Zeeuws experiment met e-depot succesvol

Provincie Zeeland heeft samen met het Zeeuws Archief een pilot doorlopen waarbij archiefinformatie werd ingevoerd en opgezocht in een e-depot. De resultaten daarvan zijn onlangs bekendgemaakt. De organisatie spreekt van een succes.

Digitaal archiveren op agenda krijgen

Provincie Zeeland en het Zeeuws archief hebben zes maanden lang tekeningen en documenten van een infrastructureel project in het e-depot ingevoerd. De pilot is financieel ondersteund door het landelijke stimuleringsprogramma Archief2020. ‘Met deze pilot is digitaal archiveren op de agenda gezet binnen de provincie’, aldus Jasper van Bochove, hoofd I&A van de provincie Zeeland. ‘Het wordt ‘pakbaar’ wat er moet gebeuren. We moeten nú handelen om digitale overheidsinformatie toegankelijk te houden.’ Van Bochove zegt dat er zeker een vervolg komt op de pilot.

Leerpunten 

De bevindingen van het afgelopen half jaar werden vorige week gepresenteerd. De belangrijkste leerpunten waren daarbij de hobbels in software en applicaties. In de pilot is een basis gelegd voor oplossingen van problemen, die nu met leveranciers worden besproken. Ook werd er ervaring opgedaan met metadatastandaarden. Door de pilot is meer ervaring en kennis opgedaan over de werking van een e-depot en er is inzicht vergaard over de inzet en de kosten. Zo is er een rekenmodel opgesteld waarmee de inzet en kosten van deze pilot inzichtelijk zijn gemaakt. Directeur van het Zeeuws Archief Hannie Kool-Blokland riep andere overheden op ook een pilot met het Zeeuws Archief te overwegen vanwege het leereffect.

Gemeenten in de knel met digitaal archief
Binnenland Bestuur hield onlangs een steekproef bij 26 gemeenten waaruit duidelijk werd dat veel gemeenten problemen hebben met hun digitale archief. Met e-depots moeten er voorzieningen komen die digitale informatie in de tijd duurzaam en toegankelijk bewaren. Het merendeel van de ondervraagde gemeenten gaf aan plannen te hebben voor een e-depot.