Verzuimgesprekken: de balans tussen zorg en zakelijkheid

Heb je een leidinggevende functie? Dan moet je vroeg of laat ook ziekmelding- en verzuimgesprekken voeren. Dat is voor veel leidinggevenden wel lastig, ziet Astrid Wolswijk. Zij is consultant en trainer bij Loyalis. Hieronder geeft ze 5 tips voor constructieve gesprekken.

5 tips voor een constructief verzuimgesprek
 

1. Besef: verzuimgesprekken gaan niet over ziekte
‘In de kern gaat een verzuimgesprek over aandacht, oorzaken en gedrag, niet over het ziekteverloop. Tenminste: bij grijs verzuim. Dat is verzuim waarbij met dezelfde klachten de één zich wel ziek meldt en de ander niet. Daarop kun je als leidinggevende invloed hebben. Omdat iemands attitude, motivatie of privésituatie vaak een belangrijke medeoorzaak van het verzuim is. Het loont om het daarover met elkaar te hebben’.

2. Toon oprechte interesse
‘Zolang jij oprechte aandacht en interesse toont, kan het bijna niet misgaan. Sommige leidinggevenden zijn bang om regels te overtreden. Daardoor ontstaat er zelden een echt gesprek. En het klopt, je mag eigenlijk niet vragen wat er aan de hand is met iemand. Maar veruit de meeste mensen, ik denk wel 98%, vertellen dat uit zichzelf wel. En doen ze dat niet? Dan is er vaak iets mis met de arbeidsrelatie.’

3. Spreek je uit
‘Bij een goed gesprek hoort dat je je empathisch opstelt en luistert. Maar er hoort óók bij dat je uitspreekt wat je denkt en voelt. Anders heb je kans dat irritatie de boventoon gaat voeren. Dus heb je het idee dat jullie niet verder komen? Zeg dat dan! Als je dat niet doet, beland je voor je het weet in de dramadriehoek. En daar kom je niet verder mee.’

4. Leg de verantwoordelijkheid waar hij hoort
‘Uiteindelijk heb je een zakelijke overeenkomst met elkaar. Dat betekent dat je medewerker ook een verantwoordelijkheid heeft. Je kunt prima begrip tonen voor iemands situatie en tegelijk vragen: wat ga jíj eraan doen? Een goede methode om van meet af aan de verantwoordelijkheid te delen is om bijvoorbeeld dat de werknemer uit zichzelf de werkgever later nog eens terugbelt.’

5. Zet in op preventie
‘Een verzuimgesprek alléén is nooit de oplossing. Het kan je wel handvatten geven om de omgeving of randvoorwaarden voor je medewerkers te verbeteren. Als de omstandigheden ideaal zijn, dus als je fijne collega’s hebt, een prettige leidinggevende, werk dat je ligt, goede arbeidsverhoudingen, dan kom je graag. En anders ga je eerder verzuimen.’