Lever wat mogelijk is

De laatste tijd is er veel ophef geweest over ICT-projecten bij de overheid die niet goed verlopen. Het budget wordt fors overschreden, opleverdata schuiven gemakkelijk jaren vooruit, onderlinge strijd tussen organisaties, klanten en leveranciers. En als er dan al een resultaat werd behaald, dan was het nog lang niet zeker of het of het systeem daadwerkelijk in gebruik zou worden genomen. Omdat de wetgeving intussen was gewijzigd of omdat het resultaat niet meer overeenkwam met de oorspronkelijke doelstellingen van de organisaties.
Gelukkig kan het ook anders.

Sinds begin oktober is het Landelijk Grondwater Register (LGR) gerealiseerd. Door slim gebruik te maken van bestaande technologie en ervaring is van een bestaand initiatief uit Overijssel in het Noord-Oosten van het land een landelijke register gecreëerd. In het register worden vergunde en gemelde grondwater onttrekkingen vastgelegd en op basis van de jaaropgaven heffingen berekend.

Nog niet alle provincies en waterschappen zijn aangesloten op dit register: op dit moment maken 5 provincies en 7 waterschappen gebruik van de voorziening. De overige Provincies en Waterschappen zijn het komende half jaar aan de beurt.
Het register is sinds de oplevering in beheer bij TNO-DINO.

De aanleiding van het project is een overeenkomst tussen IPO (Interprovinciaal Overleg) en UvW (Unie van Waterschappen). Omdat veel taken en bevoegdheden rond het grondwater van provincies naar waterschappen worden overgedragen kwam er het idee voor een landelijke oplossing die de bestuurlijke partners helpt bij de overdracht van informatie. Dit in het kader van de overdracht en ook bij de taakuitvoering. Immers, de waterschappen gaan een belangrijk deel van de vergunningverlening op zich nemen terwijl de provincies verantwoordelijk blijven voor de heffingen. Deze processen dienen natuurlijk op basis van gelijke informatie uitgevoerd te worden.

Voor een landelijke voorziening is het grondwaterregister snel opgeleverd. Met een beperkt budget en in korte tijd: een jaar. Er zijn belangrijke keuzes gemaakt en randvoorwaarden gesteld. Welke waren essentieel voor dit project?

Scope bepalen en bewaken maar met oog voor de toekomst
Met beperkt budget en korte tijd was het al snel duidelijk dat er weinig ruimte zou zijn voor een uitgebreide inventarisatie en realisatie van aanvullende wensen voor extra functionaliteit in het LGR. Daarom is er gekozen voor het stabiel opleveren van een basis voorziening, waarbij men heeft vertrouwd op de ervaringen vanuit Overijssel. Omdat de project organisatie zich terdege bewust is van nieuwe wensen is gelijktijdig via een nieuw opgerichte gebruikersraad aandacht voor een wensen portfolio. Daardoor kan na de oplevering gestructureerd worden gewerkt aan de realisatie van de nieuwe functionaliteit.

Budget als vaste factor, menselijke maat gehanteerd
Veel projecten verzanden in organiseren van werkgroepen, gebruikersgroepen, belangen groepen, stuurgroepen…. Dit komt vaak door twee factoren: een te grote reikwijdte qua potentiële afnemers en resultaatsverwachtingen in combinatie met een te hoog budget per tijdseenheid. Daardoor ontstaat binnen een project soms een complexe lijnorganisatie met eigen processen. Dit veroorzaakt extra overhead aan tijd en kosten die men juist had willen vermijden door de keuze voor een projectmatige aanpak. Opdelen van een project in deelprojecten is daarom niet altijd wenselijk, tenzij de onderdelen een grote mate van zelfstandigheid en duidelijke leidende of ondergeschikte posities hebben ten opzichte van elkaar.

Vanaf het begin van het LGR-project was duidelijk: beperkt budget, een jaar de tijd. Er is daarom goed gekeken wat er daadwerkelijk praktisch haalbaar was: de menselijke maat. Met één team met een eenvoudige stuurmethodiek: met ‘management by exception’ kreeg men de ruimte om veel te doen in korte tijd.

