Hoe breng je jong en oud bij elkaar op de werkvloer

Net als voor elke werkgever is het ook voor gemeenten een uitdaging om jonge medewerkers te vinden en te binden. Maatschappelijk relevant zijn spreekt de nieuwe generatie aan, maar na een paar jaar kijken ambitieuze 20'ers en 30'ers uit naar een nieuwe uitdaging. Marcel Cruccu, 31 jaar en HR-adviseur bij gemeente Utrechtse Heuvelrug, en Harry Paalman, 63 jaar en HR-consulent bij gemeente Rijssen-Holten in Overijssel, spraken met elkaar over de vraag hoe je jong en oud bij elkaar brengt op de werkvloer.

Harry Paalman: ‘We zijn met bijna 40.000 inwoners een kleine tot middelgrote gemeente. De ambtelijke organisatie telt 360 medewerkers, en zelf werk ik al 40 jaar in een ambtelijke rol. Ik houd me onder andere bezig met werving en selectie, financiën, rechtspositie. Ik ben aanspreekpunt voor het personeel. Die rol hebben we naast het HR-aanspreekpunt voor management en directie.’

Marcel Cruccu: ‘Ik werk inmiddels alweer 1,5 jaar bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug, die 50.000 inwoners telt. Ik ben 31 jaar, en heb eerder voor een accountantsbureau gewerkt als HR-adviseur. Na 6 jaar dacht ik: ik ken deze wereld wel en zou graag bij een organisatie werken die een grotere maatschappelijke bijdrage levert. Ik woon in deze gemeente, dus het werk gaat over mijn directe woon- en leefomgeving. Naast adviestaken houd ik me onder andere bezig met vitaliteit. Recent ben ik gestart met strategische personeelsplanning in een van onze teams.’

Harry: ‘Daarbij kijk je dus ook naar de leeftijdsopbouw in de organisatie. Hoe is dat nu? En hoe ontwikkelt zich dat de komende jaren?’

Marcel: ‘En je kijkt ook wie je in huis hebt, hoe medewerkers zich kunnen en willen ontwikkelen, en welke werkzaamheden je intern of juist extern oppakt. Het iseigenlijk een vlootschouw.’

Harry: ‘Precies.’

Marcel: ‘Het liefst doen we dat met het team zelf, want dan heeft het de meeste waarde voor alle medewerkers. Bij een middelgrote gemeente zijn de lijntjesintern ook best kort.’

Harry: ‘Herkenbaar. Je kunt bij onze gemeente gewoon bij de wethouder binnenlopen. Wel merk ik dat het zeker aan de jonge generatie best lastig is uit te leggen hoe de organisatie reilt en zeilt. Wij hebben daarom een apart gesprek bij indiensttreding, naast het arbeidsvoorwaardengesprek. Even los van de euforie over de nieuwe baan leg ik nieuwe medewerkers uit hoe alles werkt; van het parkeren tot de bestuurlijke verantwoordelijkheden. Als je jongeren niet goed meeneemt, kunnen ze gaan ronddobberen in de organisatie. Dat willen we voorkomen.’

Marcel: ‘Het was voor mijzelf ook best een eyeopener wat er allemaal binnen een gemeente gebeurt. Wat opvalt, is dat procedures en besluitvorming soms lang duren.’

Harry: ‘Een gemeente lijkt voor de buitenwacht al snel stroperig, maar het draait vooral om zorgvuldig en transparant werken, vind ik. Laatst hoorde ik dat elke boom een eigen dossiernummer heeft. Stel dat er eentje omvalt, dan wil je als gemeente weten of je aansprakelijk bent, en of er recent wel een inspectie is geweest om te beoordelen of de boom gezond was.’

