Start een intra-wiki!

Met een intra-wiki kun je op een effectieve manier intern informatie uitwisselen. Maar hoe start je zoiets op?

Ministeries zijn groot, er zijn veel afdelingen en er zijn erg veel projecten. Informatie vinden hangt soms af van ‘wie kent wie’. Zoekt u naar een effectieve manier om kennis, ervaring en thema’s van de organisatie inzichtelijk te maken? Denk dan aan een intra-wiki. De werking is vergelijkbaar met wikipedia op internet. Vaak komt u via google op een wikipedia-pagina terecht. Waar meestal precies staat wat u zoekt.

Wat minder bekend aan de functie van wikipedia is dat men zelf informatie kan toevoegen aan de pagina’s. Wat nog minder is, is dat u met wat kennissen eenvoudig zelf een intra-wiki kunt opzetten. Deze software is via verschillende sites en ook bij wikipedia gratis te downloaden. We kunnen met z’n allen concluderen dat het idee achter de wikipedia om op een snelle eenvoudige manier te zorgen dat kennis toeneemt, uitstekend werkt. In mijn opinie moeten meer organisaties de werking van de wikipedia gebruiken. Met dit systeem kunt u zonder veel kosten zorgen voor een goede kennisopbouw en kennisvastlegging in uw organisatie.

Wanneer een intra-wiki
Zijn er vragen in de organisatie als: Wat betekent die afkorting? Wat is er bekend over dit product? Wie heeft er binnen de organisatie kennis over dit of dat onderwerp? Hoe wordt dat geschreven? Hoe zit het met de levensloopregeling? Is er al eens eerder onderzoek gedaan naar….? Deze vragen en antwoorden zijn met een intra–wiki eenvoudig op te lossen. Of wat te denken van werknemers met veel kennis van zaken en veel ervaring die de organisatie verlaten. Zou het niet praktisch zijn als zij hun kennis ergens hadden opgeschreven? Ook dat kan met de intra–wiki.

Is intranet niet genoeg?
Ja, maar dat kan toch ook met het gewone intranet binnen een organisaties, zal iemand misschien zeggen. Uit ervaring weet ik, dat als ik iets zocht op het intranet van ons ministerie via de zoekmachine ik een gigantische opsomming van gevonden pagina’s kreeg maar niet de pagina waar het om ging. Dit gebeurt omdat zoekmachines op intranet niet altijd goed werken. Als de zoekmachine niet goed werkt is het intranet een gigantische bibliotheek aan informatie zonder toegang. De google–zoekmachine vindt beter het gezochte op de miljoenen internetpagina’s dan de interne zoekmachine van het Content Management Systeem het gezochte vindt op de pagina’s van intranet.

Betrouwbaarheid van een wiki
Een nadeel dat aangevoerd wordt als zou wikipedia niet betrouwbaar zijn omdat iemand ‘zomaar’ iets kan veranderen in de tekst, speelt bij een intra-wiki veel minder. Een intra-wiki is een wiki die beperkt is tot de eigen werknemers of aangesloten partijen van de organisatie. Ook kan de ICT-afdeling van de organisatie bepalen dat er niet anoniem gewerkt mag worden aan de intra-wiki. De intra–wiki levert dan juist een voordeel op. Als iemand de tekst verandert wordt er bekend binnen de organisatie wie er kennis heeft over dat onderwerp. De intra-wiki kan voor een organisatie een geweldige database aan informatie worden die snel en gemakkelijk te vinden is.

Rijksweb
Om het nut van een intra–wiki zichtbaar te maken heb ik wat voorbeelden. Zo kwam ik in contact met Raymond Boissevain van ICTU en pilotbegeleider van samenwerkingsruimten op het Rijksweb. Het Rijksweb gaat in de toekomst alle intranetten van de verschillende ministeries overnemen. In de pilot was er onder andere in de samenwerkingsruimte ook een intra-wiki omgeving beschikbaar. Verschillende ministeries maakten daar gebruik van. Zo heeft het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de intra–wiki gebruikt om er een cursus met schrijftips op te zetten. Het was bedoeld als een soort naslagwerk om helder en duidelijk te schrijven voor iedere ambtenaar.

Bij het ministerie van Economische Zaken gebruikten ze de intra–wiki bij het sneller verwerken van een beleidsnota. De intra-wiki werd als een tekstverwerker gebruikt in het voortraject van de beleidsnota. Vervolgens ging de beleidsnota het parafen-circuit in op het ministerie. Doordat de betreffende ambtenaren de nota al gelezen hadden via de intra-wiki hoefden zij slechts nog hun paraaf te zetten. Op deze manier werken aan een beleidsnota levert tijdwinst op.

Tekst loslaten
In dit experiment kwam ook de betrouwbaarheid van tekst om de hoek kijken. Boissevain zegt hierover: “Dit probleem openbaarde zich direct bij het maken van de homepagina van de intra-wiki van het Rijksweb. Twee collega’s dachten verschillend over de inhoud van de tekst en veranderden elkaars tekst.” Maar Boissevain zag dit als pilotbegeleider gebeuren en had de moed het ook te laten gebeuren. Na een paar keer over en weer elkaars teksten te hebben veranderd vonden de ambtenaren elkaar op de discussiepagina. Zij spraken daar met elkaar verder, waarna ze tot een eensluidende mening over de homepagina kwamen. Zo loste dit veelgenoemde probleem zich vanzelf op en kan er gezegd worden dat de tekst op intra-wiki betrouwbaar is. Deze toepassingen werkten en de ambtenaren die er aan mee werkten waren enthousiast. Een definitieve wiki–ruimte is helaas nog niet gerealiseerd in het huidige Rijksweb.

