De volwassenheid van financiële functies in Nederland

Organisaties staan bloot aan veel uitdagingen zoals globalisering, digitalisering, de duurzaamheidsbeweging, wet- en regelgeving en nieuwe businessmodellen. Finance kan door haar competenties veel waarde toevoegen door de business hierin bij te staan. Dit door enerzijds problemen helpen te voorkomen en anderzijds te ondersteunen in het vergroten van de ondernemingswaarde. Dit vergt wel een zekere mate van volwassenheid. BDO CFO Services heeft een onderzoek gedaan naar de huidige volwassenheid en ambitie van financiële afdelingen in Nederland.

Het ‘Finance operationeel model’ voor een compleet overzicht

• Voor dit onderzoek hebben wij als raamwerk ons ‘Finance operationeel model’ gebruikt. Deze geeft een samenhangend overzicht van alle aspecten die wij als onderdeel zien van een financiële functie:
• De verticaal gekleurde blokken zijn de verschillende kernactiviteiten van een moderne financiële functie.
• Horizontaal zijn de ‘bouwblokken’ van de financiële functie weergegeven. De prestaties van de finance functie op haar kernactiviteiten hangen af van het samenspel tussen de genoemde bouwblokken:

1. de competenties van betrokken mensen en de wijze waarop zij georganiseerd zijn;
2. de processen en internal controls rond de finance activiteiten;
3. de systemen en tools die deze processen ondersteunen;
4. de beschikbare data en daaruit resulterende managementinformatie voor invulling van de kernactiviteiten.

Over het onderzoek

Wij hebben het onderzoek uitgevoerd door het uitsturen van een vragenlijst, waarin wij voor elk aspect van de financiële functie een beeld schetsen van een 'basic' en een 'leading' volwassenheidsniveau. De respondenten is gevraagd aan te geven wat per aspect het huidige volwassenheidsniveau en het ambitieniveau is over 2-3 jaar. Dit door toekenning van een score van 1 (basic) tot 5 (leading).

Uiteindelijk hebben 62 financials deelgenomen. Veruit het merendeel was hoger kader, zoals CFOs, managers en (group) controllers. De deelnemers waren verspreid over diverse sectoren. Het grootbedrijf betrof 47%, het middenbedrijf 40% en het kleinbedrijf 13%. Een respons van 62 geeft een goede indruk, maar wij benadrukken dat dit aantal te beperkt is om een statisch onderbouwde mate van betrouwbaarheid toe te kennen.

Belangrijkste bevindingen

Kijkend naar de gemiddelde scores van alle kernactiviteiten en bouwstenen is:

1. de huidige volwassenheid rond de 2.8, dus een fractie meer basic dan leading; en
2. het ambitieniveau rond de 4.1, dus meer leading dan basic.

• De verschillen in de uitkomsten per categorie respondenten (functie, sector, omvang organisatie) zijn beperkt. Noemenswaardige verschillen zijn opgenomen in het onderzoeksrapport.
  De respondenten binnen categorieën zijn redelijk eensgezind, wat blijkt uit de beperkte spreiding van de antwoorden binnen een categorie respondenten.
• Voor wat betreft de vier kernactiviteiten scoort ‘Control & compliance’ zowel qua huidige volwassenheid als ambitie onder gemiddeld. Dit is in lijn met de score op het bouwblok ‘Internal Control’. Dit bouwblok scoort relatief lager in zowel de huidige volwassenheid als de ambitie. Naar onze mening is dit opmerkelijk omdat ‘in control’ processen de basis zijn voor een leading finance functie.
  Personeel en automatisering hebben de hoogste prioriteit voor verbetering en worden gezien als grootste uitdaging. Dit ligt in lijn met de geluiden die wij in de markt horen met betrekking tot de ‘war on talent’ en de ambitie aan te haken bij het digitale en data gedreven tijdperk. 

Aanbeveling voor actieplan om richting hogere volwassenheid te komen

Er is geen ‘one size fits all’ actieplan voor elke financiële functie om een hoger volwassenheidsniveau te realiseren. Dit is maatwerk en hangt af van de context, huidige staat en gestelde ambitie. 

Wel zijn er principes die in elk verbeteringstraject in aanmerking genomen moet nemen. De top 5 zijn naar onze mening:

1. Start met een stip aan de horizon
   Zonder heldere visie op uw ambitie is het onmogelijk op efficiënte, beheerste en duurzame wijze te verbeteren.
2. Geef prioriteit aan de basis op orde te brengen
   Om die echte partner voor de business te zijn moet uw basis op orde zijn met efficiënte en ‘in control’ processen. Zo houdt u naast de traditionele ‘Finance operations & reporting’ kerntaak tijd over voor de andere meer adviserende kerntaken. Tevens beschikt u dan over juiste, tijdige en volledige data om analyses uit te voeren en de business te wijzen op risico’s of kansen. 
3. Implementeer zelf
   Verbeterende mechanisme door werken in korte sprints – de finance functie verbeteren zou geen éénmalig programma moeten zijn. De wereld verandert continu waardoor u nooit klaar bent. Werken in een continue cyclus van korte sprints zorgt voor overzicht, momentum, snel resultaat en daardoor enthousiasme binnen de organisatie. Mits goed geïmplementeerd ontstaat een zelf-verbeterend mechanisme en kunt u inspelen op veranderende omstandigheden.  
4. Heb aandacht voor de mens
   Een verbeterd proces of systeem is waardeloos wanneer uw mensen deze niet omarmen. Bovendien dient de visie gedeeld te zijn, anders krijgt u uw medewerkers niet mee. Veranderen is en blijft mensenwerk. Zorg daarom voor effectieve change management.
5. Vlieg Multidisciplinair aan
   Een finance functie verbetertraject vergt kennis van onder andere finance & control, organisatiekunde, IT en change management. Bovendien is gedegen project management nodig om onderlinge afhankelijkheden te identificeren en te managen, anders zal het resultaat suboptimaal zijn. Het schaap met 5 poten bestaat niet. Daarom dient binnen het verbeterteam, eventueel door aanvulling met externe adviseurs, de juiste mix aan disciplines vertegenwoordigd te zijn.