Een stoel voor ’t leven

Wageningen loopt voorop bij circulaire inkoop

Het vernieuwde stadhuis van Wageningen is een populaire bestemming voor werkbezoek. Tientallen ambtenaren van rijk, provincie en gemeentes hebben er al een presentatie bij gewoond en meegelopen tijdens een rondleiding. De interesse betreft steeds hetzelfde: de circulaire kantoorinrichting van het stadhuis aan de Markt.

Voor al het nieuwe meubilair geldt dat er geen toxische stoffen in zijn verwerkt, dat er geen kinderarbeid bij de productie is ingezet en dat elk object – of het nu een bureaustoel, een lamp of een werktafel is – op den duur uit elkaar kan worden gehaald en dat alle materialen dan opnieuw zijn te gebruiken. Dus zijn de bureaus niet van spaanplaat omdat de lijm die daarbij wordt gebruikt giftige stoffen bevat, maar van massief rubberwood: hout van oude rubberbomen die toch al zouden worden gekapt, omdat ze geen rubber meer leveren. De tapijttegels zijn ‘afdankertjes’ uit andere kantoren. Na intensieve reiniging gewoon weer een puike vloer.

Beter voor het milieu en het levert een gezondere werkomgeving op voor de Wageningse ambtenaren. Inkoopadviseur bij de gemeente, Cynthia van der Roest: ‘Al het materiaal kan weer worden hergebruikt, terug de cirkel in. Er hoeft niets naar de verbrandingsoven.’ Maatschappelijk verantwoord inkopen leeft enorm bij de overheid, merkt Van der Roest, en ze delen aan de Markt in Wageningen hun ervaringen graag. Wat adviseren ze hun collega’s? Van der Roest: ‘Begin gewoon. Kijk hoe ver je komt.’ Mark Vrugteveen van de gemeente Enschede is één van de ambtenaren die in Wageningen ging kijken. Inspirerend, vond hij. Eén advies was bijzonder waardevol: ‘Als je dingen eist van een leverancier, dan moet je ze ook controleren. Want die informatie bleek lang niet altijd te kloppen.’

Die ‘tip’ geven zij inderdaad aan iedereen mee, zegt Van der Roest. ‘En dat we alles checken is ook bekend bij de partijen die meedoen bij een aanbesteding.’ Verificatie kost veel tijd maar het hoort erbij, vindt de gemeente. ‘Leveranciers vertellen je graag wat er níet in hun product zit. Wat er dan wél aan grondstoffen in zit, blijkt een stuk lastiger boven tafel te krijgen. Dat moeten zij vaak ook weer bij toeleveranciers navragen. Het kost extra tijd en die fase duurt dus langer dan bij een gewone aanbesteding. Daar moet je rekening mee houden.’

Diepe monitor
Ook Enschede heeft onlangs een aanbesteding in de markt gezet voor het circulair aanbesteden van kantoormeubilair. Het gaat daar om 1500 werkplekken. Een groot deel van het meubilair is hard aan vervanging toe, zegt Vrugteveen. ‘We hebben nog van die bureaus in een hoekopstelling zodat er een diepe monitor op past. Maar die gebruiken we natuurlijk niet meer en die grote bureaus zijn nu erg onpraktisch.’

Sommige bureaustoelen doen al meer dan 15 jaar dienst. Enschede was al aardig duurzaam bezig op dit gebied, zegt hij. ‘We hebben afspraken met de leverancier dat kapot meubilair wordt opgeknapt en van meubilair dat echt op was, werden de nog bruikbare onderdelen gesloopt om daar andere meubelstukken weer mee op te knappen.’

Overbodig geworden meubilair wordt centraal opgeslagen en er gaat af en toe een lijst rond naar andere gemeentelijke diensten en buurgemeentes ‘om te kijken of zij nog iets kunnen gebruiken’. Als ook dat niet lukte, ‘ging het uiteindelijk naar Roemenië’. Enschede wil het nu ‘serieus en degelijk’ aan gaan pakken met het circulaire meubilair, zegt Vrugteveen. ‘We doen best veel, maar het is allemaal niet geborgd in een overeenkomst met een leverancier. Dat gaan we nu wel doen.’ Het gaat om de omgevingswinst, niet om de financiën: ‘We moeten met z’n allen minder kopen, minder produceren, minder grondstoffen gebruiken.’

