Liever de lucht in

Hollands Kroon zet gemeentelijk netwerk in de cloud

Pionieren in de polder
In Hollands Kroon doen ze het helemaal anders: er zijn geen managers, geen vaste werktijden en iedereen mag zo lang op vakantie als hij wil. Mits het werk gedaan wordt. Binnenlands Bestuur doet verslag.

Hollands Kroon koppelde alle computers van de gemeente aan elkaar in een cloud-netwerk. Een inwoner merkt daar in eerste instantie weinig van, maar voor een gemeente is zo’n operatie ingrijpend. De overgang betekent dat de gemeentelijke infrastructuur niet meer op een lokaal serverpark is geïnstalleerd, maar in ‘de lucht zweeft’ van de bij het netwerk aangesloten computers. Een belangrijk positief effect ervan is dat de beveiliging van het gemeentelijke netwerk is verbeterd en dat beveiligingsupdates een stuk sneller gaan.

Volgens directeur bedrijfsvoering Michiel Koster is toepassing van cloud-technologie de meest stabiele variant voor de toekomst van Hollands Kroon. De gemeente is de eerste die een volledige overgang naar de cloud voor elkaar heeft gekregen. Dat deed Hollands Kroon allemaal in amper negen maanden tijd. De operatie leverde de nodige aandacht op, maar het is slechts een gevolg van een grotere verandering binnen de organisatie van de gemeente. Meer dan 240 andere gemeenten toonden al belangstelling.

Start-up
Koster geeft een voorbeeld waaruit blijkt dat de organisatie van Hollands Kroon heel anders in elkaar steekt dan die van andere gemeenten. ‘Neem de overgang naar de cloud. Diverse gemeenten vragen ons naar de bijbehorende beleidsstukken. Ik moet ze helaas steeds teleurstellen, want die hebben we niet. We zijn gewoon aan de slag gegaan.’

De ambtelijke organisatie van Hollands Kroon is ‘meer als een start-up’ gaan denken, zo legt Koster uit. ‘We willen zaken aanpakken zoals ondernemers dat doen. Innovatie moet de gemeente beter maken. Bij de ontwikkeling van het nieuwe gemeentelijke netwerk bedachten we een aantal doelstellingen. Een cloud-oplossing bleek het beste bij die doelstellingen te passen.’

Hollands Kroon onderzocht niet eerst alle mogelijke hindernissen, maar ging gelijk aan de slag. ‘De organisatie werkt met zelfsturende teams. Deze zijn autonoom en hoeven niet voor iedere handeling een handtekening van een leidinggevende te hebben.’ Bij het cloud-project werd er voor het eerst gewerkt met een gecombineerd team van gemeentemedewerkers en medewerkers van externe partners. Beslissingen werden volgens Koster daardoor veel sneller genomen. ‘Bovendien was de verantwoordelijkheid van beide kanten heel groot en daardoor ook de betrokkenheid.’

Medewerkers en externen werkten in het cloud-project gezamenlijk aan het doel en onderhielden dagelijks nauw contact. Volgens Koster is deze nieuwe manier van werken het ‘geheim’ van de daadkracht. ‘Beslissingen hoeven bij ons niet meer de mallemolen van een organisatie in. Bij de meeste gemeenten worden beslissingen van persoon naar persoon doorgestuurd om handtekening op handtekening te halen. Dat is hier niet zo.’

Een projectteam dat snel handelt, heeft ook te maken met allerlei ‘beren op de weg’. Maar, ‘overal is wel een oplossing voor’ aldus Koster. ‘Eerder zouden we van tevoren het plan uitschrijven en dan alle mogelijke problemen benoemen. Nu bekeken we de problemen gaandeweg en we zochten gelijk naar een oplossing.’

Grijs gebied
In de negen maanden ontwikkeltijd zijn er steeds nieuwe vragen ontstaan, beschrijft Koster. De hindernissen kwamen voornamelijk uit de juridische hoek. ‘We hebben een toets laten uitvoeren door een advocatenkantoor waarin de veiligheid van de informatie en de bijbehorende juridische aspecten zijn meegenomen.’

De wetgeving voor cloudtechnologie is voor gemeenten tot nu toe een behoorlijk ‘grijs gebied’, zo merkte het projectteam. ‘Er zijn nogal wat zaken onduidelijk en de vraag is of je dat risico wil nemen of niet. Zo moesten we onze GBA-gegevens vanwege de wetgeving op een aparte server zetten. Dit mocht namelijk niet in een publieke cloud. Als je het mij vraagt, loopt wetgeving altijd achter de ontwikkelingen aan. De door ons gebruikte cloud vind ik veiliger dan gegevens op een lokale server in het gemeentehuis. De expertise en kennisontwikkeling van hackers gaan zo snel dat zelfs de grote partijen ze amper kunnen bijhouden. Laat staan een kleine gemeente. Zou dat dan echt veiliger zijn dan de beveiliging van een professioneel datacenter van bijvoorbeeld Microsoft?’

Hoeveel hindernissen er ook zijn, bij Hollands Kroon bepaalt de gebruiker voortaan wat er nodig is aan ict. ‘We doorbreken met de gemeente het klassieke patroon waarin de techniek leidend is. Het gaat nu over welke techniek er nodig is om het werk van de medewerker uit te voeren. Er worden dus geen pakketten meer aangeschaft waarmee we ‘dichtgetimmerd’ worden in de mogelijkheden voor nieuwe ict-toepassingen.’

Koster zou gemeenten willen meegeven om aan te sluiten bij de maatschappij. ‘We lopen als overheid echt achter. De service die een consument verwacht van een bedrijft mogen zij ook verwachten van gemeenten. Ik vind onze manier van werken daarom ook niet per se innovatief, maar eerder noodzaak om onze inwoners op de beste manier van dienst te kunnen zijn. Nu en in de toekomst.’

Eén cloud voor alle gemeenten
In navolging van Hollands Kroon is ook de gemeente Molenwaard bezig met een overgang naar volledig werken in de cloud. Jan Meijsen, strategisch informatieadviseur van Molenwaard, vindt het echter ‘jammer’ dat de discussie over privacyaspecten en beveiliging de voortgang vertraagt. Er wordt door gemeenten volgens hem te veel vanuit angst gedacht. ‘Als innovatie van toegevoegde waarde kan zijn, moet je soms ook een klein risico kunnen nemen als er grotere belangen tegenover staan. Datalekken zijn ook in de huidige bedrijfsvoering en wetgeving niet te voorkomen en zullen dat ook nooit zijn.’

Ook Meijsen vindt het vreemd dat gemeenten persoonsgegevens op een lokale server moeten opslaan. Hij heeft een suggestie: één centrale cloud voor alle gemeenten, waar alle basisregistraties in komen. ‘Dat is veel veiliger en efficiënter dan de geldverslindende en relatief onveilige oplossingen die nu worden uitgevoerd bij alle 389 gemeenten.’ Alle systemen die voortvloeien uit landelijke wet- en regelgeving zouden volgens Meijsen in een dergelijke gemeentecloud opgenomen moeten worden. ‘Dat zijn geen onderwerpen waar een lokaal bestuur zich op kan onderscheiden. Hierdoor blijft er ruimte en tijd over om meer maatwerk te kunnen verrichten op de lokale onderwerpen en belangen.’