarverslag - van 2007 van de provincie Noord-Brabant stelt zij dat de kwaliteit van de verantwoordingsinformatie 'het voor Provinciale Staten niet mogelijk maakt om de controlerende taken ten volle uit te kunnen voeren'.

Onvoldoende duidelijk wordt of de beoogde doelen, prestaties en kosten zijn gerealiseerd. Mistig blijft ook waarom er afwijkingen zijn tussen wat in de begroting werd beoogd en wat uiteindelijk is gerealiseerd. Voor een belangrijk deel komt dat volgens de onderzoekers omdat in de begroting niet specifiek genoeg is aangegeven wat de provincie wil bereiken en wanneer en vaak ook niet hoeveel budget daarvoor beschikbaar is. Als gevolg daarvan kunnen Provinciale Staten vooraf hun autoriserende functie en achteraf hun controlerende taak niet goed uitvoeren.

Een andere hoofdoorzaak is dat de informatie in de jaarstukken nauwelijks ingaat op de verwezenlijking van beoogde doelen en effecten. Ook sluit de informatie die in de jaarstukken wordt gegeven niet altijd aan op de informatie in de begroting. Zo wordt in de jaarstukken vaker ingegaan op prestaties die niet in de begroting als beoogd waren opgenomen. Waarom wel op die prestaties en niet op de beoogde prestaties wordt ingegaan, blijkt uit de jaarstukken niet. 'De verantwoording in de jaarstukken staat hiermee in een aanzienlijk aantal gevallen los van wat in de begroting als voornemen is gepresenteerd', aldus de rekenkamer.

De rekenkamer beveelt Noord-Brabant aan te beginnen met het concreter maken van de begroting van 2009 qua doelen, prestaties en indicatoren. De rekenkamercommissie van Amersfoort kwam tot soortgelijke conclusies na recent onderzoek van de gemeentelijke jaarstukken over 2006. De informatiewaarde van de stukken noemt ze 'matig.' Vaak wordt in de jaarstukken een oordeel gegeven over de realisatie zonder dat de norm duidelijk is. Subjectieve verantwoordingsteksten zijn het gevolg. De commissie stelt dat weinig normen of doelen voorhanden zijn, wat een duidelijke verantwoording niet makkelijk dan wel onmogelijk maakt. Het startpunt voor verbeteringen ziet de rekenkamer ook in Amersfoort liggen bij een scherpere begroting.

Gevarenzone

Volgens secretaris Patrick Kok van de Kordes-Trofee, de prijs die elk jaar door een onafhankelijke jury wordt uitgereikt aan de publieke organisatie met het beste jaarverslag, is in veel gevallen de financiële verantwoording nog het beste deel van de provinciale en gemeentelijke jaarstukken. 'Waar het vaak aan schort, is dat de strategische doelstelling ontbreekt: waar wil je aan het eind van het jaar als gemeente of provincie staan en in hoeverre heb je dat gerealiseerd? Er zit zogezegd geen kop op, teveel is het een samenraapsel van losse doelstellingen', aldus Kok. Het jaarverslag wint aan kwaliteit en transparantie wanneer wordt toegelicht in hoeverre visie en missie zijn gerealiseerd of zich in de gevarenzone bevinden.

Het gemiddelde cijfer van Kordes voor de jaarstukken van publieke organisaties lag in 2007, toen de trofee voor de dertiende keer werd uitgereikt, op 6,1. Provincies en zbo's scoorden licht hoger, gemeenten precies op het gemiddelde. 'Dat geeft aan dat er nog veel te verbeteren valt', zegt Kok, in het dagelijkse leven werkzaam bij Deloitte. Winst valt niet alleen te boeken op het inhoudelijke vlak, maar ook wat betreft de leesbaarheid. Veel stukken zijn te lijvig - tweehonderd pagina's tekst zijn geen uitzondering.

'Jaarverslagen moeten beter leesbaar zijn voor de verschillende belanghebbenden. Zij moeten sneller antwoord kunnen krijgen op de vraag: wat heeft mijn gemeente dit jaar gedaan', zegt Kok. Hij is voorstander optimaal gebruik van ict-mogelijkheden voor de presentatie van jaarverslagen. Niet alleen door ze als een printversie op het web te zetten, maar ook door te zorgen dat je er vanuit verschillende invalshoeken in kan zoeken. Het web biedt uitgelezen kansen om de dialoog met doelgroepen aan te gaan. 'Bij veel organisaties ontbreekt de creativiteit. Je kunt door een heldere structuur, kleurgebruik en tabellen met toelichting veel meer transparantie aanbrengen', zegt Kok. Als voorbeeld noemt hij het verslag van de Rijksdienst voor Wegverkeer van vorig jaar. 'Het leest als een automagazine. Er zit fun in en het geeft een goed beeld van de prestaties.'

Kordes Trofee 2008

De F.G. Kordes Trofee voor het beste jaarverslag wordt dit jaar voor de 14e keer uitgereikt. Inzendingen voor de prijs, vernoemd naar de oud-president van de Algemene Rekenkamer, moeten voor 4 juli binnen zijn (voor meer informatie: www.kordes-trofee.nl). Elk jaar krijgt de onafhankelijke jury zo'n zeventig tot honderd jaarverslagen ter beoordeling voorgelegd. 'Nee, het is niet zo dat wij alleen de goede krijgen toegestuurd. Het is heel gemêleerd', zegt Patrick Kok. Veel inzenders denken misschien wel een puik verslag te hebben, maar kunnen volgens hem op onderdelen wel degelijk last hebben van een 'blinde vlek'.