Gesloopt door digitale vergaderingen

Onder corona werd al het gemeentelijk werk digitaal. Dat lukte verrassend goed, maar eigenlijk hebben alle positieve effecten hun schaduwzijden. De onderzoeken naar thuiswerken uit 2020 maken duidelijk dat er voor de leiders behoorlijke barrières zijn te slechten. ‘Organisaties worstelen nog met de digitale etiquette.’

Hoe hoger de leeftijd, hoe meer de ambtenaar last heeft van digitalisering. Dat schreef Binnenlands Bestuur in januari, nog voor de coronacrisis, naar aanleiding van de eerste van vele enquêtes die in 2020 zouden komen. Verschillende studies hadden toen al aangetoond dat het aanleren van nieuwe vaardigheden een belangrijke uitdaging is voor organisaties, maar crises wachten niet tot organisaties er klaar voor zijn. Corona kwam en toen móest men wel digitaal.

 

En toen het moest, lukte het. Wie eind 2019 een voorspelling had moeten doen over 2020 had het waarschijnlijk niet bij het rechte eind gehad en wie een voorspelling had moeten doen over hoe de gedwongen digitalisering zou verlopen, had waarschijnlijk niet voorspeld dat het zo soepel zou gaan.
Maar in april werden uit een volgende enquête belangrijke nadelen duidelijk: hoewel ambtenaren zich prima in staat achtten om thuis te werken, gaf een grote groep aan dat er werk bleef liggen. En veel respondenten vonden digitaal vergaderen chaotisch.

 

Noodzakelijk?

‘Een van de positieve ontwikkelingen in deze crisis is de grotere bereidheid om online te leren’, vertelde directeur Nico van Dijk van opleider Segment diezelfde maand, maar hij benadrukte ook het belang van fysieke interactie. ‘De fysieke bijeenkomsten blijven.’ Hoe is dat uitgepakt?

 

‘Ik moet zeggen dat er nog veel minder fysieke bijeenkomsten zijn geweest dan ik dacht’, vertelt Van Dijk nu. ‘Ik kan niet ontkennen dat wij zelfs agressietrainingen volledig virtueel doen.’ Hij pakt de percentages erbij. In april was 37,5 procent van de bijeenkomsten fysiek, wat naar een voorlopig dieptepunt van 24 procent zakte in mei. Daarna loopt het snel weer op naar 91,7 procent in juli.
summer school

 

‘In juni mochten we ineens weer fysiek bij elkaar komen en in juli en augustus organiseerden wij een Summer school, dus toen was er eigenlijk geen digitaal aanbod en waren alle bijeenkomsten fysiek. Het was prachtig weer, we hadden nergens last van. Begin september leek er nog geen vuiltje aan de lucht, maar toen kwam de nieuwe lockdown en gelijk werd de rest virtueel.’ In november was slechts 13,8 procent van de bijeenkomsten fysiek. Het voorlopige percentage voor december is 25,3.

 

‘Ik denk dat dat een beetje het nieuwe normaal is, dat zo’n 25 procent van de bijeenkomsten fysiek zal zijn. De mensen die per se bijeen willen komen, daar organiseren we op een centrale locatie wat voor. In een raadzaal met twee stoelen ertussen. En de rest zit coronaproof thuis.’ Hij blijft erbij dat fysieke toepassingen nodig zijn voor praktische toepassing en merkt aan de beoordelingen dat ook de deelnemers de voorkeur geven aan fysiek. ‘Wij scoren nu een 7,8 of 7,9, terwijl we gewend waren aan een 8,5. We leggen de lat hoog – als je een 7 scoort, dan ben je weg. Uit de opmerkingen in de evaluaties blijkt dat mensen de mate van interactie online minder goed vinden en je ziet dat je daardoor een half punt zakt. Maar wij vinden het nog steeds een fantastisch resultaat.’

 

Digitaal vergaderen

‘Wat ons nu opvalt, is hoeveel mensen zich uitspreken over de digital meetings.’ Peter Kruyen, universitair docent bestuurskunde en onderzoeksteamleider aan de Radboud Universiteit Nijmegen, voerde in samenwerking met Binnenlands Bestuur een onderzoek uit naar ‘werk en privé in coronatijd’.

Er bleek onder andere dat het thuiswerken mensen met een partner beter afgaat, dat empathische mensen het moeilijker hebben en dat vrouwen meer ‘contextwerk’ zoals werkoverleggen op zich nemen.

Nu is hij de resultaten aan het analyseren van de antwoorden op de open vraag, waar mensen specifieke positieve of negatieve ervaringen konden delen. ‘260 mensen van de ongeveer 1.100 respondenten die op de open vraag reageerden, vinden het belangrijk om iets over digitaal vergaderen te zeggen. Dat klinkt misschien niet als heel veel, maar het steekt er wel bovenuit. Ter vergelijking: 58 mensen zeggen iets over managerial support en 52 mensen noemen ict-ondersteuning. Het verbaast me eigenlijk hoe belangrijk vergaderen is in het werk van ambtenaren.’