Peanuts
Dat veel gemeenten hiermee bezig zijn is mooi, maar qua omvang peanuts vergeleken bij de omvang van zo’n zelfde circulaire aanbesteding die Rijkswaterstaat als IUC (Inkoop Uitvoeringscentrum) voor het rijk onlangs op de markt zette. Het IUC zoekt marktpartijen die circulair kantoormeubilair willen leveren en onderhoud en reparatie voor hun rekening nemen, voor 100.000 werkplekken bij het rijk. Op jaarbasis is daar nu ongeveer 20 miljoen mee gemoeid.

‘Door het circulair te doen, moeten we daar flink op kunnen besparen’, zegt inkoopmanager Sabine van der Leij. In de aanbesteding wordt ook meegewogen of bedrijven werk bieden aan mensen met afstand tot de arbeidsmarkt: social return is een onderdeel van de uitvraag. De circulaire kantoorinrichting past in de duurzaamheidsambities van het rijk om in 2050 tot een compleet circulaire economie te komen.

De rijksoverheid deed natuurlijk al aan duurzaamheid: op Rijksmarktplaats worden overbodige producten aangeboden, variërend van gereedschap tot verlichtingsarmaturen en vloerbedekking. Veel ambtenaren drinken hun koffie al jaren uit biobased bekers, in het sanitair hangen vaak handdoeken die worden gemaakt van afgedankte bedrijfskleding.

Sabine van der Leij: ‘Het is vaak downcyclen. Wij willen nu echt een stap maken: van producten naar diensten.’ De ambitie van Rijkswaterstaat is groot, zegt Van der Leij. Er wordt na gunning zo min mogelijk nieuw kantoormeubilair aangeschaft voor de medewerkers. De bestaande stoelen, bureaus en tafels (vloerbedekking en verlichting zitten niet in deze aanbesteding) kunnen nog heel lang dienst doen door ze goed te onderhouden, op termijn op te knappen en stoelen bijvoorbeeld opnieuw te stofferen. ‘Wij willen zo ver mogelijk van de shredder wegblijven.’

Keuzevrijheid
Maar rijksbreed is er wel enige keuzevrijheid over hoe ver je daarin wilt gaan, zegt Van der Leij. ‘Wij gaan uit van ons bestaande meubilair, maar aan de andere kant van het spectrum is het mogelijk om wel nieuw meubilair aan te schaffen. Als de leverancier maar aan eisen van circulariteit voldoet: gemaakt van circulair materiaal en samengesteld uit materialen die zoveel mogelijk geschikt zijn voor volgend gebruik.’

Zitten alle medewerkers van Rijkswaterstaat straks op afgeragde en onmodieuze bureaustoelen? Absoluut niet, zegt Van der Leij. ‘De kantoormeubelmarkt loopt hierin voorop. Je kunt een state-of-the-art inrichting hebben en toch circulair zijn.’ Van der Leij verwacht veel belangstelling vanuit de markt. De vraag hoe dit het beste kan worden aangepakt voor alle verschillende rijksdiensten ligt nog open: ‘De markt weet het beste wat er mogelijk is. We willen leveranciers die meedenken in nieuwe oplossingen.’ Er zullen vier overeenkomsten worden gesloten en Van der Leij wil sowieso met ‘meerdere leveranciers’ in zee. ‘Om de ontwikkelingen in deze markt ook te stimuleren.’

Geen producten, maar diensten inkopen
Bij circulair inkopen houd je rekening met hoe en wat er wordt gewonnen, hoe het wordt gebruikt en kan worden hergebruikt: het gaat om het behoud van grondstoffen. Naast milieu tellen ook sociale aspecten mee, zoals kinderarbeid, toxiciteit, werkomstandigheden en discriminatie. Vaak zijn er afspraken met leveranciers over het terugnemen van producten. De gemeente Wageningen werkt volgens de PRP-methode, waarbij strenge circulaire criteria zijn vastgelegd. Het idee is dat je minder nieuwe producten koopt, maar (reparatie)diensten afneemt van een leverancier.