IT-voorzieningen bij de provincie

De IT-voorzieningen van een provincie zijn van groot belang voor het functioneren van de organisatie. Als dit niet goed gaat, heeft dit consequenties voor de provincie en alle gemeenten in de regio. Onlangs heeft BDO een interessante opdracht uitgevoerd voor een provincie die uitdagingen ondervond in het functioneren van een shared service center waar de IT-voorzieningen van de provincie waren ondergebracht. We spreken erover met Jarno Smit senior manager IT Risk Assurance en Anton Revenboer partner management consulting bij BDO.

Het vraagstuk waar de organisatie voor stond, bevond zich op strategisch niveau. De provincie vroeg BDO aan de slag te gaan met twee businesscases:

• Overstappen naar een andere leverancier van IT-voorzieningen.
• Blijven werken met het huidige shared service center

Om deze uitdaging aan te pakken, heeft BDO een team van consultants samengesteld, waaronder experts op het gebied van financiën, IT en juridische zaken.

Gesprekken met sleutelfiguren

BDO heeft gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van de provincie, het shared service center en de gemeenten. Hieruit bleek dat de samenwerking tussen deze partijen niet altijd even soepel verliep. De provincie zag zichzelf als ‘hoeder’ van de gemeenten, terwijl de gemeenten het heel belangrijk vonden om gelijkwaardige partners te zijn. Tegelijkertijd hadden de gemeenten verschillende eisen en budgetten. Deze verschillen in perspectieven leidde tot complexe samenwerkingsdynamiek. “Dit vergde een grote mate van politieke sensitiviteit”, legt Anton uit.

“We hebben vooral gesproken met bestuurders en personen die verantwoordelijk waren voor de informatievoorziening.”, legt Jarno uit. “Een belangrijke vraag die we aan alle gesprekspartners stelden, was wat er volgens hen anders moest.” Uit de gesprekken kwam duidelijk naar voren dat er behoefte was aan meer professionalisering, met name aan de top van de organisatie. Ook bleek dat er een gebrek was aan een heldere visie en effectieve afstemming op dit niveau. “Daarnaast moesten er keuzes worden gemaakt over de richting die de organisatie zou inslaan, wat de nodige moed vergde. Welke richting wil de provincie op, en wat zijn de consequenties daarvan?”

Een helder rapport

Het resultaat van het onderzoek was een grondig rapport dat de huidige uitdagingen blootlegde. Dit rapport is gepresenteerd aan de directeur bedrijfsvoering van de provincie. Hij heeft het vervolgens gepresenteerd aan de gedeputeerde staten, de gemeenten en het shared service center.

“Onze conclusie is dat de provincie het beste verder kan gaan met het shared service center, gezien de politieke lijn van de provincie en aangesloten gemeenten. Ook zouden er te hoge kosten gepaard gaan met het beëindigen van de samenwerking”, vertelt Jarno. “Wel is er ook duidelijk behoefte aan serieuze verbeteringen en veranderingen.” Het rapport benadrukte de bouwstenen voor digitale bestuurskracht, zoals missie- en visievorming. BDO adviseert om het volwassenheidsniveau op het gebied van digitale bestuurskracht te verhogen.

Een multidisciplinaire aanpak

Het project met het samenwerkingsverband van gemeenten illustreert de multidisciplinaire aanpak van BDO, waarbij experts op verschillende gebieden, zoals juridisch experts, financieel specialisten en IT-strategie consultants worden ingezet om complexe uitdagingen aan te pakken. Het uiteindelijke rapport bood de opdrachtgever waardevolle inzichten en een duidelijk traject voor verdere ontwikkeling van de IT-voorzieningen. BDO blijft nauw betrokken bij de implementatie van de aanbevelingen en zal ook in de toekomst de organisatie ondersteunen op het gebied van IT-transities en andere strategische vraagstukken.