Buiten de overheid werkt de ING-bank al geruime tijd met een intra-wiki op de ICT-afdeling. Daar wordt het gebruikt als naslagwerk. Medewerkers van de ICT-afdeling hebben veelal dezelfde vragen en kunnen hun kennis plaatsen op de intra–wiki. Allerlei informatie. Dat kunnen vragen zijn zoals tegen welke problemen loop je aan bij het overstappen van Java 4 naar Java 5. Of de vraag hoe je een uren-briefje in moet vullen. Op de intra-wiki kun je ook heel basaal een soort smoelenboek plaatsen.

Docenten professionaliseren met een wiki
Een goed voorbeeld om te bekijken is de wiki van het Ruud de Moor centrum. Het Ruud de Moor Centrum is onderdeel van de Open Universiteit Nederland. Het Centrum bevordert de kwaliteit van (online) leren op de werkplek aan docenten. Op deze manier dragen ze bij aan de professionalisering van onderwijsgevenden en aan bestrijding van het lerarentekort.

De wiki gebruiken zij daarbij als een instrument. De wiki is ontstaan bij het team dat verantwoordelijk is voor ‘netwerkleren’. In het team ontstond de behoefte aan het vastleggen van kennis. De informatie die teveel gefragmenteerd was, moest gebundeld en toegankelijk gemaakt worden. Daarom werd aan een team gevraagd om naar mogelijkheden te zoeken hoe de kennis vast te leggen. Ze bekeken de verschillende mogelijkheden zoals onder andere blogs, wetenschappelijke artikelen of gewone artikelen en de wiki. De keuze is gevallen op de wiki omdat het snel te realiseren valt, het materiaal gemakkelijk te veranderen is, voor iedereen te lezen is en het een eenvoudig middel is om zelf aan mee te schrijven. Een kleine groep dacht na over de lay-out en opbouw van de pagina’s. Op een middag zijn ze met een kleine groep begonnen om pagina’s te schrijven. Dat schrijven gebeurde door wat fundamentele vragen op een bord te schrijven. Vervolgens schreef één persoon of een duo een pagina met informatie. Na één middag waren er tien pagina’s. Het verliep goed. Uiteindelijk is het een project geworden met projectleider Marieke Thurlings. Vanuit de basispagina’s is er een breed netwerk aan pagina’s ontstaan. De wiki is sinds november 2008 online en voor iedereen te lezen. Als men mee wil schrijven kan er gemakkelijk een account aangevraagd worden.

Wanneer slaagt een intra-wiki
Wat ik zoal te weten ben gekomen over successen en mislukkingen bij het invoeren van een intra-wiki komt overeen met een onderzoek dat is uitgevoerd door Patrizia Schiozzi. Zij werkt als webmaster en functioneel applicatiebeheerder intranet bij het servicecentrum Drechtsteden in Dordrecht. Daarbij doet zij onderzoek naar het implementeren van wiki’s bij organisaties als haar afstudeeropdracht voor de opleiding Communicatie en Multimedia Design aan de Haagse Hogeschool. De meest succesvolle implementaties uit haar onderzoek zijn bottom-up aangepakt. Ze zijn vanaf de werkvloer ontstaat, dit in tegenstelling tot de minst succesvolle wijze die op directieniveau geïnitieerd zijn of in een één geval zelfs doorgedrukt is.’ Vanuit de werkvloer starten is natuurlijk het beste doordat die medewerkers de noodzaak voelen een oplossing voor het probleem te vinden. Daardoor werken ze enthousiast mee aan de wiki.

Als ander kenmerk van de meest succesvolle implementaties merkt zij op dat die intra-wiki informeel waren opgezet. Zonder formele besluitvorming en gestandaardiseerde projectuitvoering. Dat kan met een wiki eenvoudig omdat het gratis te downloaden is. Hoewel enig redactiewerk wel wat kosten met zich mee kan brengen.

Over het bekend worden van de wiki in een organisatie vertelt zij dat “succesvolle wiki’s zichzelf verkopen. Enthousiaste gebruikers nemen de rol van ambassadeurs op zich en de wiki wordt via mond-tot-mond-reclame binnen de organisatie aangeprezen.” En tot slot zegt zij dat bij de “succesvolle wiki’s de gebruiksvriendelijkheid is afgestemd op de doelgroep.” Lees eventueel verder in deel 1 van haar onderzoek.

Conclusie
Zoekt u naar een manier om kennis, ervaring en thema’s van de organisatie inzichtelijk te maken? Zoekt u daarbij ook een manier om kennis te bewaren, te vermeerderen en openbaar te maken? Denk dan aan een wiki. Het is een eenvoudige, snelle en goedkope manier om op een efficiënte manier met organisatie-informatie om te gaan. Daarbij is het ook een goed middel om het samenwerken in een organisatie te bevorderen. Start met een klein groepje medewerkers die ook de noodzaak voelen naar het vinden van een oplossing om kennis te delen. Download een intra-wiki en start. Door uw enthousiasme over het resultaat zullen meerdere medewerkers kijken naar de resultaten en gaan ze vanzelf ook kennis toevoegen. Succes.

Om een idee te krijgen wat een intra-wiki is, bekijk dit filmpje

Jedidja van Wijngaarden werkt bij het ministerie van VROM. Ze studeerde af met de scriptie ‘Benut uw intranet!’. De scriptie werd in 2007 beloond met de eerste prijs van de opleiding Communictie aan de Hogeschool Inholland Rotterdam.