Overhead, ICT-kosten en meer

Het overheidsplatform Venster voor Bedrijfsvoering - een initiatief van onder andere Binnenlandse Zaken, ICTU, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Vereniging van Gemeentesecretarissen - heeft de trends in de bedrijfsvoeringskosten van gemeenten in 2022 in beeld gebracht. Wat de onderzoekers vooral opvalt is dat overhead een steeds minder groot deel uitmaakt van de organisatie. Daarnaast gaat er minder geld richting ict dan misschien zou mogen verwacht.

Organisatiekosten 

Apparaatskosten zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van bijvoorbeeld personeel (salarissen), organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten voor de uitvoering van de organisatorische taken. Anders gezegd, apparaatskosten zijn alle personele en materiële kosten die zijn verbonden aan het functioneren van de gemeentelijke organisatie, griffie en bestuur niet meegerekend. Het merendeel gaat van de kosten zit in het loon van medewerkers – vaste en externe krachten.

Daling overhead

Alles wat samenhangt met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces noemen we overhead. Dat gaat dan bijvoorbeeld over leidinggeven, administratie, ict, facilitaire zaken en hrm. Sinds 2016 is er bij gemeenten sprake van een gestage daling van die overhead. Die trend zet door in 2022. Eigenlijk is dat al sinds 2001 het geval. Toen was dat zelfs nog 36 procent. Inmiddels is zo’n niveau bereikt, dat het volgens de onderzoekers van Venster voor Bedrijfsvoering wel eens zou kunnen gaan knellen. Probleem is dat de meeste gemeenten de kwaliteit van bedrijfsvoering niet meten. Om daar op tijd achter te komen, is een visie op de omvang en kwaliteit van de overhead. ‘Anders overkomt het je. Beter is het om een normpercentage te bepalen’, zo stellen ze. ‘De overhead groeit dan mee bij groei van de totale formatie van de organisatie.’

ICT-uitgaven vrij stabiel 

Een van de belangrijke bedrijfsvoeringsposten is ict. De kosten daar per medewerker mee gepaard gaan, blijken vrij stabiel en vertonen niet de groei die de onderzoekers eigenlijk zouden verwachten. Dat brengt ze tot de vraag of het eigenlijk wel genoeg is en er niet meer moet worden geïnvesteerd. ‘Wanneer we echt innoveren, worden medewerkers productiever’, aldus de Vensteronderzoekers. Ze vinden overigens dat ict minder moet worden geframed als overhead, zoals nu nog vaak gebeurt. ‘Het gaat steeds vaker om primaire processen.’

Ruimtebeslag per fte 

Per medewerker is er in gemeentehuizen steeds minder vloeroppervlak beschikbaar. Die dalende trend zet door in 2022. Nog minder hoeft overigens niet per se beter te zijn, volgens de onderzoekers. ‘Het gaat maar om 5 procent van de apparaatskosten. Als je 80 procent uitgeeft aan je personeel, moeten die ook goed kunnen samenwerken. Dus je doet er beter aan er niet teveel op te beknibbelen.’ De ruimte neemt dus wel gestaag af, maar de huisvestingskosten niet. Dat komt deels omdat er ook wordt geïnvesteerd in het nieuwe kantoor, dat meer en meer een ontmoetingsplek is.