Samen krachtig

Gemeenten trekken als één groep op bij digitalisering

Het gezamenlijk aanbesteden is oorspronkelijk uit nood geboren. Microsoft stopte in 2014 met de ondersteuning van het besturingssysteem Windows XP, waardoor er geen beveiligingsupdates meer mogelijk waren. Gemeenten die nog niet klaar waren voor de overstap naar een ander systeem, konden gebruik maken van de aanbesteding van KING en toch doorwerken om op tijd klaar te zijn.

Het was de eerste keer dat gemeenten via hun vereniging gezamenlijk ict inkochten. Dat beviel goed. Niet veel later werd er ook een gezamenlijke aanbesteding voor mobiele telefonie op poten gezet. Ook die bleek een groot succes: 280 gemeenten sloten in één keer 130.000 belabonnementen af, goed voor een miljoenenbesparing. ‘De gemeenten die aansluiten bij een gezamenlijke aanbesteding blijven zelf verantwoordelijk voor wat ze inkopen’, zegt KING-directeur Larissa Zegveld. ‘Bij het traject rondom mobiele telefonie voorzagen we gemeenten alleen van een mantel: een raamovereenkomst die we met de gemeenten samen hebben opgezet.’

Niet verplicht
Onlangs werd er opnieuw een gezamenlijke aanbesteding gedaan: de web-diensten voor verhuis- en overlijdensberichten. Softwarebedrijf Decos werd na een selectieronde gezien als beste partij. Zegveld: ‘Het is niet verplicht om mee te doen, maar de gemeenten die deze diensten nog niet hebben kunnen inhaken en gebruikmaken van onze optie.’

Het gezamenlijk optrekken bij het digitaliseren van gemeenten is hard nodig. Er is de laatste jaren op dit punt een hoop veranderd, vertelt Zegveld. De ict-afdelingen begonnen klein, vaak nog in een apart hoekje. Inmiddels is het een primair proces. Gemeenten breidden in de loop der jaren hun websites uit en zijn die ook gaan inzetten voor dienstverlening. Zegveld vindt dat samenwerken bij deze digitalisering loont. ‘Dienstverlening van gemeenten lijkt 388 keer op elkaar. Het kostte veel tijd om gemeenten in te laten zien dat veel zaken gezamenlijk kunnen worden opgepakt. Ze vreesden vaak voor verlies van autonomie en willen – nog steeds – graag hun eigen ‘lokale kleur’ houden.

Daarnaast heeft elke gemeente zijn eigen beleid en prioriteiten. Maar ik zie die houding veranderen. Gemeenten leren graag van elkaar, zoeken elkaar op. Het was voor ons vijf jaar geleden nog erg moeilijk om de G4 samen aan tafel te krijgen, nu is dat vanzelfsprekend.’

Even wennen
Dat gemeenten niet alleen samen hun digitale processen uitdenken en inrichten, maar ook samen inkopen, is even wennen voor de betrokken partijen, vertelt Zegveld. Daarbij boeten ze wel wat in aan zelfstandigheid: de wensen en eisen moeten eerst met elkaar worden afgestemd, voordat een gezamenlijk digitaliseringsproject van start gaat.

‘Aan de andere kant horen we al vijftien jaar lang klachten van het gemeentelijke werkveld. Zo zou het tempo van gemeenten te laag liggen. Met name voor kleinere gemeenten is het eigenlijk niet te doen om met alle digitalisering mee te gaan. Zij hebben vaak niet de middelen om voor elk onderdeel een eigen functionaris aan te stellen en de kennis daarmee in eigen huis te hebben.’

Met de nieuwe aanpak denkt Zegveld dat gemeenten meer mogelijkheden krijgen om toch op tijd te digitaliseren. ‘De samenleving verandert momenteel razendsnel en de burger verwacht dat een gemeente daarin meegaat. Je hebt als gemeente eigenlijk niet meer de keuze om alles zelfstandig te regelen.’

Volgens Zegveld zullen dankzij de nieuwe aanpak de namen van buurgemeenten steeds vaker gaan vallen in de diverse gemeentehuizen. ‘Naar die sfeer willen we ook toe: overheden die in groepen werken, met elkaar meedenken of meedoen. Het moet makkelijker worden om gemeenten sámen aan te laten schuiven bij een landelijk overleg.’

Er werd volgens Zegveld jarenlang geklaagd over beperkt opdrachtgeverschap. ‘Gemeenten konden moeilijk benoemen wat ze precies nodig hadden van een leverancier, ontbeerden kennis over ict. Van de regieraad van de Digicommissaris hoor ik dat gemeenten die nu als één groep opereren sterkere en meer inhoudelijke punten inbrengen dan voorheen. Doordat zij kennis en expertise met elkaar delen, staan ze steviger in hun schoenen. Daardoor durven ze ook meer eisen te stellen aan andere partijen.’

Nieuw samenspel
De leveranciers hebben daardoor ineens niet langer tientallen verschillende gemeenten als klant, maar één grote groep. Zegveld: ‘Er ontstaat een nieuw samenspel en iedereen zoekt zijn rol daarin. Dat brengt onzekerheid met zich mee. Het is spannend en kan wellicht irritaties opleveren. Maar er zijn bij online verhuisberichten meerdere leveranciers die de oplossingen aanbieden en zij kunnen zich allemaal aanmelden voor een aanbesteding. En het contract geldt voor twee jaar. Daarna zijn er weer nieuwe kansen.’

De gezamenlijke aanbestedingen die er nu zijn geweest smaken absoluut naar meer, aldus Zegveld. Bijvoorbeeld in het kader van de Digitale Agenda 2020. ‘Met gemeenten hebben we nu een top 30 van digitale processen vastgesteld die veel door burgers en bedrijven worden gebruikt. Als gezamenlijk aanbesteden bij verhuis- en overlijdensberichten kan, dan kan het ook bij de andere achtentwintig.’ Niet elke gemeente doet tot nu toe mee.

‘De aanbesteding voor overlijdensberichten en verhuizen loopt goed, evenals de aanbesteding telefonie, maar voor sommige gemeenten komt zo’n proces niet op het juiste moment. Ze vinden dat ze de processen nu al goed hebben ingericht. Als je bij ons instapt, vergt dat wel capaciteit in de vorm van manuren en geld. Ik kan me daarom voorstellen dat er ook gemeenten nog niet meedoen.’

De digitalisering van processen blijft wat Zegveld betreft broodnodig. ‘Het moet ook wel, als je ziet wat er op dat punt in de samenleving gaande is. Er komen grote vernieuwingen aan zoals de Omgevingswet, waarbij de aanvraag van vergunningen er heel anders uit komt te zien. We willen daar met gemeenten vanaf het begin af aan bij zijn, om alles zo gestandaardiseerd mogelijk vorm te kunnen geven.’

Digitalisering is ook belangrijk om aansluiting te vinden bij de burger. ‘Als je als overheid wil dat burgers meer meedoen is er goede informatie nodig.’ Zegveld denkt dat er dankzij de gezamenlijke aanpak een einde komt aan gemeenten die nieuwe processen afwachten, reactief zijn en laat in het proces tegenstrijdige signalen afgeven. ‘Gemeenten zijn met de nieuwe aanpak nu zelf aan zet. Ze kunnen meer afdwingen. Dat merk je bij de ontwikkeling van het eID-stelsel, waarmee burgers kunnen inloggen bij de overheid. Gemeenten gaan binnenkort een krachtig standpunt afgeven over het nut en de noodzaak daarvan. Als één groep laten zij nu vooraf weten wat ze willen en verwachten van de centrale bouwstenen. Dat is echt een grote vooruitgang.’