Maak financiën inzichtelijk

Betrouwbaar en actueel inzicht in de bedrijfsprocessen helpt gemeenten bij consequente beleidsvoering.

De recessie maakt het niet alleen voor bedrijven, maar ook voor gemeenten noodzakelijk om te allen tijde inzicht te hebben in hun financiële situatie. Gemeenten willen hun inwoners ook tijdens economisch minder vruchtbare tijden een veilig, gezond en leefbaar woonklimaat bieden. Om dit te kunnen doen, is het voor een gemeente van belang om op ieder moment te weten welke financiële
middelen er voorhanden zijn en in hoeverre de gemaakte plannen haalbaar zijn. Dit helpt om projecten tot een goed einde te brengen en waar nodig tussentijds bij te stellen. Zo is de gemeente in staat om burgers en bedrijven die in financiële
nood verkeren te steunen, zonder zelf kopje onder te gaan.

Vier jaar geleden zijn we bij de gemeente Nijmegen overgestapt op een nieuw financieel informatiesysteem. Tot dat moment werkten we met verschillende systemen. We hadden het idee dat er een manier moest zijn om onze resultaten efficiënter te administreren en om financieel beter up-to-date te blijven. Onze keuze viel uiteindelijk op het financiële softwarepakket CODA Financials. Deze overstap betekende een grote impuls voor de organisatie. Van verschillende financiële systemen binnen verschillende directies stapten we over op één systeem. Waar voorheen medewerkers op hun eigen manier de cijfers verwerkten en deze op een voor hen gelegen moment aandroegen, moesten zij dit nu doen in een eenduidig en nieuw systeem. Hoewel het voor iedereen binnen de organisatie even wennen was, kunnen we onze taken nu efficiënter en sneller vervullen.

Geen enkele organisatie kan de efficiëntie van de bedrijfsprocessen 100 procent laten afhangen van IT. We moeten niet vergeten dat het de mensen zijn die met het systeem moeten werken, en dat zij er zelf optimaal profijt uit horen te halen. Een goede softwareoplossing kan echter sterk bijdragen aan een efficiënter proces. Het helpt medewerkers zich bewust te zijn en/ of worden van hun taken.

Samenwerking
Om een effectieve planning, aansturing en monitoring van herhalende processen te waarborgen, maken we gebruik van CODA 2control Manager. Hiermee zijn medewerkers zich niet alleen bewust van hun eigen taken, maar ook van de taken van hun collega’s. Daardoor kunnen zij intern tijdig maatregelen treffen wanneer zij zien dat benodigde gegevens ontbreken. Wanneer medewerker X dus merkt dat de gegevens van afdeling Y ontbreken waardoor hij zijn rapportage bijvoorbeeld niet af kan sluiten, moet hij zien dat het medewerker Z is die voor de betreffende gegevens moet zorg dragen.

Het bespaart een organisatie flink wat tijd om de juiste input binnen te krijgen wanneer bekend is waar deze vandaan moet komen. Zo is een financiële softwareapplicatie een stok achter de deur om gegevens tijdig aan te leveren en kunnen alle betrokkenen het hele proces beter overzien. Wanneer mensen weten wie wanneer voor welke zaken verantwoordelijk is, kan er efficiënter worden gewerkt. Zo is er op elk gewenst moment inzicht in de (financiële) stand van zaken. Dit maakt de processen transparanter.

Juist deze sterke planning, aansturing en monitoring van de bedrijfsprocessen kan gemeenten helpen om in te spelen op de juist nu zo belangrijke vraag naar actuele informatie.

Maandafsluitingen
Niet alleen bedrijven, maar ook gemeenten hebben een zo actueel mogelijke informatievoorziening nodig. Met up-to-date informatie kan een gemeente zijn activiteiten beter plannen, aansturen en monitoren. Daarom zijn wij, toen we met CODA de basis hadden gelegd, gaan werken met maandafsluitingen. Hierdoor zijn wij nog meer up-to-date wat betreft onze financiële situatie.

Door per maand een overzicht van de actuele financiële stand van zaken te creëren, hebben we aan het eind van het jaar een goed inzicht in de kwalitatieve gegevens. Dit draagt bij aan een efficiëntere jaarafsluiting. Om deze nog meer te optimaliseren, gebruiken we onze huidige software-applicatie nu ook voor onze jaarafsluiting en met ingang van dit jaar voor de begroting.

Ingewikkeld
Het implementeren van een innovatieve boekhoudkundige softwareoplossing hoeft niet ingewikkeld en tijdrovend te zijn. Met goede consultancy van de leverancier kost het slechts een paar dagen om het systeem snel en goed te implementeren. Over bestaande documentatie moet vervolgens de keuze worden gemaakt om deze te bewaren of voorgoed weg te gooien. Omdat bijna letterlijk de bezem door bestaande documentatie wordt gehaald, kunnen organisaties een nieuwe, frisse start maken. Medewerkers moeten echter goed worden begeleid bij de implementatie.

Uiteindelijk schept een nieuw en innovatief financieel IT-systeem orde en overzicht binnen een organisatie. Het geeft medewerkers meer inzicht in elkaars werkzaamheden. Dit werkt motiverend om taken naar behoren en op tijd uit te voeren. Zo kunnen er actuele en betrouwbare rapportages worden geproduceerd. Daarnaast geeft deze manier van werken medewerkers rust. Ze hebben namelijk op elk gewenst moment inzicht in de gegevens en zijn zeker van de kwaliteit van het gevoerde beleid.

Tot slot
Een overzichtelijk georganiseerde maandafsluiting die snel en betrouwbaar geproduceerd wordt, is voor het management en het gemeentebestuur van essentieel belang. Het helpt om een sneller, betrouwbaarder en breder inzicht in de processen en algemene financiële situatie te krijgen. Op die manier kan het gemeentebestuur sneller verantwoording afleggen over het gevoerde beleid en dit dus ook eerder bijsturen.

Een goede financiële bedrijfsoplossing zorgt er niet alleen voor dat een organisatie zijn doelstellingen kan (blijven) bereiken. Het zorgt ook dat niet alleen werknemers binnen een directie, maar ook verschillende directies onderling efficiënter en transparanter met elkaar samen kunnen werken. Binnen een organisatie moeten alle relevante taken op een eenduidige manier verwerkt kunnen worden. Daarbij horen deze inzichtelijk te zijn voor alle betrokkenen. Hierdoor kunnen doelen beter bereikt worden, beloften nagekomen worden en worden alle partijen die hiervan afhankelijk zijn beter geholpen.

Het huidige slechte economische klimaat maakt dit belangrijker dan ooit. Een goed systeem tilt een organisatie als geheel naar een hoger niveau. Het draagt bij aan een goede samenwerking, openheid en transparantie. Dit helpt gemeentes om inwoners en bedrijven de veiligheid en stabiliteit te kunnen bieden waar in deze onzekere tijden zoveel behoefte aan is.

Over de auteur
Ab Smit is stadscontroller bij de gemeente Nijmegen. Smit heeft meer dan vijftien jaar financiële overheidservaring. Na zijn studie HEAO bestuurskunde in Den Haag was hij acht jaar werkzaam op de financiële afdeling van de provincie Noord-Brabant. Vervolgens werkte hij twee jaar bij de gemeente Dordrecht en drie jaar bij de gemeente Veldhoven. Sinds drie jaar werkt hij als stadscontroller bij de gemeente Nijmegen.