Het begint op teamniveau
Een beetje geluk komt er bij kijken: in een projectteam kan het goed klikken of zelfs mis gaan op persoonlijke verhoudingen. Het LGR-team , onder leiding van de IPO-projectleider bestond uit specialisten van TNO, specialisten van Ordina en overdragende partij Overijssel. Door binnen het team samen te werken op basis van vertrouwen in elkaars expertise en de focus op het gezamenlijk doel is veel bereikt in een goede sfeer. Door af en toe elkaar te vergeven bij fouten, het benoemen van successen en waardering, en het bewust zijn van elkaars eigen belangen en competenties, zijn conflicten niet aan de orde geweest. Elk nadeel zijn voordeel: door de korte doorlooptijd had men het voordeel van een stabiel team qua samenstelling.

Managen van verwachtingen stond voor het LGR centraal. Immers, de overige provincies en waterschappen moeten ook aansluiten. Binnen de randvoorwaarden was het essentieel dat de potentiële klanten een reëel beeld hadden van wat hen te wachten stond en van wat de planning was. Door in het begin voorzichtig te zijn met het afgeven van ambitieuze planningen is het ‘leegloopeffect’ voorkomen dat veel ICT-projecten van de overheid kenmerkt. Gepresenteerd met een hoge ambitie en een uiterst discutabele planning worden al snel verwachtingen gewekt die men niet waar kan maken. Gevolg: teleurstelling en verlies van vertrouwen in het resultaat van het project. Herstel hiervan kost dan weer veel energie en tijd.

Nieuwe technologie of kiezen voor de bekende weg?
Is vernieuwende technologie altijd beter? Niet altijd heeft men de luxe. Veel projecten stranden of lopen trager dan verwacht doordat men vertrouwd op technologie die er nog net niet is. Een veelbelovende bèta-versie van programma X, het werken van voorziening Y. Dit kan echter alleen werken als men zich bewust is van het risico dat men loopt. Een bèta-versie resulteert niet altijd in een tijdige product, een voorziening die een ander kan zo maar vertraagd worden. Kennis van nieuwe technologie bij leveranciers is schaars en daarmee duur.

Met de toepassing ‘Grondwater Archief’ van de provincie Overijssel was er al een compleet concept voor de LGR-database en applicatie in huis. Door dit concept op te schalen naar een landelijk benaderbaar systeem is snel resultaat gehaald. Niet mooi, niet vernieuwend, maar wel solide en functioneel. In TNO-DINO vonden wij de ervaren beheerspartner met een belang bij het zorgvuldig beheren van het Landelijk Gondwater Register. Met ervaring sinds jaar en dag in het beheren van bodem en grondwater gegevens en de ambitie het bodembeeld te completeren werd al snel overeenstemming bereikt.

Gewetensvraag: nut en noodzaak
Is het grondwaterregister nodig ? Jazeker. Een aantal waterschappen ligt in meerdere provincies. Het maken van lokale afspraken rond uitwisseling van grote hoeveelheden informatie is administratief niet wenselijk. Bovendien kunnen eenduidige vastlegging en een landsdekkend beeld bijdragen aan integratie met andere landelijke bodeminformatie. Grondwaterbeheer, grondwaterstanden en kwaliteit zijn steeds belangrijker wordende vraagstukken vanuit integraal waterbeheer. Ook voor onze klanten was de doelstelling snel duidelijk en leverde dit geen discussie op.

Hadden wij dingen anders kunnen doen? Beter of sneller? Meer vernieuwend? Uiteraard, maar voor ons was dit de manier waarop ‘het’ ging. Met een goed gevoel kunnen wij zeggen: we hebben geleverd wat mogelijk was. Binnen de termijn, binnen het budget. En onze klanten zijn tevreden, en wij gaan ze in de toekomst tevreden houden omdat we dat goed hebben geregeld. En dat is ten slotte waar het om gaat.

Carla Nikkels is projectleider Landelijk Grondwater Register, gedetacheerd bij het IPO.