Pdf’s toegankelijk maken ‘vraagt om een organisatiebrede aanpak’

Veel gepubliceerde pdf-documenten zijn niet gemaakt met brede toegankelijkheid in het achterhoofd. Ze voldoen daarom niet aan de eisen en standaarden waar documenten sinds 2018 aan moeten voldoen - en dit aantal blijft stijgen. Er is een handreiking die overheden hierbij uitkomst kan bieden, maar op de langere termijn is het de bedoeling dat de output van pdf’s wordt beperkt.

Wettelijk verplicht

Uitsluitend digitaal toegankelijke pdf’s creëren ‘vraag om een organisatiebrede aanpak’, valt te lezen in de handreiking. De huidige situatie moet in kaart worden gebracht – waarom zijn er bijvoorbeeld ontoegankelijke pdf’s in de organisatie en waar komen die vandaan? - en er moet een aanpak worden bedacht om nieuwe pdf’s direct voor iedereen digitaal toegankelijk te maken. ‘Zorg dat ook bestaande, al gepubliceerde pdf’s digitaal toegankelijk worden: dit is wettelijk verplicht.’

Voor het creëren van toegankelijke pdf’s zijn verschillende tools zoals de ‘best practice guide’ van de PDF Association, deze pdf-checker (mede mogelijk gemaakt door Pleio) en de pdf-toegankelijkheidschecker.

Het is wel een handreiking die is ontwikkeld voor het rijk en er zijn enkele verschillen met gemeenten. Gemeenten werken bijvoorbeeld niet met DocGen, maar er zijn vaak wel licenties voor Adobe/Indesign, en bij het rijk werkt nog niet iedereen met de laatste versie van Word, verduidelijkt de VNG.

Het is een tijdelijke handreiking, benadrukt het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding dat de handreiking opstelde. Het is op de langere termijn de bedoeling dat de output van pdf’s zoveel mogelijk wordt beperkt. ‘Uiteindelijk moet de strategie bijdragen aan een rijksbrede contentstrategie, waarin staat hoe we deze content zoveel mogelijk digitaal toegankelijk gaan maken.’