 

Gesloopt

‘Tussen fysieke vergaderingen moet je van de ene plek naar de andere plek lopen en kun je uitrusten, maar digitaal ga je direct van de ene naar de andere vergadering. Dat speelt een centrale rol’, aldus Kruyen. ‘Sommigen voelen zich gesloopt, maar er zijn er ook die de ontwikkeling prijzen om hoe efficiënt het is. Die noemen digitaal vergaderen een uitkomst: er is geen afleiding, men gaat rap door de agenda heen en klaar.’

Er is volgens hem echter ook een groep die de ‘poespas’ eromheen mist. ‘Het informele element van meetings gaat verloren en daarbij gaat het om drie kenmerken: het spontane ontbreekt dat je nodig hebt om creatief te zijn, het informele ontbreekt waarbij je je gevoelens en verhalen kunt delen en je mist de lichaamstaal, dus je weet niet zeker of
iedereen content is.’

 

Zo hebben alle effecten van thuiswerken eigenlijk twee kanten, vindt de onderzoeker. ‘Ambtenaren hoeven bijvoorbeeld niet meer te reizen, wat een enorme tijdswinst betekent, maar het reizen is ook een manier om afstand te kunnen nemen van werk.’

Over het digitale vergaderen zeggen weinig ambtenaren dat het niet efficiënt is, maar er zijn duidelijke nadelen zoals het non-stop doorgaan en het ontbreken van de informele kant. Kruyen: ‘Het is daarom de vraag of het op de lange termijn effectief is voor het team en voor de organisatie.’

 

Zelfoverschatting

Ambtenaren zien zichzelf als digitaal vaardiger dan hun collega’s en hun organisatie, bleek in oktober uit onderzoek samen met Kurtosis. Opvallend was dat jonge respondenten hun eigen vaardigheden hoger inschatten dan de organisatie en hoe dat verschoof met leeftijd: hoe hoger de leeftijdsgroep, hoe lager die zichzelf beoordeelt en hoe hoger de organisatie.

Het is natuurlijk zo dat jongeren zijn opgegroeid met nieuwe technologie. Maar er bestaat een gevaar van zelfoverschatting en daar waarschuwde staatssecretaris Keijzer (Economische Zaken, CDA) diezelfde maand voor naar aanleiding van het onderzoek Veilig Online 2020. ‘Uit dit onderzoek komt dat Nederlanders hun digitale veiligheid overschatten.’ Bij jongeren bestaat het risico van zelfoverschatting. ‘Jongeren zijn beter op de hoogte, maar onderschatten desondanks hun persoonlijke gevaren waardoor zij wel degelijk ook een slachtoffer kunnen worden van internetcriminaliteit.’

 

Kurtosis-onderzoekers Emma Stöger en Johan Posseth zien in de resultaten duidelijk de meerwaarde van digitaal leiderschap. Stöger constateerde dit eerder ook tijdens onderzoek bij de gemeenten Almelo, Twenterand en Krimpenerwaard: de ervaring leert dat de werkvloer digitalisering sneller oppakt als het topbestuur er prioriteit aan geeft.

 

Leiderschap
Opvallend is dat leidinggevenden visie en stimulering in een rangschikking juist onderaan de lijst zetten. Volgens het onderzoek hechten zij meer waarde aan budget en capaciteit, terwijl het een valkuil is om systemen en specialisten aan te trekken terwijl de organisatie er nog niet klaar voor is.

Onzeker

 

Kurtosis is inmiddels bezig met vervolgonderzoek in Den Haag. ‘Daar blijkt dat digitalisering het risico met zich meebrengt dat mensen die achterlopen, nog verder komen achter lopen’, vertelt Stöger. ‘Iedereen kan de vergaderknop inmiddels wel vinden, maar dat betekent niet dat ze voor de rest meekomen. We merken dat grote groepen onzeker zijn over de impact van digitalisering op hun dagelijks werk en juist door het vele thuiswerken is dit minder zichtbaar voor de leidinggevenden. Het gevaar is dat managers te digi-minded zijn en met te wilde plannen komen. De leiding moet zich beseffen dat werknemers verschillende snelheden hebben. Hoe hoog leg je de lat?’

 

‘Organisaties worstelen nog met de digitale etiquette’, merkt Posseth op. ‘Tijdens een normale werkdag op kantoor vergader je niet constant achter elkaar, je neemt bijvoorbeeld koffiepauzes, maar digitaal verwacht men dat je een hele ochtend of hele middag achter elkaar doorvergadert.’
Mensen hebben volgens hem daarom de neiging om tijdens het vergaderen iets anders te gaan doen, zoals mailtjes wegwerken. Posseth: ‘Je ziet dan ook dat mensen soms genoeg hebben van videobellen en naar alternatieven op zoek gaan, zoals wandelafspraken met collega’s. Videobellen is nu een automatisme, maar dat is heel belastend en intensief. Het zou goed zijn als er duidelijkheid komt over de ‘digiquette’ die voorschrijft wanneer we moeten aanstaan en wanneer we mogen zeggen: nu gaan we het echt even anders doen.’

 

Dit artikel staat in nummer 24 van Binnenlands Bestuur. Hier kunt u de digitale versie van het blad lezen.