Stuwmeer aan vakantiedagen: voorkomen is beter dan genezen

Vaak wordt hier dan ook minder aandacht aan besteed, dan eigenlijk zou moeten. Het resultaat kan een flink stuwmeer aan vakantiedagen zijn dat bij een beëindiging van het dienstverband moet worden uitbetaald. Zonde, want soms hoeft dat helemaal niet nodig te zijn. Met het goed inrichten van de verlofadministratie kan voordeel worden behaald. In dit artikel staat centraal wanneer vakantiedagen vervallen c.q. verjaren en welke verplichtingen voor de werkgever in dat kader gelden. Het artikel wordt afgesloten met een aantal tips voor de praktijk.

Recht op vakantie

Werknemers hebben minimaal recht op de wettelijke vakantiedagen. Het aantal wettelijke vakantie-uren bedraagt viermaal de overeengekomen arbeidsomvang per week. Op basis van de arbeidsovereenkomst en/of een eventueel van toepassing zijnde cao, kunnen werknemers ook recht hebben op bovenwettelijke vakantiedagen. Dit zijn alle vakantiedagen die het aantal wettelijke vakantiedagen overschrijden.

Opname van vakantiedagen

Als werknemers vakantie opnemen, dan worden eerst de vakantiedagen opgenomen die als eerst zijn opgebouwd. Hiernaast worden eerst de wettelijke vakantiedagen opgenomen voordat de bovenwettelijke vakantiedagen worden opgenomen. Het kan voorkomen dat vakantiedagen niet worden opgenomen. In dat geval is het mogelijk dat vakantiedagen voor verval of verjaring in aanmerking komen.

Verval en verjaring van vakantiedagen

In de wet is bepaald dat de wettelijke vakantiedagen vervallen na zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is verworven én wanneer de werknemer redelijkerwijs in staat is geweest om vakantie op te nemen. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen (en voor de dagen die de werknemer niet in redelijkheid heeft kunnen opnemen) geldt dat deze pas na een termijn van vijf jaar verjaren. Deze termijn begin wederom te lopen na afloop van het kalenderjaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd.

Informatieplicht werkgevers

Uit de rechtspraak blijkt dat werkgevers er niet automatisch van uit mogen gaan dat vakantiedagen zijn vervallen of verjaard. Hiervoor is vereist dat de werkgever de werknemer daadwerkelijk in staat heeft gesteld om vakantie op te nemen, de werknemer heeft gewezen op het opnemen van vakantiedagen en bovendien heeft geïnformeerd over de gevolgen van het niet-opnemen van de vakantiedagen. Een werkgever heeft in dat kader een actieve informatieplicht naar zijn werknemers toe. Kortom: werkgevers dienen werknemers hierop te wijzen voordat vakantiedagen daadwerkelijk in mindering gebracht kunnen worden op het verlofsaldo. Gezien de jaarlijkse verval- en verjaringstermijnen is het van belang om werknemers hier ten minste één keer per jaar op te wijzen.

Tips voor de praktijk

Gelet op het bovenstaande is het voor werkgevers van belang om ervoor te zorgen dat:

1. inzichtelijk is wanneer welke vakantiedagen zijn opgebouwd, zodat duidelijk is welke vakantiedagen het eerst moeten worden opgenomen;
2. inzichtelijk is welk deel van het verlofsaldo bestaat uit wettelijke vakantiedagen en welk deel bestaat uit bovenwettelijke vakantiedagen, zodat duidelijk is wanneer vakantiedagen (kunnen) vervallen of verjaren;
3. werknemers ten minste één keer per jaar schriftelijk worden gewezen op het openstaande saldo en de gevolgen van het niet-opnemen van vakantiedagen.

Met de zomerperiode alweer in het vooruitzicht is dit het uitgelezen moment voor werkgevers om in actie te komen tegen stuwmeren aan vakantiedagen.

Heeft u een vraag over vakantiedagen? Neem gerust contact op met één van de contactpersonen van BDO Legal via legal@bdo.nl.