Overheidsarchivering hangt tussen twee werelden

De digitale dossier- en archiefvorming verdient bij decentrale overheden 'aanzienlijke verbetering', concludeert ICTU uit onderzoek. Nog geen enkele van de onderzochte decentrale overheidsorganisaties werkt volledig digitaal.

Half-half
ICTU deed in opdracht van het Programma Archief 2020 (OCW, IPO, VNG, UVW) een 'nulmeting' van de stand van zaken bij het digitaal archiveren bij decentrale overheden. Er moet nog veel gebeuren, luidt de voorzichtige conclusie. De half-digitale, half-analoge situatie komt de archiveringsdiscipline niet ten goede.

Handtekening zetten
Digitaal werken is bij de decentrale overheden heel gewoon, maar er is geen enkele decentrale overheid gevonden die het papier volledig heeft uitgebannen. Vaak worden digitaal geboren documenten in processen weer analoog gemaakt en gewijzigd, zoals vergaderstukken of tekeningen. Regelmatig gebeurt het ook omdat er een traditionele handtekening op moet voor de fiattering (zeker bij de gemeenten). Echt georganiseerd zijn die transities ook niet waardoor er in veel soorten processen niet alleen sprake is van een 'hybride' situatie, maar dat dossiers van een procesgang ook incompleet zijn: ofwel sommige analoog geboren stukken ontbreken in het dossier, ofwel sommige digitaal geboren stukken.

DIV-'push'
De vraag of 'archiefwaardige' informatie tijdens de procesgangen digitaal wordt gearchiveerd, beantwoorden  provincies en waterschappen gemengd. Bij gemeenten is de situatie zodanig dat daar de archiefvorming nergens authentiek en betrouwbaar is, of het nu digitaal of analoog is, concluderen de onderzoekers uit hun bronmateriaal. Archivering vindt doorgaans alleen plaats als proceseigenaren en -behandelaars de stukken in handen van DIV (documentaire informatieverwerking) drukken c.q. in het documentbeheersysteem zetten. In samenwerkingsverbanden zoals RUD's blijkt het nog slechter geregeld. Zeker als bij samenwerkingsverbanden ook private partijen zijn betrokken - de onderzoekers wijzen alvast naar de decentralisaties - ontbreken er doorgaans afspraken over archiefvorming. Over het algemeen overheerst het 'documentgericht denken', waardoor andere informatievormen (zoals email) aan de archiefvorming ontsnappen.

Alleen kennisuitwisseling
Een andere constatering is dat structurele samenwerking op het gebied van digitaal archiveren zeer beperkt is. Soms is samenwerking 'bijvangst' van een bredere samenwerking. Vaak is er alleen sprake van kennisuitwisseling. Actieve openbaarmaking van alle (daartoe geschikte) informatie (in de vorm van open data) is vooralsnog bij geen enkele archiefvormende organisatie een natuurlijke reflex, zien de onderzoekers. Het ontbreken van een volledige en betrouwbare informatiehuishouding zou daaraan debet kunnen zijn. De 'druk op de knop' is er immers niet.

Lastig zoeken
Het viel onderzoeker Marco Aarts van ICTU op dat het erg lastig was om informatie over digitale archivering bij de decentrale overheden boven water te krijgen. 'Men is erg voorzichtig met het delen van inspectieverslagen. Op waarstaatjegemeente.nl publiceerden slechts 14 gemeenten informatie over archieftoezicht. Raadstukken over de stand van zaken van archivering konden wij slechts in 10 procent van de gevallen vinden op de gemeentelijke websites. Transparantie op dit gebied verdient aandacht."