Marcel: ‘Nu ik hier rondloop, heb ik voor dat soort zaken meer begrip gekregen. Toch zie je dat over het algemeen jonge medewerkers met ambitie na drie tot vijf jaar weer op zoek gaan naar een nieuwe uitdaging. Bij een middelgrote gemeente als wij zijn volop mogelijkheden om jezelf te verbreden en relatief weinig opties om verticaal door te groeien. We hebben een platte organisatie.’

Harry: ‘Wij proberen deze jonge medewerkers tijdelijk meer verantwoordelijkheid te geven, bijvoorbeeld binnen projecten. En ja, we hebben instrumenten om ze dan ook een beetje extra te belonen. We hopen dat we aan het einde van zo’n project de mogelijkheid hebben om talent door te laten stromen.’

Marcel: ‘Uit een recent onderzoek van A&O fonds Gemeenten blijkt dat de instroom van nieuwe medewerkers niet eerder zo hoog was. Het is nu dus belangrijk om die nieuwe generatie vast te houden. Dat doen we bijvoorbeeld door junior aan senior collega's te koppelen; dus frisse ogen in combinatie met weten hoe de hazen lopen. Dat werkt. In samenwerking met in totaal 9 regiogemeenten hebben we dit jaar het Traineeship Gemeenten Midden-Nederland opgezet, waar nu ongeveer 14 trainees aan deelnemen.'

Harry: ‘Wij doen hetzelfde. Een van onze trainees is ook echt een ambassadeur voor de gemeente. Dat is heel waardevol. Op de werkvloer hebben we buddy’s voor de startende medewerkers. Of jongeren snel vertrekken, omdat ze inde organisatie niet aarden? Dat gebeurt slechts zelden.’

Marcel: ‘Ik vind onze gemeente ook een organisatie die bijna familiair aanvoelt. Iedereen is dienstverlenend en helpt elkaar op weg. Jongere medewerkerskrijgen de ruimte om te groeien. We kijken goed hoe medewerkers zich willen ontwikkelen. Kan dat binnen de kaders die de organisatie stelt, dan faciliteren we dat volop.’

Harry: ‘Wij hebben het afgelopen jaar veel 20'ers en 30'ers binnengehaald. Om dat voor elkaar te krijgen, hielden we een winterevent. Het was een soortbanenmarkt met informatiekraampjes over allerlei functies. Uiteraard waren er hapjes en drankjes, en konden jonge mensen vragen stellen aan bijvoorbeeld de griffier. Iedereen kreeg na afloop een muts, en wie uiteindelijk ook voor een functie werd aangenomen, kreeg de bijpassende sjaal. Dat was een succes. Ik vraag me af, Marcel, willen jongeren specialist worden of generalist blijven?’

Marcel: ‘Ik denk dat de meeste professionals zo lang mogelijk generalist willen blijven, en niet te vroeg in hun loopbaan voor een richting willen kiezen. Wil je je specialiseren dan is het goed je af te vragen of de behoefte naar die specifieke kennis blijvend is. De ontwikkelingen gaan snel, iedereen zal oogmoeten houden voor eigen relevantie en onderscheidendheid. Sommige kennis wordt in deze arbeidsmarkt schaarser. Ook gemeenten moeten zich daardoor anders organiseren en bijvoorbeeld meer regionale samenwerking zoeken.'

Harry: ‘Pakken we de goede dingen op? Dat is voor onze gemeente inderdaad een actueel vraagstuk. Daarnaast vind ik het belangrijk dat we alle kennis die we in huis hebben, en vooral de kennis die bij de oudere werknemers zit, ook borgen. Dat gebeurt veel te weinig. Ik ga zelf over een aantal jaren met pensioen, en dan moet mijn opvolger weten wat ik allemaal doe. Neem als voorbeeld de wachtgeldregeling voor wethouders. Wie gaat op welk momentactie ondernemen als een wethouder vertrekt? En wat gebeurt er met de inkomensverzekeringen? Of wat als een wethouder overlijdt en het nabestaandenpensioen uitgekeerd moet worden? Hoe dat gaat in de praktijk wil je in protocollen hebben vastgelegd.’

