Een voorsprong door verandervermogen

Organisaties in de publieke sector hebben te maken met elkaar in rap tempo opvolgende veranderingen, zoals maatschappelijke ontwikkelingen, de opkomst van nieuwe technologieën en snel veranderende politieke prioriteiten. Deze veranderingen bevestigen het belang van een wendbare organisatie. De vraag is alleen: hoe krijgt u dit voor elkaar en wat heeft u daarvoor nodig?

Aanpassen is ‘key’

Charles Darwin zei: ‘Het is niet de sterkste van de soort die overleeft, noch de meest intelligente. Het is degene met het grootste aanpassingsvermogen bij veranderingen’. Dit uitgangspunt geldt net zo goed voor diersoorten als voor organisaties. In de loop der jaren maken sectoren fundamentele veranderingen door en maar weinig organisaties zijn in staat door de tijd heen succesvol te blijven. Een wendbare organisatie kenmerkt zich door medewerkers, teams en werkwijzen die zich blijvend ontwikkelen zodat ze zich snel kunnen aanpassen aan nieuwe omstandigheden. Wendbare organisaties kunnen veranderingen tijdig signaleren, dankzij een naar buiten gerichte blik. Ook kunnen ze snel passende maatregelen bedenken, daarover besluiten en die maatregelen vervolgens doorvoeren en monitoren.

Hoe vertaalt u dat naar uw organisatie?

Wendbaarheid is geen doel op zich, maar een manier om ambities te realiseren. Het brengt de bedrijfsvoering in de juiste uitgangspositie om succesvol te kunnen zijn en vraagt aandacht voor zowel de harde kant (doel, structuren, werkprocessen, systemen) als de zachte kant van de bedrijfsvoering (mensen, cultuur en leiderschap). Ontwikkeling vraagt op meerdere vlakken tegelijkertijd schakelen.

Als voorbeeld: in het kader van wendbaarheid zetten veel organisaties in de zorg een beweging in naar het werken met zelfstandige, zelforganiserende teams. Alleen investeren in de ontwikkeling op teamniveau is niet voldoende. Deze teams zijn pas echt succesvol als zij een helder doel voor ogen hebben (doel), beslissingen kunnen nemen op basis van actuele stuurinformatie (systemen), als zij door het bestuur niet worden overruled in hun beslissingen (leiderschap) en als zij in staat zijn om samen het werk anders invulling te geven (processen).

De impact van hard- en soft controls

Een van de uitdagingen in de ontwikkeling naar meer wendbaarheid is de gedragsverandering van mensen. Mensen houden graag vast aan wat ze gewend zijn. Dat gedrag is in het verleden succesvol gebleken en verandert pas wanneer daar iets beters voor in de plaats komt. Met als gevolg dat ineffectieve gedragspatronen in teams hardnekkig in stand worden gehouden. Denk bijvoorbeeld aan ‘het beperkt uiten van kritiek op elkaar om in het team een positieve werksfeer te behouden’.

Hard- en soft controls zijn middelen die helpen om ingewortelde gedragspatronen te doorbreken. Hard controls geven richting aan gedrag. Denk aan strategie, doelstellingen en beleid. Ze bieden houvast om weloverwogen keuzes te maken in ‘wat’ men moet doen. Ook bieden ze in de publieke sector de kaders waarbinnen men kan en mag acteren. Een juiste inrichting van de hard controls zorgt voor stabiliteit en duidelijkheid. De organisatie creëert hiermee een bepaalde mate van rust en vertrouwen voor medewerkers en het is duidelijk wat de speelruimte is om zaken te veranderen. Soft controls zijn de ongeschreven regels tussen medewerkers, die ook van invloed zijn op gedrag.

Soft controls zijn altijd aanwezig in de interactie tussen mensen. Om wendbaarheid te bevorderen en gewenst gedrag te stimuleren, is het de kunst om de werking van soft controls optimaal te benutten.

De perfecte basis voor wendbaarheid creëren

Om gedrag te beïnvloeden, gaat de aandacht vaak uit naar de inzet van hard controls en te weinig naar het optimaliseren van soft controls. Terwijl die essentieel zijn om tot een bedrijfscultuur te komen waarin medewerkers elkaar sturen in gewenst gedrag. Met verschillende kwalitatieve en kwantitatieve methodieken is het mogelijk inzicht te verwerven in de werking van soft controls binnen teams en afdelingen. Uitkomsten bieden een startpunt om gedragspatronen met medewerkers te bespreken en soft controls te versterken.

Een voorsprong door verandervermogen

Dat interne verandervermogen realiseren, gaat uiteraard niet over een nacht ijs. Het is zoals gezegd allereerst zaak te ontdekken welke elementen in de bedrijfsvoering helpend zijn of juist belemmerend om veranderingen door te voeren. Ten tweede is het belangrijk om een goede balans te vinden in hard- en soft controls, zodat gedrag en houding van mensen in de veranderstand komt te staan. Tot slot vraagt het creëren van wendbaarheid tijd. Dat begint met kleine stappen en het uitproberen van nieuwe dingen.

In de wereld waarin we nu leven is ‘veranderen’ de enige constante. Investeren in het vergroten van wendbaarheid in de bedrijfsvoering en het interne verandervermogen van medewerkers, is essentieel om als organisatie van meerwaarde te blijven. Organisaties die over deze ‘kerncompetentie’ beschikken, hebben én houden een voorsprong op de rest.

Meer informatie
Wilt u meer weten over hoe u van soft controls die extra beheersmaatregel maakt? Neem voor meer informatie contact op met onze specialisten.