Verjaag het bureaucratische spook

Bureaucratie heeft in tegenstelling tot de e-overheid in de afgelopen jaren nauwelijks aandacht gekregen. Was dit wel gebeurd dan had burgemeester Job Cohen misschien positiever nieuws in zijn Nieuwjaarstoespraak op 1 januari 2009 kunnen brengen. Volgens Cohen gaat meer dan de helft van de subsidie op aan administratiekosten, “meer dan de helft! Dat kan toch niet de bedoeling zijn. Zomin als het de bedoeling kan zijn dat werkers in de zorg zoveel tijd kwijt zijn aan administratie (…)”. Ook op andere terreinen, zoals in het onderwijs zijn professionals soms zo ingeperkt door al die regels en controlemechanismen, dat het ten koste gaat van hun eigenlijke werk. Dat kan volgens Cohen leiden tot daling van de kwaliteit van dienstverlening, wat ook weer tot verlies van vertrouwen kan leiden. Daarom is het van belang professionals binnen heldere grenzen ruimte te geven en maatwerk te laten leveren; niet te vragen om iedere seconde iedere euro te verantwoorden (…).

Professionals in de jeugdzorg, ziekenhuizen en in het onderwijs klagen al jaren dat zij enorm worden gehinderd door de toenemende bureaucratie. Zij moeten in verhouding steeds meer tijd besteden aan de administratieve rompslomp. Een ander probleem, vooral in de jeugdzorg, is het grote aantal organisaties dat door verschillende ministeries wordt aangestuurd. Dit betekent dat veel inspanning nodig is om te zorgen voor samenhang en afstemming. Hierdoor zijn hoge coördinatiekosten ontstaan. Hoe complexer de structuur, hoe meer inspanning nodig is om al die verbindingen in stand te houden. Door de fragmentatie kunnen de kosten in een grote stad als Amsterdam of Rotterdam gemakkelijk vele tientallen miljoenen euro’s per jaar bedragen. Geld dat niet kan worden besteed aan de zorg of onderwijs aan burgers.

De Amerikaanse socioloog Richard Sennett doet al jaren onderzoek naar de werkende mens. Hij stelt dat de betekenis van goed werk de afgelopen decennia sterk is afgenomen. Veel vakmanschap is onzichtbaar en onbenoembaar. De vereiste kennis is context-gerelateerd en dus niet meetbaar. Het spook van de meetbaarheid speelt volgens Sennett een sterk verstorende rol. Dat meten, controleren en invullen van stapels formulieren is ook het spookbeeld van veel professionals binnen de Nederlandse overheid geworden.

Overigens heeft de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) een paar jaar geleden een rapport gepubliceerd met een pleidooi voor het versterken van de positie van professionals binnen de overheid. Maar ik geloof niet dat het veel effect heeft gehad.

Cohen, Sennett en de WRR zitten op dezelfde lijn in hun analyse. Zoals het hoort, eindigt Cohen in zijn Nieuwjaarsboodschap met een positieve vooruitblik. Hij stelt dat het van belang is om professionals binnen heldere grenzen ruimte te geven en maatwerk te laten leveren. Zo is het mogelijk om stapje voor stapje terug te keren in de richting van een high-trust society.

De vraag is of dit zo maar lukt. Veel managers binnen de overheid zijn inmiddels zogenaamde MBA-managers die veel feeling hebben met cijfertjes maar veel minder met mensen. Daarnaast doen ministeries ook niet zomaar afstand van hun eigen financieringstrajecten en organisaties. Zo heeft niemand meer doorzettingsmacht om wat te doen aan de ontstane problemen.

Nodig is een nieuwe bestuursstructuur om de fragmentatie in bijvoorbeeld de jeugdzorg te doorbreken. Daarna moeten de processen opnieuw worden ontworpen vanuit de invalshoek van jongeren, die zorg behoeven. Maak dan een koppeling met de vaardigheden van de professionals en kies een optimale organisatiestructuur en zorg dat de administratieve lasten tot een minimum worden beperkt. Professionals krijgen dan weer de ruimte en vooral meer tijd voor de samenleving. En doet de overheid weer de dingen die het moet doen.

Natuurlijk worden allerlei pogingen gedaan om verbeteringen aan te brengen. Toch lijkt het vaak maar matig te lukken en blijven echte doorbraken uit. Wanneer gaan ministeries eens knopen doorhakken, samenwerken en de dienstverlening aan burgers optimaliseren? Kan een (grote) gemeente het voortouw nemen en bij wijze van een proef een sector reorganiseren en transformeren? Wie pakt de handschoen op en jaagt het spook uit de kantoren van de professionals?

Toon Jansen is consultant bij Het Expertise Centrum.