Marcel: ‘Klopt. Zo veel mogelijk kennis overdragen aan een jongere collega bij wie de kans aanwezig is dat deze 3 tot 5 jaar blijft, gaat niet werken. Je moet als organisatie de kennis borgen en door drukte of andere prioriteiten gebeurt dat naar mijn mening ook te weinig. En processen moeten niet alleen vastgelegd, maar ook verder ontwikkeld worden.’

Harry: ‘Kennis zit soms in kleine dingen. Zo waren collega’s op zoek naar iemand die per brief alleen met 3 voorletters en een achternaam werd genoemd. Ik weet dan, vanuit mijn achtergrond bij de personeelsadministratie, meteen om wie het gaat. Maar over het algemeen vind ik de verschillen tussen generaties in de praktijk helemaal niet zo heel groot. We werken gewoon prettig samen en versterken elkaar.’

Loyalis adviseert: De balans tussen verschillende generaties

Ervaring en rust, nieuwe ideeën en veranderdrang. Iedere generatie beschikt over kwaliteiten die goud waard zijn. De kunst voor iedere organisatie is om daar een mooie balans in te vinden. Dat begint met het vinden van een vruchtbare samenwerking, zoals de interview-kandidaten in dit artikel beschrijven. Vervolgens kunnen de verschillende generaties elkaar letterlijk de ruimte bieden, via een Generatiepact. Een groeiende groep medewerkers voelt de behoefte om de laatste jaren voor de AOW-leeftijd minder te gaan werken met zo min mogelijk loonverlies en behoud van pensioen. Tegelijkertijd is het voor jongeren lastig een vaste baan te vinden of door te stromen. Het Generatiepact lost voor beide groepen het probleem op. Dit is een regeling die medewerkers vanaf 58 jaar helpt vitaal inzetbaar te blijven tot hun pensioen.

Generatiepact-regeling: vitaal inzetbaar tot pensioen (vanaf 58 jaar)

Steeds meer medewerkers hebben moeite om gezond de pensioenleeftijd te halen. Nu we allemaal langer moeten doorwerken geldt dat niet alleen meer voor zware beroepen. Kortom, er is bij veel medewerkers een grote behoefte om de laatste jaren voor de AOW-leeftijd minder te gaan werken. En dan bij voorkeur met zo min mogelijk loonverlies en met behoud van pensioen. Daarnaast is het voor jongeren lastig een (vaste) baan te vinden of door te stromen. De Generatiepact-regeling lost voor beide groepen het probleem op. Het is belangrijk om een Generatiepact-regeling goed af te stemmen op je medewerker en de organisatie. Wat wil je ermee bereiken? Vitale medewerkers of reorganisatie voorkomen? Is het nodig om je organisatie te verjongen? Als het doel helder is, kijk dan hoe je de regeling aanbiedt. Mogen mensen zelf kiezen wanneer ze stoppen? Welk loonverlies compenseer je? Leg de regeling goed uit zodat er draagkracht is.

Hulp of advies nodig?

Een passende Generatiepact-regeling samenstellen is lastig. Je verzandt al snel in een woud van mogelijkheden, regels en beperkingen. De specialisten van Loyalis kunnen je hier goed bij goed helpen en adviseren. Bij de vormgeving van een passende regeling en de implementatie ervan, bij een onderdeel of het hele traject. Samen gaan we op zoek naar een passende regeling die beide partijen tevredenstelt. Daarnaast geven we je medewerker inzicht in de financiële consequenties van de Generatiepact-regeling. We kijken hierbij naar pensioen, budget en (boven)wettelijke uitkeringen. Neem contact op met je (desk)accountmanager of onze zakelijke helpdesk en leg je vraagstuk aan ons voor.

Bron: Loyaal (editie 06 - 2023), een magazine van Loyalis.